Dokumentacja pracownicza w 2024 r.

CEL SZKOLENIA

Szkolenie przeznaczone dla osób zajmujących się w praktyce dokumentacją pracowniczą. Poświęcone prawnej ochrony pracy w ujęciu praktycznym, porządkujące zasady prawidłowego sporządzania i prowadzenia dokumentacji związanej z zatrudnieniem, przebiegiem i ustaniem stosunku pracy. Na szkoleniu przedstawione zostaną najważniejsze zagadnienia z bieżących problemów prawa pracy i czasu pracy, które stanowią przesłankę wykroczeniową przeciwko prawom pracowniczym i podlegają najczęstszym kontrolą PIP.

PROGRAM

1. Dokumenty kandydata 

• Jak powinna być sformułowana zgoda i jak długo jest ważna do przetwarzania danych osobowych?

• Czy można tworzyć katalogi przechowywania aplikacji kandydatów do pracy

• Informowanie kandydatów do pracy i pracowników o przetwarzaniu ich danych osobowych – obowiązek czy dobrowolność

• Jak należy przechowywać dokumentację rekrutacyjną i kto ma do niej dostęp?

• Co zrobić z dokumentacją rekrutacyjną kandydata zatrudnionego do pracy, a co z pozostałymi?

• Czy można przechowywać CV w części A akt osobowych pracownika?

2. Od kandydata do pracownika 

• Badania profilaktyczne - rodzaj badań i terminy przeprowadzenia badań

• Skierowanie na badania lekarskie – jak długo jest ważne, jakie elementy powinno zawierać

• Szkolenia bhp – z jaką częstotliwością należy przeprowadzać instruktaż stanowiskowy, szkolenia okresowe

• Zapoznanie pracownika z zagrożeniami występującymi na stanowisku pracy w związku z wykonywanymi zadaniami

• Środki ochrony indywidualnej

3. Nawiązanie stosunku pracy – umowa o pracę, po zmianach, treść zgodna z RODO, terminy, wymogi

• Umowa o pracę - jak prawidłowo zawrzeć aby nie popełnić błędu

• Zawarta umowa na okres próbny a przedłużenie jej o nieobecność usprawiedliwioną pracownika. Jaka forma jest dopuszczalna? Jakie należy spełnić warunki?

• Kiedy pracownik może złożyć do pracodawcy wniosek o zmianę formy zatrudnienia i z jaką częstotliwością?

• Uprawnienia pracownika w związku rozwiązaniem umowy o pracę na okres próbny – jakie prawa mu przysługują?

• Jak zmiany dotyczące wypowiadania umów zawartych na czas określony wpłyną na zatrudnienie pracownika?

• Umowa na czas określony a przyczyna wypowiedzenia obowiązek czy dobrowolność

• Czy braki formalne w treści umowy o pracę powodują jej nieważność?

• Czy nie wpisanie rodzaju umowy o pracę w treści rodzi poważne konsekwencje?

• Umowy na czas określony – jakie wchodzą do limitu 3 i 33 a jakie nie i dlaczego

• Czy musimy zgłaszać wszystkie  umowy o pracę zawarte na  czas określony do PIP i dlaczego

• Czy przedłużenie umowy do dnia porodu też wliczamy do limitu 3 i 33. Jakie jest stanowisko PIP

4. Akta osobowe oraz prowadzenia dokumentacji pracowniczej po zmianach

• Czy dokumentacja pracownicza składa się z czterech części - A, B, C, D, E?

• Kiedy należy uzupełnić akta osobowe o dodatkową część E

• Czy dokumenty znajdujące się w części E akt osobowych pracownika przechowuje się w częściach dotyczących danej kary, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery E1, E2 i kolejne?

• Czy w poszczególnych częściach akt osobowych przechowywane są tylko takie dokumenty, jakie są wskazane w rozporządzeniu Ministra Rodzony, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej?

• Czy w aktach osobowych pracownika, prowadzonych w postaci papierowej, przechowuje się wyłącznie odpisy lub kopie dokumentów przedłożonych przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie lub pracownika, poświadczoną za zgodność z oryginałem przez pracodawcę lub osobę upoważnioną przez pracodawcę?

• Czy dokumenty znajdujące się w części D akt osobowych pracownika przechowuje się w częściach dotyczących danej kary, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery D1, D2 i kolejne?

• Czy w części C akt osobowych znajdują się wyłącznie oświadczenia i dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy?

