LTCA

OPIS SZKOLENIA

Celem szkolenia jest praktyczne i kompleksowe przedstawienie zasad elektronizacji dokumentacji pracowniczej – od prawidłowego prowadzenia i archiwizowania akt osobowych, przez zasady przechowywania dokumentacji w postaci papierowej i elektronicznej, aż po przygotowanie i przeprowadzenie procesu elektronizacji. Szkolenie uwzględnia również aktualne przepisy i zmiany dotyczące elektronicznych wniosków pracowniczych, podpisów elektronicznych, dokumentacji ZUS oraz obowiązków informacyjnych pracodawcy.

Uczestnik szkolenia:

• uporządkuje wiedzę na temat zasad prowadzenia, przechowywania i okresów archiwizacji dokumentacji pracowniczej;

• dowie się, jak prawidłowo postępować z dokumentami elektronicznymi i papierowymi oraz jak rozwiązywać trudne przypadki w prowadzeniu akt osobowych;

• pozna zasady przenoszenia dokumentacji papierowej do postaci elektronicznej, w tym wymogi dotyczące integralności, kompletności i podpisów;

• będzie wiedział, jak przygotować i przeprowadzić elektronizację dokumentacji pracowniczej oraz czy konieczny jest zakup specjalnego programu;

• pozna najważniejsze zmiany dotyczące elektronicznych wniosków pracowniczych, dokumentacji ZUS i elektronicznych orzeczeń lekarskich;

• dowie się, jakie obowiązki informacyjne ma pracodawca wobec pracowników i byłych pracowników po zmianie postaci dokumentacji;

• uzyska praktyczne wskazówki dotyczące udostępniania i wydawania dokumentacji po elektronizacji oraz powierzenia procesu firmie zewnętrznej.

PROGRAM

1. Ogólne zasady przechowywania dokumentacji pracowniczej

a) Dokumentacja pracownicza – jej skład i zasady archiwizacji dokumentacji

b) Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej a data zawarcia stosunku pracy

c) Kiedy przechowujemy dokumentację pracowniczą 10 lat a kiedy 50 lat

d) Kontynuacja dokumentacji pracowniczej - obowiązek założenia nowych akt osobowych w sytuacji kontynuacji zatrudnienia

e) Kontynuacja dokumentacji pracowniczej – brak obowiązku założenia nowych akt w sytuacji ponownego zatrudnienia pracownika

f) Wymogi dotyczące przechowywania dokumentacji pracowniczej w postaci papierowej i w postaci elektronicznej

2. Trudne przypadki w prowadzeniu elektronicznych Akt osobowych

a) Dokumenty, których nie powinno przechowywać w aktach osobowych

b) Kopiowanie i przechowywanie dokumentów w dokumentacji pracowniczej – jakie dokumenty mamy prawo kopiować a jakie dokumenty przyjmujemy od pracownika tylko do wglądu - stanowiska UODO, PIP, Ministerstwa Pracy

c) Przechowywanie dokumentów wytworzonych elektronicznie w przypadku prowadzenia papierowych akt osobowych – stanowisko MRPiT

d) Duplikat czy kopia – na wniosek pracownika lub byłego pracownika

3. Dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy – cyfryzacja

a) Ogólny podział dokumentacji w sprawach stosunku pracy oraz przechowywanie dokumentacji w sposób przyjęty u pracodawcy

b) Okres przechowywania dokumentów związanych z ewidencją czasu pracy i urlopami wypoczynkowymi wytworzonymi przed 2019 a okres przechowywania tych dokumentów wytworzonych po 2019

c) Dokumenty związane z ewidencjonowaniem czasu pracy – w jaki sposób zgodnie z przepisami prowadzić je w postaci elektronicznej

d) Dokumentacja związana z urlopami wypoczynkowymi – portal pracowniczy jako rozwiązanie elektronicznych dokumentów

4. Cyfryzacja dokumentacji pracowniczej – obowiązki pracodawcy

a) Forma elektroniczna a postać elektroniczna dokumentacji pracowniczej

b) Jakie dokumenty powinny być w dalszym ciągu obowiązkowo podpisywane podpisem odręcznym lub certyfikowany podpisem elektronicznym

c) Nowe wnioski pracownicze w postaci elektronicznej – zmiany w 2025 i 2026

d) Elektronizacja dokumentacji ZUS

e) Orzeczenie lekarskie o braku przeciwskazań do wykonywania określonej pracy w postaci elektronicznej

f) Przechowywanie dokumentów wytworzonych elektronicznie w przypadku prowadzenia papierowych akt osobowych

g) Czy pracodawca musi zakupić nowy program teleinformatyczny gdy przechodzi na elektronizację dokumentacji

h) Rodzaje podpisów elektronicznych

i) Kwalifikowany podpis elektroniczny – które dokumenty kadrowe powinny być opatrzone tym podpisem

j) Kwalifikowany podpis elektroniczny a przenoszenie dokumentacji papierowej na elektroniczną

