Zmiany w prowadzeniu akt pracowniczych

Niejeden przedsiębiorca boryka się z problemem przechowywania akt pracowniczych. Dotychczasowy stan prawny wymuszał przechowywanie dokumentacji pracowniczej przez 50 lat. Jednocześnie, istniała konieczność archiwizacji papierowych oryginałów akt, co tworzyło nie lada wyzwanie dla logistyki i organizacji mniejszych firm.
Dnia 1 stycznia 2019 roku wejdą w życie nowe przepisy liberalizujące powyższe obowiązki. 13 lutego b.r. w Dzienniku Ustaw opublikowana została ustawa z 10 stycznia 2018 roku o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz.U. poz. 357)(dalej jako: „Ustawa”).
Ustawa wprowadza również szereg zmian w funkcjonowaniu procesów administracyjnych w zakresie dokumentacji pracowniczej.
 

Dokumentacja zleceniobiorców

Przedsiębiorcy często decydują się na podejmowanie współpracy w ramach stosunku cywilnoprawnego, np. umowy zlecenie lub umowy agencyjnej. Jest to uzasadnione, gdy stosunek prawny łączący strony nie wypełnia znamion pozwalających na sklasyfikowanie go jako stosunek zatrudnienia. Również w przypadku umów cywilnoprawnych na zleceniodawcy będzie ciążył obowiązek przechowywania dokumentacji dotyczącej współpracowników. Obowiązek ten będzie realizowany w tożsamy sposób, jak w przypadku osób zatrudnionych w ramach stosunku pracy.
 

Dekada, nie pół wieku

Poczynając od 1 stycznia 2019 roku, pracodawca nie będzie musiał przechowywać dokumentacji pracowniczej przez 50, lecz jedynie 10 lat. Nowelizacja dotyczy zatrudnionych po wejściu w życie Ustawy. W stosunku do akt pracowników rozpoczynających stosunek pracy przed powyższą datą, lecz po rozpoczęciu 1999 roku, możliwe będzie skrócenie 50-letniego okresu, o ile pracodawca złoży odpowiednie raporty informacyjne.
W związku z krótszym okresem przechowywania dokumentacji przez pracodawców, informacje o pracownikach będą przekazywane bezpośrednio do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, który na ich podstawie wyliczy wysokość świadczeń emerytalnych. Tym samym, pracownicy przechodzący na emeryturę będą zwolnieni z obowiązku gromadzenia historii zatrudnienia na własną rękę.
 

Warto wiedzieć

Przedsiębiorcy nie będą musieli przechowywać przez 50 lat dokumentacji pracowniczej. W stosunku do zatrudnionych po dniu 1 stycznia 2019 roku, obowiązywać będzie 10-letni okres przechowywania dokumentacji.
 

Elektronicznie, nie do ręki

Ciekawą zmianą przewidzianą w Ustawie jest zmiana domyślnego sposobu wypłaty wynagrodzenia. Wcześniej Kodeks pracy przewidywał, że pensja powinna być wypłacana pracownikowi do ręki, chyba że wcześniej wyraził on zgodę na przelew wynagrodzenia na rachunek bankowy. Po nowelizacji to przelew staje się domyślną metodą wypłaty pensji. Pracownikowi pozostawiono jednak możliwość złożenia pisemnego wniosku o przekazanie wynagrodzenia w formie gotówkowej.
Jednocześnie, dokumentacja prowadzona drogą elektroniczną stanie się równoważna dokumentacji papierowej, co umożliwi przedsiębiorcom zmniejszenie wielkości archiwum papierowego oraz zredukowanie kosztów jego prowadzenia.
 

Podsumowanie

Wchodzące dnia 1 stycznia 2019 roku ocenić należy pozytywnie. Można odnieść wrażenie, że ustawodawca w końcu postanowił wyjść naprzeciw oczekiwaniom środowisk pracodawców i uprościć pewne procedury, z których restrykcyjności nie korzystali nawet pracownicy. Tym samym, uproszczenia w prowadzeniu działalności gospodarczej być może przyczynią się do stworzenia przyjaznych warunków zarówno dla pracodawców jak i pracowników.
 

Podstawa:

Ustawa z 10 stycznia 2018 roku o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz.U. poz. 357)