Milcząca akceptacja faktur w KSeF? DKIS potwierdza, że nie trzeba zatwierdzać każdej faktury osobno!
Samofakturowanie w KSeF nie musi oznaczać setek maili z prośbą o akceptację projektów e-faktur. Przedsiębiorcy mogą korzystać z milczącej akceptacji projektów faktur, a zasady całej procedury określić w umowie, OWU lub regulaminie.
Zgodnie z wytycznymi DKIS z interpretacji z 5 października 2026 r., 0114-KDIP4-2.4012.662.2026.1.AA, nie ma przeszkód aby w miejsce osobnych umów samofakturowania z każdym kontrahentem zawrzeć wszelkie zasady w jednym Regulaminie / OWU przewidującym milczące zgody na faktury.
Sprawa dotyczyła Spółki, która zamiast zawierać z każdym kontrahentem odrębną umowę o samofakturowanie, chciała oprzeć procedurę na zgodzie zawartej w umowie najmu oraz szczegółowych zasadach określonych w OWU lub regulaminie.
Co więcej zasady te miały przewidywać, że Spółka jako podmiot samofakturujący będzie udostępniać wynajmującym projekty faktur w formacie XML, za pośrednictwem poczty elektronicznej lub dedykowanego portalu, jeszcze przed przesłaniem dokumentów do KSeF, a sama akceptacja tych faktur może się odbywać aktywnie (poprzez potwierdzenie prawidłowości projektu faktury) lub milcząco (poprzez brak zgłoszenia sprzeciwu w terminie określonym w OWU lub regulaminie, np. jednego dnia roboczego).
DKIS potwierdził, że obie formy są poprawne, w tym, że brak reakcji kontrahenta będzie skuteczną akceptacją.
Fiskus podkreślił jednak, że kontrahent musi mieć rzeczywistą możliwość zapoznania się z projektem faktury i zgłoszenia zastrzeżeń przed jej wystawieniem w KSeF. Stąd też zgodził się, że funkcję taką może zapewniać należycie umocowany pełnomocnik sprzedawcy, który odpowiadałby za weryfikację projektów i ich zatwierdzanie.
Ponieważ sam xml może sprawiać problemy dla sprzedawców Spółka dodatkowo pomyślała, aby oprócz projektu w XML przekazywać wynajmującym dokumenty informacyjne przedstawiające kalkulację należnego wynagrodzenia.
Organ uznał, że takie dokumenty nie stanowią odrębnych faktur, jeżeli są odpowiednio oznaczone, mają charakter wyłącznie informacyjny i wskazują, że właściwa faktura zostanie wystawiona w KSeF.
Samo przekazanie takiego zestawienia nie powoduje więc obowiązku zapłaty VAT na podstawie art. 108 ust. 1 ustawy, dotyczącego tzw. pustych faktur.
Wniosek? Samofakturowanie w KSeF może być procesem niemal całkowicie zautomatyzowanym. Kluczem nie jest zbieranie podpisów pod każdą fakturą, lecz prawidłowo skonstruowana i rzeczywiście stosowana procedura akceptacji.