k) Jak przygotować się do przeprowadzenia procesu elektronizacji akt osobowych

l) Proces przenoszenia dokumentacji papierowej na elektroniczną

m) Integralność i kompletność papierowej i elektronicznej dokumentacji pracowniczej – problemy praktyczne

n) Obowiązek informacyjny względem pracowników i byłych pracowników w związku z przejściem na elektroniczną postać dokumentacji pracowniczej

o) Terminy na dostarczenie informacji dla pracowników i zawiadomienia dla byłych pracowników

p) Komu można wydać papierową dokumentację pracowniczą po dokonaniu procesu elektronizacji

q) Zlecenie elektronizacji pracowniczej firmie zewnętrznej – kto jest odpowiedzialny za ochronę danych osobowych.

Informacje

Cena z abonamentem

0,00 PLN

Cena bez abonamentu:

399 PLN + VAT

Czas rozpoczęcia:

10:00
20 listopada 2026

Czas zakończenia:

15:00
20 listopada 2026

Certyfikat:

TAK – automatycznie do pobrania ze strony (dla posiadaczy abonamentu)
TAK – wysłany po szkoleniu (dla pozostałych uczestników)

Materiały:

Opublikowane będą na naszej platformie maksymalnie do 48 godzin po wydarzeniu (dla posiadaczy abonamentu)

Nagranie:

Opublikowane będzie na naszej platformie maksymalnie do 48 godzin po wydarzeniu (dla posiadaczy abonamentu)

Iwona Wołkiewicz

Wykładowca na Studiach Podyplomowych Kadry – Płace na UTH im. H. Chodkowskiej oraz trener na kursach i szkoleniach stacjonarnych i internetowych z zakresu prawa pracy oraz prelegent na licznych konferencjach. Absolwentka Studiów Podyplomowych z Prawa Pracy na Wydziale Prawa i Administracji Uniwersytetu Warszawskiego oraz Zarządzania Zasobami Ludzkimi w Szkole Głównej Handlowej. Umiejętności trenerskie szkoliła na Wydziale Pedagogicznym Uniwersytetu Warszawskiego oraz licznych kursach trenerskich. Wieloletni praktyk na stanowiskach Specjalisty ds. Administracji Personalnej, Specjalisty ds. Rozwoju Personelu, HR Business Partner (Coca-Cola, Orange, GTS T-Mobile, MDDP, INFOR). Z wielką satysfakcją dzieli się ze słuchaczami wiedzą, nie tylko teoretyczną, ale także cenną dla kursantów wiedzą praktyczną. Zajęcia prowadzi metodami interaktywnymi, zachęcając słuchaczy do aktywnego uczestnictwa w kursie.

Karolina Purchała
Specjalista ds. administracji i obsługi klienta

+48 575 692 694
karolina.purchala@ltca.pl

Dominika Tarnowska
Specjalistka ds. szkoleń i relacji z klientem

+48 537 523 409
dominika.tarnowska@ltca.pl

Chcesz zorganizować szkolenie zamknięte?

Skontaktuj się z nami telefonicznie albo mailowo (dane kontaktowe poniżej) lub wypełnij formularz znajdujący się obok.

Zaletą szkoleń zamkniętych jest możliwość dostosowania zawartości merytorycznej spotkania, terminu i miejsca realizacji. Tu z pomocą przychodzą eksperci Akademii LTCA uznani w Polsce specjaliści, praktycy w dziedzinie prawa, podatków, rachunkowości, kadr, płac i finansów.

Program szkolenia dopasowany do Państwa potrzeb
Doświadczeni trenerzy
Indywidualne konsultacje z trenerem
Materiały szkoleniowe
Imienny certyfikat itp.

Karina PakSpecjalistka ds. szkoleń

+48 570 908 313
karina.pak@ltca.pl

Paulina BarwickaDyrektor ds. Szkoleń Biznesowych

+48 574 485 011
paulina.barwicka@ltca.pl

*pola obowiązkowe

Współadministratorami danych osobowych podanych w formularzu kontaktowym są spółki Grupy LTCA tj. LTCA Zarzycki Niebudek Kubicz Sp. k. oraz LTCA II Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, ul. Miodowa 1, 00-080 Warszawa. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą w celu udzielenia odpowiedzi na przesłaną wiadomość. Przysługują Pani/Panu następujące prawa: prawo dostępu do treści danych, prawo do sprostowania danych, prawo do usunięcia danych, prawo do ograniczenia przetwarzania danych, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych oraz prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego (Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych) w przypadku uznania, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy Ogólnego rozporządzenia o ochronie danych. Więcej informacji na temat przetwarzania danych osobowych znajduje się w naszej Polityce Prywatności.>

Elektronizacja dokumentacji pracowniczej

OPIS SZKOLENIA

PROGRAM

Informacje

Chcesz zorganizować szkolenie zamknięte?