Jak bezpiecznie stosować monitoring wizyjny w zakładzie pracy?

Skończył się rok 2018, Urząd Ochrony Danych Osobowych (UODO) już od kilku miesięcy ostrzega przed kontrolami dotyczącymi prawidłowości stosowania monitoringu wizyjnego w zakładach pracy. Z uwagi na pojawiające się wątpliwości w stosowaniu monitoringu, oraz ze względu na fakt, że w szczególny sposób ingeruje on w prywatność, UODO już w czerwcu zeszłego roku wydał poradnik dotyczący wykorzystywania monitoringu wizyjnego zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych.
UODO wskazuje[1], że w ramach stosowania monitoringu wizyjnego przetwarzane są takie dane osobowe jak utrwalony wizerunek osób, ich cechy szczególne czy numery tablic rejestrowych pojazdów.
Należy mieć na uwadze, że na mocy nowej ustawy o ochronie danych osobowych, ustawodawca znowelizował przepisy sektorowe dotyczące stosowania monitoringu wizyjnego miedzy innymi przez pracodawców. W chwili obecnej, stosowanie monitoringu wizyjnego w zakładach pracy reguluje art. 22(2) ustawy kodeks pracy.
Jak zatem stosować monitoring wizyjny, aby nie narazić się na ewentualne sankcje administracyjne?
W przypadku pracodawców, fakt występowania monitoringu wizyjnego oraz procedura jego stosowania musi jasno wynikać z wewnątrzzakładowego regulaminu pracy lub być uregulowana w układzie zbiorowym pracy. Jeżeli pracodawca nie ma wymogu posiadania ww. dokumentów, o stosowaniu monitoringu informuje pracowników w obwieszczeniu, nie później niż na dwa tygodnie przed jego uruchomieniem. Co więcej, każde pomieszczenie monitorowane w zakładzie pracy powinno być oznaczone, w widoczny sposób, znakami informującymi o występowaniu monitoringu wizyjnego. Utrwalony obraz pracodawca może przechowywać jedynie przez 3 miesiące chyba, że nagrania mają stanowić dowód w postępowaniu.
Pracodawcy powinni zaś pamiętać przede wszystkim, że monitoring może być stosowany jedynie wtedy, kiedy nie można zapewnić bezpieczeństwa mienia i pracowników w inny, mniej inwazyjny sposób. Celem stosowania monitoringu w zakładach pracy powinna być ochrona osób mienia i zapewnienie bezpieczeństwa. Monitoring nie może być stosowany w celu nadzoru nad efektywności czy wydajnością pracy pracowników.

[1] Wskazówki Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych dotyczące wykorzystywania monitoringu wizyjnego, czerwiec 2018 r.