• W której części akt osobowych należy przechowywać - dokumenty dotyczące wykonywania pracy zdalnej wraz z raportami

• Czy świadectwa pracy z poprzednich okresów zgodnie z nowym rozporządzeniem przechowujemy w aktach osobowych, a jak tak to w jakich częściach i od czego jest to uzależnione 

• Do której części akt osobowych wkładamy świadectwa pracy dostarczone przez pracownika a nie kandydata

• Dokumenty związane z korzystaniem przez pracowników z uprawnień rodzicielskich, w tym zasady przechowywania oświadczeń związanych z korzystaniem z uprawnień rodzicielskich oraz wniosków o wolne z tytułu wychowywania dziecka w wieku do lat 14 i etap zatrudnienia, na którym należy je pozyskiwać od pracowników 

• Jak często pracownik winien składać oświadczenie o udzielenie opieki nad dzieckiem do lat 14, wniosek przechowujemy w aktach osobowych czy pod ewidencją czasu pracy?

• Co zrobić ze spisem w części D akt osobowych gdy usunięto karę porządkową pracownika z akt

• Jak prawidłowo usunąć z akt osobowych protokół kontroli trzeźwości?

• Czy w aktach można dokonywać zmian, korektować?

• Jakie oryginały muszą się znajdować w aktach osobowych?

• Wniosek o wyrażenie lub nie wyrażenie zgody na pracę w godzinach nadliczbowych osób wychowujących dziecko do 8 roku życia w aktach czy pod ewidencją czasu pracy

• Gdzie należy przechowywać deklaracji ZUS oraz dokumentów podatkowych (stanowisko MRPiPS),

• Dokumentacja zasiłkowa oraz zwolnienia lekarskie/dokumenty potwierdzające odbycie kwarantanny lub izolacji (okres ich przechowywania)

• Gdzie należy przechowywać dokumentację PPK i jaki jest okres przechowywania

• Gdzie przechowujemy informację dotyczącą długości przechowywania akt osobowych pracownika po ustaniu stosunku pracy

• Czy jest obowiązek przechowywania informacji dotyczącej niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego pomiędzy rozwiązaniem a nawiązaniem stosunku pracy z tym samym pracodawcą?

5. Dokumentacja pracownicza 

• Co wchodzi w skład dokumentacji pracowniczej?

• Przechowywanie dokumentacji pracowniczej razem czy indywidualnie dla każdego pracownika?

• Dokumentacja dotycząca rozliczania czasu pracy

• Ewidencja czasu pracy co powinna zawierać

• Ewidencja czasu pracy roczna czy miesięczna  stanowisko Ministerstwa

• Dokumentacja urlopowa co powinna zawierać

6. Rozwiązanie, ustanie stosunku pracy a wypowiedzenie warunków umowy o pracę po zmianach przepisów – podanie przyczyny, nowe uprawnienia pracownika 

• Praktyczne wskazówki przy podawaniu przyczyny przy wypowiadaniu umów zawartych na czas określony

• Nowe uprawnienia pracownika w przypadku wypowiedzenia umowy zawartej na czas określony

• Czy jest obowiązek konsultacyjny ze związkami zawodowymi

• Poprawne konstruowanie umowy o pracę, w tym kwestia imienia i nazwiska osoby zastępowanej w umowie na zastępstwo (stanowisko MRPiPS i UODO)

7. Zmiana warunków zatrudnienia w trakcie trwania stosunku pracy

• Trwała lub czasowa zmiana warunków pracy 

• Zasady zawierania porozumień zmieniających

• Kiedy zawieramy porozumienie zmieniające a kiedy wypowiedzenie warunków umowy o pracę

• Jaki należy podać tryb i podstawę prawną ustania stosunku pracy w przypadku nie przyjęcia przez pracownika zmiany warunków umowy o pracę?

• Zmiana warunków umowy o pracę a wypłata odprawy czy jest to możliwe?

• Wypowiedzenie zmieniające (dopuszczalność stosowania i wymagania formalne z uwzględnieniem ograniczeń wynikających z przepisów)

8. Praktyczne elementy rozwiązywania umów przez pracodawcę

• Sposoby ustania stosunku pracy

• Istotne elementy zawierania porozumień rozwiązujących umowy o pracę

• Wypowiadanie umów na czas nieokreślony

• Terminy wypowiadania umów o pracę , od czego zależą i jak je liczyć

• Praktyczne elementu w zakresie tworzenia przyczyn wypowiedzenia

• Wypowiadania innych rodzajów umów o pracę

• Zasady zwalniania z obowiązku świadczenia pracy

Praktyczne elementy wręczania pisma rozwiązującego umowę o pracę

• Obowiązki konsultacyjne 

• Zwolnienia dyscyplinarne pracowników

• Jak liczymy daty przy zwolnieniu dyscyplinarnym?

• Czy łatwo jest zwolnić dyscyplinarnie pracownika?

• Praktyczne elementy rozwiązywania umów o pracę bez wypowiedzenia bez winy pracowników

• Jak liczyć termin rozpoczęcia i zakończenia biegu wypowiedzenia?

