OPIS SZKOLENIA
Szkolenie przeznaczone dla osób zajmujących się w praktyce dokumentacją pracowniczą. Poświęcone prawnej ochronie pracy w ujęciu praktycznym, porządkujące zasady prawidłowego sporządzania i prowadzenia dokumentacji związanej z zatrudnieniem, przebiegiem i ustaniem stosunku pracy. Na szkoleniu przedstawione zostaną najważniejsze zagadnienia dotyczące bieżących problemów prawa pracy i czasu pracy, które stanowią przesłankę wykroczeniową przeciwko prawom pracowniczym i podlegają najczęstszym kontrolą PIP.
PROGRAM
1. DOKUMENTY KANDYDATA
• Jak powinna być sformułowana zgoda i jak długo jest ważna do przetwarzania danych osobowych?
• Czy można tworzyć katalogi przechowywania aplikacji kandydatów do pracy?
• Informowanie kandydatów do pracy i pracowników o przetwarzaniu ich danych osobowych – obowiązek czy dobrowolność
• Jak należy przechowywać dokumentację rekrutacyjną i kto ma do niej dostęp?
• Co zrobić z dokumentacją rekrutacyjną kandydata zatrudnionego do pracy, a co z pozostałymi?
• Czy można przechowywać CV w części A akt osobowych pracownika?
• Nowe obowiązki pracodawcy wobec kandydatów
2. OD KANDYDATA DO PRACOWNIKA
• Badania profilaktyczne, rodzaj badań i terminy przeprowadzenia badań
• Skierowanie na badania lekarskie – jak długo jest ważne, jakie elementy powinno zawierać
• Szkolenia bhp – z jaką częstotliwością należy przeprowadzać instruktaż stanowiskowy, szkolenia okresowe
• Zapoznanie pracownika z zagrożeniami występującymi na stanowisku pracy w związku z wykonywanymi zadaniami
• Środki ochrony indywidualnej
3. REGULAMINY PRACY, WYNAGRADZANIA O JAKIE ZAPISY NALEŻY JE UZUPEŁNIĆ PO ZMIANACH
• Definicja stażu pracy w aktach wewnątrzzakładowych
• Jakich dodatkowych dokumentów może żądać pracodawca celem udokumentowania nowego stażu pracy?
• Uzupełnienie regulaminu pracy o zapisy dotyczące nowych obowiązków pracodawcy wobec kandydatów do pracy
• Jakie niezbędne zapisy są wymagane celem łatwiejszego planowania i rozliczania czasu pracy?
4. STAŻ PRACY OD 2026 r.
• Jakie okresy wliczany do stażu pracy?
• Jakie formy świadczenia pracy są zaliczane do stażu pracy?
• Kiedy wliczamy do uprawnień pracowniczych okresy zatrudnienia zakończone, a kiedy niezakończone?
5. STOSUNEK PRACY W 2026 r.
• Umowy o pracę jak prawidłowo zawrzeć, aby nie popełnić błędu
• Zawarta umowa na okres próbny a przedłużenie jej o nieobecność usprawiedliwioną pracownika. Jaka forma jest dopuszczalna? Jakie należy spełnić warunki?
• Kiedy pracownik może złożyć do pracodawcy wniosek o zmianę formy zatrudnienia i z jaką częstotliwością?
• Jak zmiany dotyczące wypowiadania umów zawartych na czas określony wpłyną na zatrudnienie pracownika?
• Przyczyna wypowiedzenia umowy o pracę na czas określony – obowiązek czy dobrowolność
• Wypowiedzenie umowy o pracę na czas określony a rola związków zawodowych
• Czy braki formalne w treści umowy o pracę powodują jej nieważność
• Czy nie wpisanie rodzaju umowy o pracę w treści rodzi poważne konsekwencje – jak tak to jakie
• Umowy na czas określony – jakie wchodzą do limitu 3 i 33 a jakie nie i dlaczego
• Czy musimy zgłaszać wszystkie umowy o pracę zawarte na czas określony do PIP i dlaczego
6. NOWE KOMPENTENCJE PIP W 2026 r.
• Kontrola umów cywilnoprawnych – zakres i przebieg
• Przekształcania umów zleceń w umowę o pracę
• Relacja: decyzja administracyjna w porównaniu do postępowania sądowego
• podporządkowanie pracownicze
• stałe miejsce i czas pracy
• wykonywanie pracy pod kierownictwem
7. AKTA OSOBOWE ORAZ PROWADZENIA DOKUMENTACJI PRACOWNICZEJ
• Czy dokumentacja pracownicza składa się z czterech części - A, B, C, D, E?
• Kiedy należy uzupełnić akta osobowe o dodatkową część E
• Czy dokumenty znajdujące się w części E akt osobowych pracownika przechowuje się w częściach dotyczących danej kary, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery E1, E2 i kolejne?
• Czy w poszczególnych częściach akt osobowych przechowywane są tylko takie dokumenty, jakie są wskazane w rozporządzeniu Ministra Rodzony, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej?
• Czy w aktach osobowych pracownika, prowadzonych w postaci papierowej, przechowuje się wyłącznie odpisy lub kopie dokumentów przedłożonych przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie lub pracownika, poświadczoną za zgodność z oryginałem przez pracodawcę lub osobę upoważnioną przez pracodawcę?
• Czy dokumenty znajdujące się w części D akt osobowych pracownika przechowuje się w częściach dotyczących danej kary, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery D1, D2 i kolejne?
• Czy w części C akt osobowych znajdują się wyłącznie oświadczenia i dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy?
