KSeF EKSPERT: Q&A

System teleinformatyczny służący m.in. do: wystawiania, otrzymywania, przechowywania faktur ustrukturyzowanych, dostępu do faktur ustrukturyzowanych oraz oznaczania faktur ustrukturyzowanych numerem identyfikującym przydzielonym w KSeF, a także do analizy i kontroli prawidłowości danych z faktur ustrukturyzowanych. Do 30 czerwca 2024 r. faktury ustrukturyzowane będą funkcjonować w obrocie gospodarczym jako jedna z dopuszczanych form dokumentowania transakcji, obok faktur papierowych i obecnie występujących w obrocie gospodarczym faktur elektronicznych. Natomiast od 1 lipca 2024 r. wystawienie, przesłanie i odbiór faktur przy użyciu tego systemu będzie obowiązkowy.

Zgodnie z projektem ustawy wprowadzającej obowiązkowy KSeF, wejdzie w życie od 1 lipca 2024 r.

Jedynie firmy korzystające ze zwolnienia podmiotowego oraz wykonujące wyłącznie czynności zwolnione z VAT będą mogły wstrzymać się ze stosowaniem e-faktur do 31 grudnia 2024 roku. Od 1 stycznia 2025 roku KseF obejmie również ww. podmioty.

Obligatoryjne e-fakturowanie obejmie zasadniczo wszystkie czynności, które obecnie wymagają udokumentowania fakturą wystawioną zgodnie z ustawą o VAT. Wyłączone z KseF będą wyłącznie faktury konsumenckie, a podmioty zagraniczne zarejestrowane dla celów VAT w Polsce oraz rolnicy ryczałtowi będą mogli dobrowolnie korzystać z KSeF.

Obowiązek wystawienia e-faktury w KSeF będzie miał:
• każdy podatnik mający siedzibę na terytorium Polski,
• każdy podatnik mający stałe miejsce wykonywania działalności na terytorium Polski (tzw. „fixed establishment”), o ile bierze ono udział w transakcji.

Obowiązek ten nie obejmie:
• podmiotów zagranicznych nieposiadających siedziby na terytorium Polski,
• podmiotów zagranicznych nieposiadających stałego miejsca wykonywania działalności na terytorium Polski,
• wyłącznie zarejestrowanych dla celów VAT w Polsce,
• przedsiębiorców korzystających z procedur szczególnych:
- procedury nieunijnej dotyczącej niektórych usług (OSS dla podmiotów z krajów trzecich, np. świadczących usługi TBE),
- szczególnej procedury w zakresie świadczenia usług międzynarodowego okazjonalnego przewozu drogowego osób, czy też
- procedury sprzedaży na odległość towarów importowanych (IOSS dla dostawców z krajów trzecich).

Faktura wystawiona przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie, udostępniana i otrzymywana za pomocą oprogramowania interfejsowego [KSeF], w postaci elektronicznej i zgodnie z wzorem, tj. w schemacie FA(2);

Numer KSeF to unikalny numer, który identyfikuje fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur(KSeF). Składa się z następujących elementów: NIP sprzedawcy, data wystawienia faktury w formacie Rok Miesiąc Dzień, część techniczna składająca się z 6 znaków każda (wartości generowane automatycznie), suma kontrolna (wartość wyliczana automatycznie). W strukturze FA(2) nie jest przewidziane pole zawierające numer KSeF faktury ustrukturyzowanej. Numer KSeF faktury jest generowany automatycznie przez KSeF i jest zwracany w Urzędowym Poświadczeniu Odbioru (UPO).

Fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF.

Faktura ustrukturyzowana jest uznana za otrzymaną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę.

E-faktury obejmą:
• krajowe dostawy towarów i świadczenie usług,
• wewnątrzwspólnotowe dostawy towarów (WDT),
• eksport towarów,
• świadczenie usług na rzecz podatników spoza terytorium kraju (podlegających odwrotnemu obciążeniu)
• otrzymanie zaliczek na poczet wykonania ww. świadczeń,
• wystawienie faktur korygujących,
• wystawienie faktury w imieniu i na rzecz kontrahenta-sprzedawcy, nawet zagranicznego (tzw. samofakturowanie),
• wystawienie faktur przez podatnika VAT zwolnionego podmiotowo lub wykonującego wyłącznie czynności zwolnione (od 01.01.2025 r.).

System nie przewiduje faktur wewnętrznych (np. z tytułu wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów [WNT], czy importu usług). Znikną noty korygujące. Tylko wystawca faktury będzie miał możliwość dokonywania korekt w ramach faktury korygującej. Paragony z NIP do kwoty 450 zł (tzw. faktury uproszczone) oraz faktury wystawiane przy uzyciu kas fiskalnych będą mogły funkcjonować tylko do 31.12.2024 r

Dokumentacja określonej transakcji oprócz faktur może również obejmować szereg dodatkowych dokumentów, załączników do faktury, protokołów, zestawień, specyfikacji itp. Tych nie będzie można przesyłać do KSeF wraz z fakturą. E-faktura zawiera możliwość zawarcia w jej treści faktury stosownego linka do takiej dokumentacji, czy też wskazania takiej dokumentacji w dodatkowym opisie. Załączniki te mogą być przekazywane poza KSeF, niemniej wskazanym jest aby obie strony mogły łatwo powiązać określoną dokumentacje z e-fakturą. W szczególności w przypadku obiegu znacznej ilości dokumentów i współpracy z wieloma pomiotami. Niezależnie od powyższego wystąpić mogą również sytuacje, w których e-fakturę będziemy musieli wystawić w KSeF, jednak sposób jej przekazania będzie już poza systemem. Każdorazowo takie przekazanie dotyczyć powinno faktury zwizualizowanej i opatrzonej kodem QR. Dotyczy to ścisle określonych sytuacji, tj. gdy:

• miejscem świadczenia jest inny kraj UE,
• nabywcą faktury jest podmiot zagraniczny, nieposiadający w Polsce siedziby ani stałego miejsca wykonywania działalności,
• nabywcą faktury jest podmiot zagraniczny, który posiada w w Polsce stałe miejsce wykonywania działalności, jednak to nie bierze udziału w transakcji,
• odbiorca faktury nie jest zobowiązany do korzystania z KSeF, np. rolnik ryczałtowy.

Poza systemem przekazywać będziemy mogli również tzw. faktury offline.

Zgodnie z projektem ustawy wprowadzającej obowiązkowy KSeF, wejdzie w życie od 1 lipca 2024 r. Tym samym, prace wdrożeniowe należy rozpocząć jak najwcześniej, aby mieć pewność że system ten zostanie wdrożony prawidłowo i na czas.

Podatnik, który wbrew obowiązkowi nie wystawi faktury ustrukturyzowanej, wystawi w okresie awarii KSeF fakturę niezgodnie z przepisami, bądź nie prześle do KSeF faktury wystawionej w okresie awarii systemu w określonym terminie, podlegać będzie karze pieniężnej. Wysokość kary może wynosić do 100% wysokości kwoty podatku wykazanego na tej fakturze, a w przypadku faktury bez wykazanego podatku – do 18,7% wysokości kwoty należności ogółem wykazanej na tej fakturze.