• Czy można rozwiązać z pracownikiem umowę o pracę podczas jego nieobecności usprawiedliwionej?

9. Świadectwo pracy

• Świadectwo pracy – czy nadal nas obowiązuje termin 7 dni?

• Przesłanki jakie musi spełnić pracodawca przy wydawaniu świadectwa pracy. Kto musi wydać świadectwo pracy w ostatnim dniu pracy pracownika, a kto w terminie 7 dni

• Kiedy pracodawca jest zobowiązany wydać świadectwo pracy na wniosek pracownika?

• W jakiej formie pracownik składa wniosek o wydanie świadectwa pracy: papierowej czy elektronicznej?

• Terminy odwołania pracownika od treści świadectwa pracy

• Jak zapisać w treści świadectwa pracy ilość wykorzystanego urlopu wypoczynkowego?

• Czy w świadectwie podajemy urlop wykorzystany w naturze i wypłacony ekwiwalent?

• Czy w treści świadectwa pracy wpisujemy informację  o urlopie zaległym?

• Czy pracodawca może zamieścić  w treści świadectwa pracy informacje uzupełniające – na wniosek pracownika?

• Świadectwa pracy a śmierć pracownika

• W której części akt osobowych przechowujemy świadectwo pracy

• Świadectwa pracy z poprzednich miejsc zatrudnienia kopie czy oryginał

• Nowy wzór świadectwa pracy 

• Gdzie wpisujemy informację dotyczące siły wyższej, urlopu opiekuńczego czy pracy zdalnej okazjonalnej w świadectwie pracy?

10. Urlopy wypoczynkowe 

• Wnioski o udzielenie urlopu wypoczynkowego, urlopu okolicznościowego i urlopu bezpłatnego. Czy możemy przechowywać odrębnie dla każdego pracownika w jednym miejscu?

• Zasady zaokrąglania przy obliczeniach urlopowych

• Zmiana pracodawcy w trakcie roku

• Urlop proporcjonalny niepełnoetatowca

• Zmiana wymiaru etatu w trakcie miesiąca

• Urlop uzupełniający – stały czy proporcjonalny?

• Potrącanie urlopu z tytułu nadwyżkowego wykorzystania u poprzedniego pracodawcy,

• Pula urlopowa i udzielanie urlopu na godziny

• Urlop wypoczynkowy przy równoległym zatrudnieniu

• Rozliczanie urlopu przy zmianie pracodawcy w trakcie pierwszego roku pracy

• Pierwszy urlop w przypadku podjęcia pracy w ostatnich tygodniach roku kalendarzowego

• Urlop udzielany na żądanie pracownika (czy pracodawca może odmówić udzielenia takiego urlopu, forma składania wniosku, termin złożenia wniosku, data wykorzystania urlopu na żądanie)

• Urlop dodatkowy pracownika niepełnosprawnego (ustalenie łączne czy oddzielne, nieterminowe dostarczenie orzeczenia o niepełnosprawności, rozliczanie proporcjonalne urlopu dodatkowego, data od której ustala się uprawnienia)

• Urlopy okolicznościowe – zasady udzielania

• Gdzie przechowywać wnioski dotyczące udzielania urlopu okolicznościowego

• Urlop opiekuńczy zasady udzielania urlopu opiekuńczego, gdzie przechowujemy wnioski, zasady udzielania urlopu pracownikowi

• Czy pracodawca jest zobowiązany każdorazowo udzielić pracownikowi urlopu opiekuńczego

• Zasady i forma udzielania dni wolnych w związku z siłą wyższą. Czy pracodawca może odmówić udzielenia dni wolnych? Termin udzielenia dni wolnych

• Wynagrodzenia pracownika w trakcie wykorzystywania dwóch dni wolnych w związku z siłą wyższą

• Urlop opiekuńczy a uprawnienia pracownicze

• Urlop opiekuńczy a wysokość wynagrodzenia pracownika

• Nowe zasady udzielania urlopu rodzicielskiego

• Dodatkowe 9 tygodni urlopu rodzicielskiego – jak to wygląda w praktyce

• Długość trwania urlopu ojcowskiego – co się zmianie

• Z jakich ułatwień będą mogli skorzystać pracownicy składający wnioski w przedmiocie uprawnień związanych z rodzicielstwem?

11. Uprawnienia i nieobecności związane z rodzicielstwem

• Uprawnienia rodziców dziecka do lat 4

• Uprawnienia rodziców dziecka do lat 8

• Zasady udzielania opieki nad dzieckiem  do lat 14

• Elastyczna organizacja czasu pracy – uprawnienia rodziców opiekujących się dzieckiem do 8 roku życia