Biała lista podatników VAT już od września

Fiskus ułatwi weryfikację kontrahentów systematyzując informacje o przedsiębiorcach, które obecnie ujęte są w trzech oddzielnych rejestrach VAT. Jednocześnie, od stycznia 2020 roku brak weryfikacji białej listy podatników VAT będzie się wiązał z ryzykiem solidarnej odpowiedzialności za niezapłacony przez kontrahenta podatek VAT oraz ograniczenia odliczenia kosztów podatkowych wynikających z faktur zapłaconych na inne konto, niż ujawnione w zbiorczym wykazie.

Już za niecałe cztery miesiące dostępna będzie długo zapowiadana biała lista podatników VAT, uwzględniająca podstawowe dane o kontrahentach. We wrześniu 2019 r. wchodzi w życie nowelizacja ustawy o VAT, mająca na celu ułatwienie podatnikom dochowania należytej staranności przy podjęciu lub kontynuowaniu współpracy z danym kontrahentem. Jednocześnie warto zaznaczyć, że weryfikacja danych o kontrahencie będzie miała swoje skutki nie tylko w VAT, w szczególności w zakresie ustalenia prawa do odliczenia podatku naliczonego wykazanego na fakturze sprzedażowej kontrahenta, ale również w podatku dochodowym.
Należyta staranność
Zgodnie z ugruntowaną już linią orzeczniczą sądów administracyjnych, dla skorzystania z prawa do odliczenia VAT naliczonego niezbędne jest dochowanie należytej staranności przy współpracy z kontrahentem, tak aby wykluczyć udział przedsiębiorcy w procederze wyłudzeń podatku, zwłaszcza dotyczącym obrotu „pustymi fakturami”. Ani ustawa o VAT, ani żadna inna ustawa podatkowa nie definiują pojęcia „należyta staranność”, niemniej liczne tezy orzecznicze oraz wnioski fiskusa z przeprowadzonych postępowań podatkowych znalazły odzwierciedlenie w komunikacie Ministerstwa Finansów, wydanym dopiero 25 kwietnia 2018 r., zatytułowanym „Metodyka w zakresie oceny dochowania należytej staranności przez nabywców towarów w transakcjach krajowych”.
Zgodnie z powołanym opracowaniem jedną z podstawowych przesłanek branych pod uwagę przy ocenie zachowania podatników, którzy sami nie dokonali oszustwa lub nie mieli świadomości, iż dana transakcja służy oszustwu, jest weryfikacja formalna kontrahenta, obejmująca nie tylko wpis do KRS lub CEiDG, ale również fakt, czy kontrahent jest zarejestrowany jako podatnik VAT czynny.
Podatnik dbający o prawidłowość rozliczeń VAT i rzetelność prowadzonej ewidencji lub ksiąg powinien zatem regularnie weryfikować swych kontrahentów. Obecnie ma do dyspozycji klika odrębnych rejestrów VAT, udostępnionych na stronie ministerstwa, tj.:

1. wykaz czynnych podatników VAT – wyłącznie po wpisaniu NIP przedsiębiorcy,
2. wykaz podatników niezarejestrowanych lub wykreślonych (tzw. czarna lista podatników VAT) – po wpisaniu NIP lub pełnej nazwy przedsiębiorcy, oraz
3. wykaz podatników przywróconych do rejestru VAT – również po wpisaniu NIP lub pełnej nazwy przedsiębiorcy.

