Błędne wizualizacje e-faktur a dublowanie fakturowania
Ostatnio coraz częściej słyszę (na szkoleniach lub w rozmowach) , albo widzę (m.in. w komentarzach pod postami na sm), pomysły przedsiębiorców na zasadzie:
💠będę wysyłał stary, znany klientom, layout faktury, a co do hasztag#ksef to swoją drogą;
💠po co jakiekolwiek zmiany i ta dyskusja o QR, pdf z programu fakturowo-księgowego idzie do klienta, a potem fakturę przesyłam do hasztag#ksef.
Nie wspominając o samych trybach fakturowania online/offline. 😬 Wszystko mam wrażenie bez rozróżnienia czym jest wizualizacja (np. pdf) e-faktury wraz z niezbędnymi kodami QR, a czym grozi używanie starych layout'ów/pdf'ów niedostosowanych i nieodzwierciedlających docelowej treści e-faktury 😥😶🌫️
W tym miejscu chciałbym więc zaznaczyć, że nie możemy przyjmować takich koncepcji jak wyżej opisywane❗Z założenia bowiem "stare" layout'y / pdf'y obejmują inny zakres danych niż zakres danych jaki końcowo ujęty zostanie w ramach piku xml przesyłanego do KSeF. Działanie takie grozi tak na prawdę podwójnym fakturowaniem: raz poza KSeF, a dwa w KSeF. 💡
Wasze "stare" layout'y / pdf'y muszą zostać dostosowane do KSeF w taki sposób aby mogły stanowić prawidłową wizualizację e-faktury i w tym zakresie nie mogą występować jakiekolwiek różnice❗
Wizualizacja e-faktury może obejmować dodatkową treść, która z punktu widzenia systemu KSeF nie ma znaczenia. Treść ta nie może dotyczyć wprost stron i przedmiotu transakcji, w tym w szczególności możliwe jest umieszczanie na niej odpowiednich znaków wodnych lub logo (oprócz niezbędnych kodów QR).
Jeżeli jednak jakąś informację / treść można umieścić w ramach samej schemy to powinniśmy dążyć do takiego ujęcia danych w pliku XML, aby nie występowały różnice pomiędzy treścią pliku xml a jego wizualizacją PDF. W szczególności, co do stron transakcji oraz przedmiotu i warunków transakcji.
Za niedopuszczalne przy tym uznawać należy „precyzowanie” danych w ramach wizualizacji, zamiast wprost w pliku xml. Odmiennie, organy podatkowe mogą przyjąć, iż dokumenty te nie są tożsame i nastąpiło tzw. dublowanie faktury, z których jedna stanowi pustą fakturę, generującą ryzyko zapłaty podatku na bazie art. 108 ustawy o VAT.