• W której części akt osobowych należy przechowywać - dokumenty dotyczące wykonywania pracy zdalnej
• Czy świadectwa pracy z poprzednich okresów zgodnie z nowym rozporządzeniem przechowujemy w aktach osobowych, a jak tak to w jakich częściach i od czego jest to uzależnione
• Do której części akt osobowych wkładamy świadectwa pracy dostarczone przez pracownika a nie kandydata
• Dokumenty związane z korzystaniem przez pracowników z uprawnień rodzicielskich, w tym zasady przechowywania oświadczeń związanych z korzystaniem z uprawnień rodzicielskich oraz wniosków o wolne z tytułu wychowywania dziecka w wieku do lat 14 i etap zatrudnienia, na którym należy je pozyskiwać od pracowników
• Jak często pracownik winien składać oświadczenie o udzielenie opieki nad dzieckiem do lat 14, wniosek przechowujemy w aktach osobowych czy pod ewidencją czasu pracy
• Wniosek o wyrażenie lub niewyrażenie zgody na pracę w godzinach nadliczbowych osób wychowujących dziecko do 4 roku życia w aktach czy pod ewidencją czasu pracy
• Gdzie należy przechowywać deklaracji ZUS oraz dokumentów podatkowych (stanowisko MRPiPS),
• Dokumentacja zasiłkowa oraz zwolnienia lekarskie/dokumenty potwierdzające odbycie kwarantanny lub izolacji (okres ich przechowywań)
8. DOKUMENTACJA PRACOWNICZA
• Co wchodzi w skład dokumentacji pracowniczej
• Przechowywanie dokumentacji pracowniczej razem czy indywidualnie dla każdego pracownika
• Dokumentacja dotycząca rozliczania czasu pracy
• Ewidencja czasu pracy co powinna zawierać
• Dokumentacja urlopowa co powinna zawierać
9. ROZWIĄZANIE, USTANIE STOSUNKU PRACY A WYPOWIEDZENIE WARUNKÓW UMOWY O PRACĘ
• Praktyczne wskazówki przy podawaniu przyczyny przy wypowiadaniu umów zawartych na czas określony
• Nowe uprawnienia pracownika w przypadku wypowiedzenia umowy zawartej na czas określony
• Czy jest obowiązek konsultacyjny ze związkami zawodowymi?
• Poprawne konstruowanie umowy o pracę, w tym kwestia imienia i nazwiska osoby zastępowanej w umowie na zastępstwo (stanowisko MRPiPS i UODO)
10. ZMIANA WARUNKÓW ZATRUDNIENIA W TRAKCIE TRWANIA STOSUNKU PRACY
• Trwała lub czasowa zmiana warunków pracy
• Zasady zawierania porozumień zmieniających
• Zmiana warunków umowy o pracę a wypłata odprawy czy jest to możliwe?
• Wypowiedzenie zmieniające (dopuszczalność stosowania i wymagania formalne, z uwzględnieniem ograniczeń wynikających z przepisów)
• Terminy wypowiadania umów o pracę, od czego zależą i jak je liczyć
• Zasady zwalniania z obowiązku świadczenia pracy
• Jak liczymy daty przy zwolnieniu dyscyplinarnym
• Praktyczne elementy rozwiązywania umów o pracę bez wypowiedzenia bez winy pracowników
• Jak liczyć termin rozpoczęcia i zakończenia biegu wypowiedzenia
• Czy można rozwiązać z pracownikiem umowę o pracę podczas jego nieobecności usprawiedliwionej
11. URLOPY WYPOCZYNKOWE – NAJWAŻNIEJSZE ASPEKTY
• Wnioski o udzielenie urlopu wypoczynkowego, urlopu okolicznościowego i urlopu bezpłatnego czy możemy przechowywać odrębnie dla każdego pracownika w jednym miejscu
• Zasady zaokrąglania przy obliczeniach urlopowych
• Zmiana pracodawcy w trakcie roku
• Urlop proporcjonalny niepełnoetatowca
• Zmiana wymiaru etatu w trakcie miesiąca
• Urlop uzupełniający – stały czy proporcjonalny?
• Potrącanie urlopu z tytułu nadwyżkowego wykorzystania u poprzedniego pracodawcy,
• Pula urlopowa i udzielanie urlopu na godziny
• Urlop wypoczynkowy przy równoległym zatrudnieniu
• Rozliczanie urlopu przy zmianie pracodawcy w trakcie pierwszego roku pracy
• Pierwszy urlop w przypadku podjęcia pracy w ostatnich tygodniach roku kalendarzowego
• Urlop udzielany na żądanie pracownika (czy pracodawca może odmówić udzielenia takiego urlopu, forma składania wniosku, termin złożenia wniosku, data wykorzystania urlopu na żądanie)
• Urlop dodatkowy pracownika niepełnosprawnego (ustalenie łączne czy oddzielne, nieterminowe dostarczenie orzeczenia o niepełnosprawności, rozliczanie proporcjonalne urlopu dodatkowego, data, od której ustala się uprawnienia
• Urlopy okolicznościowe – zasady udzielania
• Gdzie przechowywać wnioski dotyczące udzielania urlopu okolicznościowego
• Urlop opiekuńczy zasady udzielania urlopu opiekuńczego, gdzie przechowujemy wnioski, zasady udzielania urlopu pracownikowi
• Czy pracodawca jest zobowiązany każdorazowo udzielić pracownikowi urlopu opiekuńczego
• Zasady i forma udzielania dni wolnych w związku z siłą wyższą. Czy pracodawca może odmówić udzielenia dni wolnych. Termin udzielenia dni wolnych
