• Szkolenia
    • Szkolenia zamknięte
    • Szkolenia online – nagrania
    • Szkolenia online na żywo
  • Webinaria
    • Webinaria – nagrania
    • Webinaria na żywo
  • Blog
  • O nas
    • O akademii
    • O kancelarii
    • Q&A Akademia LTCA
    • Referencje
    • Nasi Eksperci
  • Sklep
    • Szkolenia i webinary
    • Materiały
  • Abonament
  • Pomagamy
  • Kontakt
    • 0
(+48) 575 692 694
kontakt@akademialtca.pl
Rejestracja Logowanie
Akademia LTCAAkademia LTCA
  • Szkolenia
    • Szkolenia zamknięte
    • Szkolenia online – nagrania
    • Szkolenia online na żywo
  • Webinaria
    • Webinaria – nagrania
    • Webinaria na żywo
  • Blog
  • O nas
    • O akademii
    • O kancelarii
    • Q&A Akademia LTCA
    • Referencje
    • Nasi Eksperci
  • Sklep
    • Szkolenia i webinary
    • Materiały
  • Abonament
  • Pomagamy
  • Kontakt
    • 0

Aktualności prawne

  • Strona główna
  • Blog
  • Aktualności prawne
  • Nowe przepisy w zakresie przechowywania akt pracowniczych

Nowe przepisy w zakresie przechowywania akt pracowniczych

  • Avatar
  • Wysłane przez Magdalena Sienkiewicz
  • Kategorie Aktualności prawne
  • Data 11 stycznia

Od 1 tycznia 2019 roku weszły w życie nowe przepisy ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks Pracy (Dz.U. z 2018 r. poz. 917), dotyczące przechowywania akt pracowniczych przez pracodawców. Od nowego roku pracodawca może wybrać w jakiej formie przechowywać dokumentację pracowniczą. Zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną nastąpi przez sporządzenie odwzorowania cyfrowego, w szczególności skanu i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej przez pracodawcę osoby, potwierdzającym zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym. Natomiast zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z elektronicznej na papierową następuje przez sporządzenie wydruku i opatrzenie go podpisem pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej, potwierdzającym zgodność wydruku z dokumentem elektronicznym.
Ustawa nakłada na pracodawców obowiązek informowania pracowników o zmianie postaci prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej. Pracodawca musi poinformować pracownika o możliwości odebrania poprzedniej formy dokumentacji w terminie 30 dni od przekazania pracownikowi informacji o zmianie sposobu przechowywania dokumentacji pracowniczej. Jeżeli pracownik nie zdecyduje się odebrać dokumentacji, pracodawca może ją zniszczyć.
Ponadto, Ustawa wprowadza obowiązek prowadzenia dokumentacji w taki sposób, aby zapewnić gwarancję zachowania jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia pracownika.
Od 1 stycznia 2019 roku uległ także wydłużeniu okres przechowywania dokumentacji pracowniczej po ustaniu zatrudnienia. Obecnie wynosi on 10 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy został rozwiązany lub wygasł.
Okres przechowywania dokumentacji został przedłużony w dwóch sytuacjach. Po pierwsze jeżeli przechowywana dokumentacja stanowi dowód w postępowaniu (lub może stanowić dowód w postępowaniu) a pracodawca jest jego stroną – wtedy należy przechowywać dokumentacje do momentu prawomocnego zakończenia postępowania. Druga sytuacja ma  miejsce kiedy przechowywana dokumentacja stanowi dowód w postępowaniu (lub może stanowić dowód w postępowaniu) a pracodawca powziął informację o wytoczeniu powództwa lub wszczęciu postępowania, wtedy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej, przedłuża się o 12 miesięcy.  Po upływie wspomnianych 12 miesięcy pracodawca zawiadamia, w postaci papierowej lub elektronicznej, byłego pracownika o możliwości odbioru tej dokumentacji w terminie 30 dni od dnia otrzymania zawiadomienia oraz, w przypadku jej nieodebrania, o zniszczeniu dokumentacji pracowniczej.
Dnia 1 stycznia 2019 roku weszło też w życie  Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej. Zakłada ono podzielenie przechowywanych akt osobowych na cztery części: A,B,C i D. W części A znajduje się oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, a także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich. Część B obejmuje oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika. Część C to oświadczenia i dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy. Natomiast część D zawiera odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu.
Warto podkreślić, że nowe regulacje dotyczące przechowywania dokumentacji pracowniczej dotyczą pracowników zatrudnionych po dniu wejścia w życie ustawy , czyli po 1 stycznia 2019 roku. Natomiast w przypadku pracowników zatrudnionych po dniu 31 grudnia 1998 r. a przed dniem 1 stycznia 2019 r. co do zasady pracodawca powinien przechowywać ich dokumentację przez okres 50 lat od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy.

