OPIS SZKOLENIA
Szkolenie poświęcone tematyce dokumentacji pracowniczej w ujęciu praktycznym, porządkujące zasady prawidłowego wypełniania i przechowywania dokumentów na każdym etapie zatrudniania pracownika od rekrutacji po zwolnienie.
Cel szkolenia:
Uzyskanie przez uczestników szkolenia praktycznych umiejętności prawidłowego przechowywania dokumentacji w aktach osobowych, prowadzenia dokumentacji związanej z rozliczaniem czasu pracy i wykorzystywaniu urlopów wypoczynkowych.
Przekazanie uczestnikom najczęstszych błędów w stosowaniu przepisów o prowadzeniu dokumentacji pracowniczej oraz sposobów na ich uniknięcie a także wyjaśnienie wątpliwości z nią związanych. Zapoznanie uczestników z aktualnie obowiązującymi przepisami oraz stanowiskami PIP
PROGRAM
1. Dokumenty kandydata
• Jak powinna być sformułowana zgoda i jak długo jest ważna do przetwarzania danych osobowych?
• Czy można tworzyć katalogi przechowywania aplikacji kandydatów do pracy?
• Informowanie kandydatów do pracy i pracowników o przetwarzaniu ich danych osobowych – obowiązek czy dobrowolność?
• Jak należy przechowywać dokumentację rekrutacyjną i kto ma do niej dostęp?
• Co zrobić z dokumentacją rekrutacyjną kandydata zatrudnionego do pracy, a co z pozostałymi?
• Czy można przechowywać CV w części A akt osobowych pracownika?
2. Od kandydata do pracownika
• Badania profilaktyczne, rodzaj badań i terminy przeprowadzenia badań
• Skierowanie na badania lekarskie – jak długo jest ważne, jakie elementy powinno zawierać?
• Szkolenia bhp – z jaką częstotliwością należy przeprowadzać instruktaż stanowiskowy, szkolenia okresowe?
• Zapoznanie pracownika z zagrożeniami występującymi na stanowisku pracy w związku z wykonywanymi zadaniami
• Środki ochrony indywidualnej
3. Nawiązywanie stosunku pracy
• Umowy o pracę - jak prawidłowo zawrzeć aby nie popełnić błędu
• Zawarta umowa na okres próbny a przedłużenie jej o nieobecność usprawiedliwioną pracownika. Jaka forma jest dopuszczalna? Jakie należy spełnić warunki?
• Kiedy pracownik może złożyć do pracodawcy wniosek o zmianę formy zatrudnienia i z jaką częstotliwością?
• Uprawnienia pracownika w związku z rozwiązaniem umowy o pracę na okres próbny – jakie prawa mu przysługują?
• Jak zmiany dotyczące wypowiadania umów zawartych na czas określony wpłyną na zatrudnienie pracownika?
• Umowa na czas określony a przyczyna wypowiedzenia obowiązek czy dobrowolność?
• Czy braki formalne w treści umowy o pracę powodują jej nieważność?
• Czy nie wpisanie rodzaju umowy o pracę w treści rodzi poważne konsekwencje – jak tak to jakie?
• Umowy na czas określony – jakie wchodzą do limitu 3 i 33 a jakie nie i dlaczego
• Czy musimy zgłaszać wszystkie umowy o pracę zawarte na czas określony do PIP i dlaczego?
• Czy przedłużenie umowy do dnia porodu też wliczamy do limitu 3 i 33. Jakie jest stanowisko PIP?
4. Akta osobowe oraz prowadzenie dokumentacji pracowniczej
• Czy dokumentacja pracownicza składa się z czterech części - A, B, C, D, E?
• Kiedy należy uzupełnić akta osobowe o dodatkową część E?
• Czy dokumenty znajdujące się w części E akt osobowych pracownika przechowuje się w częściach dotyczących danej kary, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery E1, E2 i kolejne?
• Czy w poszczególnych częściach akt osobowych przechowywane są tylko takie dokumenty, jakie są wskazane w rozporządzeniu Ministra Rodzony, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej?
• Czy w aktach osobowych pracownika, prowadzonych w postaci papierowej, przechowuje się wyłącznie odpisy lub kopie dokumentów przedłożonych przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie lub pracownika, poświadczoną za zgodność z oryginałem przez pracodawcę lub osobę upoważnioną przez pracodawcę?
• Czy dokumenty znajdujące się w części D akt osobowych pracownika przechowuje się w częściach dotyczących danej kary, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery D1, D2 i kolejne?
• Czy w części C akt osobowych znajdują się wyłącznie oświadczenia i dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy?
• W której części akt osobowych należy przechowywać - dokumenty dotyczące wykonywania pracy zdalnej wraz z raportami
• Czy świadectwa pracy z poprzednich okresów zgodnie z nowym rozporządzeniem przechowujemy w aktach osobowych, a jak tak to w jakich częściach i od czego jest to uzależnione?
• Do której części akt osobowych wkładamy świadectwa pracy dostarczone przez pracownika a nie kandydata?
• Dokumenty związane z korzystaniem przez pracowników z uprawnień rodzicielskich, w tym zasady przechowywania oświadczeń związanych z korzystaniem z uprawnień rodzicielskich oraz wniosków o wolne z tytułu wychowywania dziecka w wieku do lat 14 i etap zatrudnienia, na którym należy je pozyskiwać od pracowników
• Jak często pracownik winien składać oświadczenie o udzielenie opieki nad dzieckiem do lat 14, wniosek przechowujemy w aktach osobowych czy pod ewidencją czasu pracy
• Wniosek o wyrażenie lub nie wyrażenie zgody na pracę w godzinach nadliczbowych osób wychowujących dziecko do 4 roku życia w aktach czy pod ewidencją czasu pracy
• Gdzie należy przechowywać deklaracji ZUS oraz dokumentów podatkowych (stanowisko MRPiPS)?
• Dokumentacja zasiłkowa oraz zwolnienia lekarskie/dokumenty potwierdzające odbycie kwarantanny lub izolacji (okres ich przechowywania),
• Gdzie należy przechowywać dokumentację PPK i jaki jest okres przechowywania?
• Gdzie przechowujemy informację dotyczącą długości przechowywania akt osobowych pracownika po ustaniu stosunku pracy?
• Czy jest obowiązek przechowywania informacji dotyczącej niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego pomiędzy rozwiązaniem a nawiązaniem stosunku pracy z tym samym pracodawcą?
5. Dokumentacja pracownicza
• Co wchodzi w skład dokumentacji pracowniczej?
• Przechowywanie dokumentacji pracowniczej razem czy indywidualnie dla każdego pracownika?
• Dokumentacja dotycząca rozliczania czasu pracy
• Ewidencja czasu pracy co powinna zawierać?
• Dokumentacja urlopowa co powinna zawierać?
6. Rozwiązanie, ustanie stosunku pracy a wypowiedzenie warunków umowy o pracę
• Praktyczne wskazówki przy podawaniu przyczyny przy wypowiadaniu umów zawartych na czas określony
• Nowe uprawnienia pracownika w przypadku wypowiedzenia umowy zawartej na czas określony
• Czy jest obowiązek konsultacyjny ze związkami zawodowymi?
• Poprawne konstruowanie umowy o pracę, w tym kwestia imienia i nazwiska osoby zastępowanej w umowie na zastępstwo(stanowisko MRPiPS i UODO)
7. Zmiana warunków zatrudnienia w trakcie trwania stosunku pracy
• Trwała lub czasowa zmiana warunków pracy
• Zasady zawierania porozumień zmieniających
• Kiedy zawieramy porozumienie zmieniające a kiedy wypowiedzenie warunków umowy o pracę?
• Jaki należy podać tryb i podstawę prawną ustania stosunku pracy w przypadku nie przyjęcia przez pracownika zmiany warunków umowy o pracę?
• Zmiana warunków umowy o pracę a wypłata odprawy czy jest to możliwe?
• Wypowiedzenie zmieniające (dopuszczalność stosowania i wymagania formalne, z uwzględnieniem ograniczeń wynikających z przepisów)
8. Praktyczne elementy rozwiązywania umów przez pracodawcę
• Sposoby ustania stosunku pracy.
• Istotne elementy zawierania porozumień rozwiązujących umowy o pracę.
• Wypowiadanie umów na czas nieokreślony.
• Terminy wypowiadania umów o pracę , od czego zależą i jak je liczyć
• Praktyczne elementu w zakresie tworzenia przyczyn wypowiedzenia;
• Wypowiadania innych rodzajów umów o pracę.
• Zasady zwalniania z obowiązku świadczenia pracy;
• Praktyczne elementy wręczania pisma rozwiązującego umowę o pracę.
• Obowiązki konsultacyjne
• Zwolnienia dyscyplinarne pracowników.
• Jak liczymy daty przy zwolnieniu dyscyplinarnym?
• Czy łatwo jest zwolnić dyscyplinarnie pracownika?
• Praktyczne elementy rozwiązywania umów o pracę bez wypowiedzenia bez winy pracowników
• Jak liczyć termin rozpoczęcia i zakończenia biegu wypowiedzenia?
• Czy można rozwiązać z pracownikiem umowę o pracę podczas jego nieobecności usprawiedliwionej?
9. Świadectwo pracy bez problemu
• Świadectwo pracy – czy nadal nas obowiązuje termin 7 dni?
• Przesłanki jakie musi spełnić pracodawca przy wydawaniu świadectwa pracy. Kto musi wydać świadectwo pracy w ostatnim dniu pracy pracownika, a kto w terminie 7 dni?
• Kiedy pracodawca jest zobowiązany wydać świadectwo pracy na wniosek pracownika?
• W jakiej formie pracownik składa wniosek o wydanie świadectwa pracy: papierowej czy elektronicznej?
• Terminy odwołania pracownika od treści świadectwa pracy?
• Jak zapisać w treści świadectwa pracy ilość wykorzystanego urlopu wypoczynkowego?
• Czy w świadectwie podajemy urlop wykorzystany w naturze i wypłacony ekwiwalent?
• Czy w treści świadectwa pracy wpisujemy informację o urlopie zaległym?
• Czy pracodawca może zamieścić w treści świadectwa pracy informacje uzupełniające – na wniosek pracownika?
• Świadectwa pracy a śmierć pracownika
• W której części akt osobowych przechowujemy świadectwo pracy?
• Świadectwa pracy z poprzednich miejsc zatrudnienia kopie czy oryginał?
• Nowy wzór świadectwa pracy
• Gdzie wpisujemy informację dotyczące siły wyższej, urlopu opiekuńczego czy pracy zdalnej okazjonalnej w świadectwie pracy
10. Urlopy wypoczynkowe – najważniejsze aspekty
• Wnioski o udzielenie urlopu wypoczynkowego, urlopu okolicznościowego i urlopu bezpłatnego. Czy możemy przechowywać odrębnie dla każdego pracownika w jednym miejscu?
• Zasady zaokrąglania przy obliczeniach urlopowych
• Zmiana pracodawcy w trakcie roku
• Urlop proporcjonalny niepełnoetatowca
• Zmiana wymiaru etatu w trakcie miesiąca
• Urlop uzupełniający – stały czy proporcjonalny?
• Potrącanie urlopu z tytułu nadwyżkowego wykorzystania u poprzedniego pracodawcy
• Pula urlopowa i udzielanie urlopu na godziny
• Urlop wypoczynkowy przy równoległym zatrudnieniu
• Rozliczanie urlopu przy zmianie pracodawcy w trakcie pierwszego roku pracy
• Pierwszy urlop w przypadku podjęcia pracy w ostatnich tygodniach roku kalendarzowego
• Urlop udzielany na żądanie pracownika (czy pracodawca może odmówić udzielenia takiego urlopu, forma składania wniosku, termin złożenia wniosku, data wykorzystania urlopu na żądanie)
• Urlop dodatkowy pracownika niepełnosprawnego (ustalenie łączne czy oddzielne, nieterminowe dostarczenie orzeczenia o niepełnosprawności, rozliczanie proporcjonalne urlopu dodatkowego, data od której ustala się uprawnienia)
• Urlopy okolicznościowe – zasady udzielania
• Gdzie przechowywać wnioski dotyczące udzielania urlopu okolicznościowego?
• Urlop opiekuńczy zasady udzielania urlopu opiekuńczego, gdzie przechowujemy wnioski, zasady udzielania urlopu pracownikowi
• Czy pracodawca jest zobowiązany każdorazowo udzielić pracownikowi urlopu opiekuńczego?
11. Zasady i forma udzielania dni wolnych w związku z siłą wyższą. Czy pracodawca może odmówić udzielenia dni wolnych? Termin udzielenia dni wolnych
12. Wynagrodzenia pracownika w trakcie wykorzystywania dwóch dni wolnych w związku z siłą wyższą
13. Urlop opiekuńczy a uprawnienia pracownicze
14. Urlop opiekuńczy a wysokość wynagrodzenia pracownika
15. Nowe zasady udzielania urlopu rodzicielskiego
16. Dodatkowe 9 tygodni urlopu rodzicielskiego – jak to wygląda w praktyce
17. Długość trwania urlopu ojcowskiego – co się zmianie
18. Z jakich ułatwień będą mogli skorzystać pracownicy składający wnioski w przedmiocie uprawnień związanych z rodzicielstwem?
19. Uprawnienia i nieobecności związane z rodzicielstwem
• Uprawnienia rodziców dziecka do lat 4
• Uprawnienia rodziców dziecka do lat 8
• Zasady udzielania opieki nad dzieckiem do lat 14
• Elastyczna organizacja czasu pracy – uprawnienia rodziców opiekujących się dzieckiem do 8 roku życia