Konsekwentnie, dokładne określenie statusu konkretnego kontrahenta może wymagać kilkukrotnego wyszukiwania tego samego podmiotu. W pierwszej kolejności należy bowiem zbadać czy dany podmiot jest zarejestrowany jako czynny podatnik VAT. Jeśli nie, to w oddzielnych wykazach należy prześledzić historię uzyskania lub utraty wpisu do rejestru czynnych podatników VAT. Działanie takie niewątpliwie jest uciążliwe, w szczególności wśród przedsiębiorców współpracujących z liczną grupą stale zmieniających się dostawców lub usługodawców.
Narzędzie weryfikacji
W celu uproszczenia weryfikacji kontrahenta, zwiększenia bezpieczeństwa obrotu oraz zniwelowania opisywanych niedogodności, ustawodawca postanowił stworzyć jeden wspólny wykaz podatników VAT, obejmujący zbiorczo informacje na temat czynnych podatników VAT, a także podatników zwolnionych, niezarejestrowanych, wykreślonych lub przywróconych. Informacje te będą na bieżąco aktualizowane (raz na dobę, w dni robocze).
Nowy wykaz, tzw. biała lista podatników, ma obejmować następujące dane podstawowe:

1. w przypadku osób fizycznych: imiona i nazwiska, Regon, NIP, PESEL oraz adres miejsca prowadzenia działalności gospodarczej bądź adres głównego miejsca wykonywania działalności (gdy działalność jest prowadzona w kilku miejscach lub na terenie całego kraju).
2. w przypadku podatników niebędących osobami fizycznymi: pełna nazwa, Regon, NIP, KRS oraz adres siedziby.

Oprócz wyżej wymienionych informacji, wykaz obejmować będzie daty: rejestracji, wykreślenia lub przywrócenia do rejestru czynnych podatników VAT, wraz z podaniem podstawy prawnej wykreślenia albo przywrócenia wpisu. W efekcie, przedsiębiorca współpracujący z danym podmiotem od razu będzie znał przyczyny odmowy jego rejestracji (np. z powodu braku stawiania się na wezwania organu) czy powody wykreślenia (np. nieskładanie deklaracji VAT). Co istotne, nowy wykaz będzie także uwzględniać informacje o numerach rachunków bankowych (lub SKOK) wykorzystywanych przez kontrahenta na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej. Od 1 stycznia 2020 r., informacja ta będzie równie ważna, co weryfikacja wpisu jako czynnego podatnika VAT.
Numer konta do sprawdzenia
Dane o numerach kont kontrahentów wykazane zostaną na podstawie danych ujętych w zgłoszeniu identyfikacyjnym lub aktualizacyjnym NIP i – jak wynika z uzasadnienia nowelizacji – ich ujawnienie ma na celu zwiększenie pewności obrotu. Jak to rozumieć ? Otóż, w praktyce pod zasłoną uproszczenia weryfikacji kontrahenta fiskus zdobędzie nowe narzędzie do kwestionowania rozliczeń kosztów uzyskania przychodów. Nowelizacja nakłada bowiem na podatników dodatkowy obowiązek, polegający na porównaniu numeru rachunku bankowego kontrahenta z tym, jaki widnieje na otrzymanej fakturze. Tym samym, ustawa wprowadzająca białą listę podatników VAT pośrednio „zmusza” podatników do stałej weryfikacji danych o kontrahentach pod groźbą wyłączenia określonych płatności z kosztów uzyskania przychodów.
Każdy z podatników, przed zrealizowaniem płatności o wartości powyżej 15 000 zł a najpóźniej w ciągu trzech dni od dnia złożenia dyspozycji (zlecenia) przelewu powinien sprawdzić, czy numer wskazany przez wystawcę faktury jest zgodny z numerem lub numerami ujawnionymi w wykazie. Ustawodawca oczywiście nie mówi wprost o „obowiązku” podatnika, jednak nie sposób nie zauważyć, że weryfikacja kont kontrahenta jest w interesie przedsiębiorcy.
W razie różnicy, przedsiębiorca nie będzie miał możliwości zaliczenia do kosztów podatkowych kosztu z faktury (płatności z niej wynikającej) w takiej części, w jakiej zapłata zostanie przekazana na inny rachunek, niż zawarty w wykazie.
Wspomniany limit kwotowy wynika z tego, że od 2017 r. realizacja płatności do kwoty 15 000 zł może się odbywać w formie gotówkowej, natomiast płatności powyżej tej kwoty powinny następować za pośrednictwem rachunku bankowego.  Innymi słowy, zarówno w sytuacji zapłaty powyżej limitu 15 000 zł bez pośrednictwa rachunku bankowego, a także w razie zapłaty na inne konto niż ujawnione w wykazie, podatnik będzie zmuszony do wyłączenia z kosztów podatkowych kosztu danej transakcji (powyżej 15 000 zł).
Podatnik, który w momencie złożenia dyspozycji przelewu nie zweryfikował informacji o rachunku kontrahenta, będzie miał możliwość uratowania danego wydatku przed wyłączeniem z kosztów podatkowych, ale tylko  w ciągu trzech dni. W tym czasie możliwe będzie przekazanie do właściwego dla kontrahenta urzędu skarbowego zawiadomienia o przekazaniu płatności na rachunek inny niż ujawniony w rejestrze. Zawiadomienie to musi więc obejmować informację o wystawcy faktury wskazane na fakturze i co najważniejsze, numer rachunku, na który zapłacono należność oraz wysokość kwoty przekazanej na ten rachunek wraz z podaniem daty zlecenia przelewu. Co istotne, uchybienie terminowi trzech dni przesądzi o bezskuteczności zawiadomienia i braku zachowania prawa do zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów w pełnej wysokości.
Jeżeli przedsiębiorca bezzasadnie zaliczy do kosztów podatkowych wartość zapłaty na inne konto niż ujawnione w wykazie, zobowiązany będzie do odpowiedniego zmniejszenia kosztów podatkowych, a w razie braku możliwości zmniejszenia kosztów – do zwiększenia wysokości przychodów.
Uwaga! Korekty (przychodów lub kosztów) podatnik nie będzie mógł zrobić na bieżąco, np. w rozliczeniu za okres, w którym zbiorczo zweryfikował numery kont swoich kontrahentów, ale wstecz, tj. w miesiącu, w którym  zapłacił bez pośrednictwa rachunku bankowego albo zlecił przelew na inny rachunek niż ujawniony w wykazie.
Brak weryfikacji numerów rachunków bankowych kontrahentów będzie miał swoje skutki również w VAT. Od 1 stycznia 2020 r. przedsiębiorcy realizujący płatności na inny rachunek niż ujawniony w wykazie, będą odpowiedzialni solidarnie za niezapłacony przez swojego kontrahenta VAT należny, wykazany na fakturze, której dotyczyła płatność. Uwolnienie się od tej odpowiedzialności będzie możliwe w dwóch przypadkach:

• po pierwsze, pod warunkiem złożenia analogicznego jak opisane powyżej zawiadomienia o zapłacie z pominięciem właściwego rachunku (w terminie trzech dni od daty zlecenia przelewu);
• po drugie, pod warunkiem zapłaty przy wykorzystaniu funkcjonującego od 15 lipca 2018 r. mechanizmu podzielonej płatności (ang. split payment), gdzie kwota podatku przelewana jest na dedykowany rachunek VAT kontrahenta.

Kolejne procedury w firmie
Odmowa prawa do odliczenia VAT, solidarna odpowiedzialność za zapłatę podatku wykazanego na fakturze kontrahenta, kwestionowanie wysokości kosztów podatkowych oraz ustanowienie niezwykle krótkiego terminu na złożenie odpowiednich zawiadomień powinny przesądzać o potrzebie wprowadzenia przez podatników wewnętrznych procedur weryfikacyjnych i bieżącej kontroli wpisów ujawnionych w białej liście podatników VAT. Kontrola ta od początku przyszłego roku nabierze bowiem nowego znaczenia, a już od września przedsiębiorcy będą mogli przyzwyczajać się do obowiązku (potrzeby) weryfikacji danych w wykazie. Zwłaszcza przy znacznych wartościach pojedynczych transakcji, względem których odmowa prawa do odliczenia VAT naliczonego lub wyłączenie kwoty płatności z kosztów podatkowych niewątpliwie może wpłynąć zwiększenie podstawy opodatkowania.

Artykuł jest dostępny na łamach dziennika Rzeczpospolita.