  • Udostępnij:
Avatar
Magdalena Sienkiewicz

Poprzedni post

„Jak dochować należytej staranności w podatku u źródła” - komentarz Marcina Zarzyckiego dla Rzeczpospolitej
11 stycznia

Następny wpis

Jak zatrudniać zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych
15 stycznia

Wyszukiwarka

Kategorie

  • Aktualności podatkowe
  • Aktualności prawne
  • Bez kategorii
  • Ceny transferowe
  • CIT
  • Compliance
  • PIT
  • VAT
  • WHT

Artykuły archiwalne

  • Kwiecień 2021 (10)
  • Marzec 2021 (19)
  • Luty 2021 (26)
  • Styczeń 2021 (21)
  • Grudzień 2020 (16)
  • Listopad 2020 (25)
  • Październik 2020 (18)
  • Wrzesień 2020 (18)
  • Sierpień 2020 (16)
  • Lipiec 2020 (11)
  • Czerwiec 2020 (11)
  • Maj 2020 (13)
  • Kwiecień 2020 (37)
  • Marzec 2020 (9)
  • Październik 2019 (5)
  • Wrzesień 2019 (6)
  • Sierpień 2019 (10)
  • Lipiec 2019 (5)
  • Czerwiec 2019 (3)
  • Maj 2019 (5)
  • Kwiecień 2019 (3)
  • Marzec 2019 (20)
  • Luty 2019 (9)
  • Styczeń 2019 (35)
  • Grudzień 2018 (8)
  • Listopad 2018 (23)
  • Wrzesień 2018 (13)
  • Sierpień 2018 (14)
  • Maj 2018 (2)
  • Kwiecień 2018 (2)
  • Marzec 2018 (11)
  • Luty 2018 (21)
  • Styczeń 2018 (29)
  • Grudzień 2017 (19)
  • Listopad 2017 (26)

Adres
ul. Miodowa 1
00-080 Warszawa

Numer telefonu
(+48) 575 692 694

Adres e-mail
kontakt@akademialtca.pl

Godziny otwarcia
Poniedziałek - Piątek
9:00 - 17:00

logo-eduma-the-best-lms-wordpress-theme

O Nas

  • Kim jesteśmy?
  • Aktualności
  • Wydarzenia
  • Q&A Akademia LTCA
  • Kontakt

Szkolenia

  • Szkolenia otwarte
  • Szkolenia zamknięte
  • Szkolenia online

Linki

  • Logowanie
  • Regulamin
  • Polityka prywatności

Akademia LTCA © Wszystkie prawa zastrzeżone.

Projekt i realizacja: MEDIAONES

Zaloguj się

Zgubiłeś hasło?

Zaloguj przez Facebook Zaloguj przez Google Zaloguj przez Twitter Zaloguj przez LinkedIn

logo


Nie jesteś jeszcze członkiem? Zarejestruj się teraz

Logowanie i rejestracja są bezpłatne.
Materiały dostępne są dopiero po rejestracji i zalogowaniu w serwisie.

Zarejestruj się

Jesteś już zarejestrowany? Zaloguj się

Rejestracja jest bezpłatna.
Materiały dostępne są dopiero po rejestracji i zalogowaniu w serwisie.