Nowe przepisy w zakresie przechowywania akt pracowniczych

Od 1 tycznia 2019 roku weszły w życie nowe przepisy ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks Pracy (Dz.U. z 2018 r. poz. 917), dotyczące przechowywania akt pracowniczych przez pracodawców. Od nowego roku pracodawca może wybrać w jakiej formie przechowywać dokumentację pracowniczą. Zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną nastąpi przez sporządzenie odwzorowania cyfrowego, w szczególności skanu i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej przez pracodawcę osoby, potwierdzającym zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym. Natomiast zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z elektronicznej na papierową następuje przez sporządzenie wydruku i opatrzenie go podpisem pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej, potwierdzającym zgodność wydruku z dokumentem elektronicznym.
Ustawa nakłada na pracodawców obowiązek informowania pracowników o zmianie postaci prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej. Pracodawca musi poinformować pracownika o możliwości odebrania poprzedniej formy dokumentacji w terminie 30 dni od przekazania pracownikowi informacji o zmianie sposobu przechowywania dokumentacji pracowniczej. Jeżeli pracownik nie zdecyduje się odebrać dokumentacji, pracodawca może ją zniszczyć.
Ponadto, Ustawa wprowadza obowiązek prowadzenia dokumentacji w taki sposób, aby zapewnić gwarancję zachowania jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia pracownika.
Od 1 stycznia 2019 roku uległ także wydłużeniu okres przechowywania dokumentacji pracowniczej po ustaniu zatrudnienia. Obecnie wynosi on 10 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy został rozwiązany lub wygasł.
Okres przechowywania dokumentacji został przedłużony w dwóch sytuacjach. Po pierwsze jeżeli przechowywana dokumentacja stanowi dowód w postępowaniu (lub może stanowić dowód w postępowaniu) a pracodawca jest jego stroną – wtedy należy przechowywać dokumentacje do momentu prawomocnego zakończenia postępowania. Druga sytuacja ma  miejsce kiedy przechowywana dokumentacja stanowi dowód w postępowaniu (lub może stanowić dowód w postępowaniu) a pracodawca powziął informację o wytoczeniu powództwa lub wszczęciu postępowania, wtedy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej, przedłuża się o 12 miesięcy.  Po upływie wspomnianych 12 miesięcy pracodawca zawiadamia, w postaci papierowej lub elektronicznej, byłego pracownika o możliwości odbioru tej dokumentacji w terminie 30 dni od dnia otrzymania zawiadomienia oraz, w przypadku jej nieodebrania, o zniszczeniu dokumentacji pracowniczej.
Dnia 1 stycznia 2019 roku weszło też w życie  Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej. Zakłada ono podzielenie przechowywanych akt osobowych na cztery części: A,B,C i D. W części A znajduje się oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, a także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich. Część B obejmuje oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika. Część C to oświadczenia i dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy. Natomiast część D zawiera odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu.
Warto podkreślić, że nowe regulacje dotyczące przechowywania dokumentacji pracowniczej dotyczą pracowników zatrudnionych po dniu wejścia w życie ustawy , czyli po 1 stycznia 2019 roku. Natomiast w przypadku pracowników zatrudnionych po dniu 31 grudnia 1998 r. a przed dniem 1 stycznia 2019 r. co do zasady pracodawca powinien przechowywać ich dokumentację przez okres 50 lat od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy.