Darmowe narzędzie stworzone przez Ministerstwo Finansów, które umożliwi naszym przedsiębiorstwom korzystanie z krajowego systemu faktur. Dzięki aplikacji podatnika będziesz mógł wystawić fakturę, odebrać fakturę i zarządzać wszelkimi uprawnieniami do integracji z KSeFem. Do tego żeby Twoi pracownicy, biuro rachunkowe, jakiś inny kontrahent w ramach samo-fakturowania mógł wystawić czy odebrać fakturę. To jest aplikacja stworzona dla Ciebie, żebyś mógł bez problemu i bez dodatkowych kosztów integracyjnych wejść w KSeF. Natomiast im większym przedsiębiorcą jesteś, im większą masz skalę fakturowania, tym bardziej powinieneś się zastanowić nad rozwiązaniami komercyjnymi.

Moduł certyfikatów i uprawnień- darmowe narzędzie ministerialne, które jest elementem aplikacji podatnika i tylko i wyłącznie do 31 stycznia bieżącego roku właśnie w tym module będziesz zarządzać uprawnieniami. Będziesz nadawać uprawnienia dla osób fizycznych, na przykład swoich pracowników. Dla firm, na przykład dla biura rachunkowego. Możesz generować tokeny, możesz generować odpowiednie certyfikaty KSeFowe. Wszystko po to, ażeby przygotować się na produkcję KSeFu, czyli na swoje działanie z obiegiem e-fakturowania po 1 lutego bieżącego roku. Po 1 lutego też pamiętaj, że moduł MCU znika, a wszystkie takie działania zrobisz albo w aplikacji podatnika, albo odpowiednio w swoim programie komercyjnym.

Prowadząc jednoosobową działalność gospodarczą w KSeF-ie możesz wszystko. Wystarczy Ci profil zaufany lub podpis kwalifikowany, żeby móc logować się do aplikacji podatnika, wystawiać faktury, odbierać faktury, przeglądać historię sesji czy zarządzać odpowiednio uprawnieniami. Nie interesuje Cię żadne zawiadomienie ZAW-FA. Jeśli natomiast prowadzisz działalność w innej formie niż jednoosobowa działalność gospodarcza, na przykład w formie spółki kapitałowej lub osobowej, żeby mieć uprawnienia właścicielskie i móc wykonać wszystko na poziomie KSeF-u, powinieneś posługiwać się pieczęcią kwalifikowaną. Jeśli jej nie masz, musisz ustanowić pierwszą osobę uprawnioną, co zrobisz dzięki formularzowi ZAW-FA.

Jest zawiadomieniem o wyznaczeniu pierwszej osoby uprawnionej do korzystania z systemu KSeF. Dokument ten jest niezbędny w przypadku podmiotów, które nie posiadają pieczęci kwalifikowanej i nie prowadzą działalności w formie jednoosobowej działalności gospodarczej – dotyczy to m.in. spółek, stowarzyszeń czy fundacji.

To jest dokument w postaci XMLowym zgodny ze strukturą logiczną narzuconą przez Ministerstwo Finansów. Jedyny dokument, który będziesz w stanie wystawić i przesłać, udostępnić swoim kontrahentom za pośrednictwem krajowego systemu e-faktur. Tylko i wyłącznie wtedy, kiedy ten dokument będzie miał nadany, tak zwany KSeF ID, czyli unikalny numer identyfikacyjny na poziomie KSEFU nadawany przez ten system.

To czytelny obraz pliku xmlowego, czyli obraz twojej e-faktury z KSeFu. Możesz go wygenerować w postaci PDF i dostarczyć swojemu klientowi kontrahentowi zagranicznemu konsumentowi albo kontrahentowi krajowemu tak, żeby mieć pewność, żeby ci tą fakturę opłacił i żeby wiedział jaka jest jej treść albo żeby doręczyć ten dokument razem z załącznikiem, bo przecież z załączników nie dodasz do KSeFu. Zapominasz o starych layoutach. Jeżeli do tej pory stosowałeś jakąś treść na swojej fakturze, ją wypracowałeś, musisz ją ujmować w ramach pliku xmlowego, czyli w postaci e-faktury. E-faktura i jej wizualizacja to ma być jeden do jednego ta sama treść odwzorowana, tyle że w pliku pdf-owym i taką będziesz mógł się posługiwać, o ile będzie miała nadane odpowiednie kody QR-owe. Pamiętaj o prawidłowym zwizualizowaniu pliku, o prawidłowym naniesieniu kodów QR-owych i o odróżnianiu kodów QR-owych.

Kod QR, to element, który umieszcza się na wizualizacji e-faktury, aby móc wprowadzić dokument do obiegu równoległego, na przykład dla podmiotu, który nie ma obowiązku posługiwania się systemem KSeF. Kod podstawowy zawiera w sobie zaszyty KSeF ID, czyli unikalny, 35-znakowy numer e-faktury. Widząc wizualizację z kodem QR i numerem KSeF ID, zyskujesz pewność, że faktura została już zarejestrowana w systemie.

To alternatywa dla pełnej wizualizacji e-faktury. Jeżeli ma być dostarczona podmiotowi, który posługuje się polskim NIP, jest na przykład twoim klientem krajowym, jeżeli taki podmiot ma otrzymać od Ciebie jakiekolwiek potwierdzenie transakcji, a Ty jeszcze nie dodałeś swojej e-faktury do KSeFu, jedyne co możesz mu wydać to potwierdzenie transakcji. Dokument o okrojonych danych czyli o numerze faktury, danych sprzedawcy, nabywcy i kwocie należności ogółem. Jeżeli wydasz podmiotowi z krajowym NIPem pełną wizualizację, uważaj. Możesz z tego osiągnąć negatywne konsekwencje i narażać się na dublowanie sprzedaży.