Faktura rozliczająca i jej upodobnienie do „zwykłej” faktury sprzedaży na tle KSeF
Faktura końcowa (rozliczająca) nie może udawać faktury podstawowej. W efekcie, faktura taka nie może wskazywać pełnej wartości sprzedaży i VAT, a zaliczki odejmować dopiero w sekcji rozliczenia. Nawet, jeśli system prawidłowo wylicza kwotę do zapłaty.
Tak wskazał DKIS w interpretacji z 22 października 2026 r., 0114-KDIP4-2.4012.644.2026.1.MC.
Sprawa dotyczyła podatnika, który korzystał z programu księgowego jaki na potrzeby KSeF w przypadku faktur końcowych:
- oznaczał dokument jako fakturę podstawową, zamiast „ROZ”;
- wykazywał pełną wartość sprzedaży i VAT, bez pomniejszenia o zaliczki;
- uwzględniał zaliczki dopiero w sekcji „Rozliczenie”;
- nie wskazywał numerów wcześniejszych faktur zaliczkowych.
Podatnik zapytał, czy taki sposób wystawiania faktur jest zgodny z przepisami ustawy o VAT.
Jak można się jednak domyślić, DKIS uznał, że taki sposób wystawiania faktur końcowych jest nieprawidłowy.
Zgodnie z art. 106f ust. 3 ustawy o VAT faktura końcowa powinna pomniejszać wartość sprzedaży i VAT o kwoty wynikające z wcześniej wystawionych faktur zaliczkowych. Co więcej, powinna ona wskazywać numery faktur zaliczkowych, w tym numery KSeF, jeżeli zostały nadane oraz prawidłowo prezentować pozostałą należność, zamiast wykazywać pełną wartość brutto jako należność ogółem.
Konsekwentnie, samo odjęcie zaliczki w sekcji „Rozliczenie” nie zastępuje prawidłowego wykazania podstawy opodatkowania i VAT.
Jakie wnioski dla podatników?
Po pierwsze: faktura końcowa musi prawidłowo rozliczać zaliczki nie tylko na poziomie płatności, ale również podstawy opodatkowania i VAT.
Po drugie: prawidłowa kwota pozostała do zapłaty nie oznacza automatycznie prawidłowo wystawionej faktury.
Po trzecie: warto sprawdzić, jak program księgowy generuje faktury końcowe, w szczególności ich oznaczenia, wartości oraz powiązania z fakturami zaliczkowymi.
KSeF nie zwalnia przedsiębiorców (podatników) z odpowiedzialności za prawidłową treść faktury, a tym samym błąd w konfiguracji programu może oznaczać wystawianie dokumentów niezgodnych z ustawą o VAT (!).
