Adrian Kęmpiński Odkrywaj KSeF razem z LTCA cz. XVIII "Warianty współpracy pomiędzy biurem rachunkowym a klientem"

Przyjęcie danego modelu zależy od Klientów w porfolio Biura Rachunkowego.

Im więcej dużych podmiotów tym łatwiej będzie obstawać przy wariancie, w którym to Klient samodzielnie wystawia faktury, pobiera je w KSeF i przekazując je do Biura, w tym daje uwagi dotyczące ich akceptacji, czy też sposobu rozliczeń (np. ta faktura dot. pojazdu X i odliczenia 100% VAT, a ta pojazdu Y i odliczenia 50%). Taki Klient wie, na co zwracać uwagę i niejednokrotnie ma podstawowe pojęcie o podatkach dotyczących jego działalności.

Z drugiej strony, jeśli Biuro obsługuje głównie działalność mikro, od (niepolecanego) inne warianty mogą być rozważane częściej. Tacy klienci często nie wiedzą jakie skutki podatkowe ich dotyczą, a niejednokrotnie nie są również “zaprzyjaźnieni” z technologią komputerową. Taki klient może preferować dopłaty za usługę, aby tylko przerzucić obowiązek KSeF na Biuro. W tym jednak wypadku Klient powinien wiedzieć, że Biuro wykona (o ile się zdecyduje) wyłącznie czynność techniczną i wszelka odpowiedzialność za fakturowanie i rzetelność przekazywanych informacji wciąż powinna spoczywać na tym Kliencie.

Budowanie świadomości wśród klientów jest niezwykle ważne, nie tylko w zakresie obowiązków KSeF, ale także w zakresie ewentualnej zmiany zakresu współpracy. Zwłaszcza wobec wprowadzającego w błąd (zbyt uproszczonego) komunikatu ze strony Ministerstwa, jakoby praca Biura miałaby być łatwiejsza. Z pewnością nie na etapie wdrażania KsEF i śledzenia zmian przepisów z tym związanych.

Wracając jednak do wariantów współpracy, musimy wskazać, że niemal niemożliwym może być przyjęcie jednego wariantu dla wszystkich klientów. Biuro musi we własnym zakresie zastanowić jaki sposób chce współpracować i z klientem, w tym jaki stopień „odpapierzenia” chciałoby przyjąć.

Na tle powyższego, ciekawe mogą stać się modele pośrednie związane z tym, że Klient samodzielnie wystawia faktury w KSeF, niemniej jednocześnie korzysta z oprogramowania Biura lub systemu typu EDI/OCR, w którym jest w stanie odznaczyć akceptowane faktury, prywatne wydatki oraz dodać lub uszczegółowić odpowiednie opisy, np. dla faktury z delegacji lub na potrzeby oznaczenia, że do danej faktury został wystawiony załącznik.

Wciąż jednak wybór preferowanego modelu współpracy i wskazania Klientowi jakie dokumenty / informacje, w jaki sposób i w jakich terminach ma dostarczyć do Biura to nie wszystko. Wiele zależeć będzie od poziomu świadomości naszych Klientów i wiedzy co najmniej o podstawowych skutkach podatkowych dotyczących ich działalności.