🧾 Czy można wystawić fakturę na firmę, jeżeli nabywca nie podał NIP przy transakcji?

Posłuchaj artykułu:

👇 Dora (twój osobisty asystent podatkowy) wyjaśnia:

📄 Podstawa prawna

Zgodnie z art. 106b ust. 5 ustawy VAT, w przypadku sprzedaży zaewidencjonowanej na kasie rejestrującej, fakturę na rzecz podatnika wystawić można tylko jeżeli paragon zawiera NIP.

❗ Informacje ogólne

Jeżeli sprzedaż została nabita na kasę fiskalną i potwierdzona paragonem, a przy zakupie nabywca nie podał swojego numeru NIP (nie został on umieszczony na paragonie), sprzedawca nie może wystawić faktury na jego firmę. Praktyka organów podatkowych i sądów administracyjnych wskazuje na restrykcyjną interpretację powyższej reguły. Brak NIP na paragonie oznacza, że sprzedaż została uznana za dokonaną na rzecz konsumenta, a nie podatnika VAT, z wszystkimi tego konsekwencjami dla możliwości odliczenia VAT oraz dokumentowania sprzedaży. To, że nabywca jest w istocie podatnikiem VAT tylko np. zapomniał podać NIP przy zakupie, nie daje prawa do wystawienia faktury zawierającej numer identyfikacji podatkowej po fakcie.

Wystawienie faktury z NIP wbrew zakazowi rodzi konsekwencje podatkowe — organ może ustalić dodatkowe zobowiązanie podatkowe odpowiadające 100% kwoty podatku wykazanego na takiej fakturze, a także pociągnąć sprzedawcę do odpowiedzialności karno‑skarbowej, w zależności od okoliczności.

💻 Interpretacja przepisów ogólnych oraz wyszukanych interpretacji lub wyroków.

Powyższe znajduje swoje potwierdzenie chociażby w interpretacji indywidualnej z dnia 28 maja 2025 r., nr 0112-KDIL3.4012.264.2020.12.AK. Dyrektor KIS rozpatrywał w niej sprawę Spółki prowadzącej sieć hoteli. Goście rezerwujący pobyt przez Internet często nie wskazują, iż prowadzą działalność gospodarczą. Dokonując rezerwacji, nie podają swojego numeru identyfikacji NIP. Jednak po zakończeniu pobytu w hotelu część gości domaga się wystawienia im faktury zawierającej ich NIP. Organ podatkowy wskazał, że gdyby Spółka zdecydowała się wystawić w takiej sytuacji fakturę VAT na żądanie klienta, groziłoby jej 100% dodatkowe zobowiązanie podatkowe. Wynika to z faktu, że kupujący już w chwili zakupu musi wybrać, czy dokonuje go na potrzeby prywatne lub firmowe. Wystawienie faktury VAT w późniejszym terminie mogłoby odbyć się wyłącznie, jeżeli na wystawionym wcześniej paragonie ujawniony został NIP nabywcy.

A co z zagranicznymi nabywcami? W numery identyfikacyjne nadawane w różnych państwach bywają dłuższe niż numer NIP przewidziany i obowiązujący na ternie Polski, w związku z czym nie mieszczą się one na paragonach. Czy w takiej sytuacji sprzedawca może wystawić fakturę na firmę nabywcy bez wystawiania paragonu zwierającego wymagany numer?

Na to pytanie odpowiedź znaleźć można w interpretacji wydanej dnia 3 października 2024 r., nr 0112-KDIL3.4012.464.2024.2.MC, w której Dyrektor KIS wyjaśnił, że obowiązek podania identyfikatora podatkowego dotyczy zarówno podatników podatku od towarów i usług (polskich podatników), jak i podatników podatku od wartości dodanej, co powoduje, że zastosowanie znajdzie również w odniesieniu do kontrahentów z Unii Europejskiej prowadzących działalność gospodarczą (wymóg nie obejmuje sprzedaży potwierdzonej paragonem fiskalnym dokonanej na rzecz podatników spoza UE). Również tego typu podmioty muszą podać swój identyfikator podatkowy do paragonu fiskalnego, jeżeli następnie chcą otrzymać fakturę. Wystawienie faktury na firmę nabywcy z naruszniem tej reguły wiąże się z sankcją podatkową w postaci dodatkowego zobowiązania podatkowego. Jeżeli używana przez sprzedawcę kasa fiskalna nie jest w stanie wydrukować na paragonie całego numeru nabywcy z powody na jego długość przekraczającą standardowy polski NIP, to jest on zobowizany do dostosowania systemów wykorzystywanych w prowadzonej działalności gospodarczej w taki sposób, aby działać zgodnie z przepisami prawa.

📝 Podsumowanie

Reasumując, stanowisko organów podatkowych jest klarowne – brak NIP na paragonie oznacza, że sprzedawca nie może wystawić faktury VAT na firmę nabywcy. Nie jest istotne czy nabywca zapomniał go podać ani nawet to czy numer identyfikacyjny jest za długi do umieszczenia na paragonie, ponieważ nadany został w innym kraju niż Polska. Złamanie tego zakazu zagrożone jest sankcją w postaci 100% dodatkowego zobowiązania podatkowego.

Pamiętać jednak należy, że fakturę można wystawić nawet jeśli uprzednio wystawiony dla nich paragon nie zawierał w ogóle numeru NIP, dla nabywców niebędących podatnikami podatku od wartości dodanej oraz dla nabywców spoza Unii Europejskiej.