Czy certyfikat musi być przypisany do osoby fizycznej?

Nie, certyfikat Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) nie musi być przypisany wyłącznie do osoby fizycznej. Może być on wydany zarówno osobie fizycznej, jak i podmiotowi niebędącemu osobą fizyczną, takiemu jak spółka. 

Oto zasady wydawania certyfikatów KSeF, które stanowią elektroniczne poświadczenia tożsamości posiadacza: 

1. Certyfikat wydany na osobę fizyczną

Certyfikat KSeF może być wydany osobie fizycznej w następujących kontekstach: 

• Identyfikacja: Osoba fizyczna może być identyfikowana po numerze NIP (np. jednoosobowa działalność gospodarcza) lub po numerze PESEL (np. pracownikowi firmy, pod warunkiem, że posiada jakiekolwiek uprawnienie do korzystania z KSeF). 

• Wnioskowanie i użycie: O certyfikat zawierający dane osoby fizycznej może wnioskować wyłącznie ta osoba. Tylko ta osoba może go pobrać, a następnie się nim posługiwać. 

• Bezpieczeństwo: Niedopuszczalne jest udostępnienie certyfikatu KSeF wydanego na daną osobę fizyczną innej osobie fizycznej. 

• Widoczność w KSeF: Jeżeli fakturę wystawi osoba posługująca się certyfikatem wydanym na pracownika (na jego PESEL), w KSeF widoczne będą dane tej konkretnej osoby fizycznej, która wystawiała fakturę, działając w imieniu spółki. 

2. Certyfikat wydany na podmiot (Firmę)

Certyfikat KSeF może być wydany podmiotowi niebędącemu osobą fizyczną (np. spółce z o.o.) w następujących okolicznościach: 

• Identyfikacja: Certyfikat może być wydany podmiotowi niebędącemu osobą fizyczną posiadającemu NIP (np. spółce z o.o.), po uprzednim uwierzytelnieniu się za pomocą pieczęci kwalifikowanej. 

• Zarządzanie: Spółka, uwierzytelniona pieczęcią kwalifikowaną, będzie mogła zawnioskować i pobrać wiele certyfikatów wydanych na dane spółki (zawierających NIP spółki). 

• Odpowiedzialność: Certyfikaty wydane na dane podmiotu (np. spółki) nie są powiązane z konkretnymi osobami fizycznymi. Odpowiedzialność za przekazywanie tych certyfikatów konkretnym pracownikom i posługiwanie się nimi leży po stronie spółki. 

• Widoczność w KSeF: W tej sytuacji, gdy fakturę wystawi osoba fizyczna posługująca się certyfikatem wydanym na NIP spółki, w KSeF widoczne będą wyłącznie dane spółki, a nie konkretnej osoby fizycznej, która fizycznie wystawiła fakturę. 

Weryfikacja w trybie OFFLINE (Certyfikat typu 2) 

Certyfikat KSeF typu 2 (offline) jest wymagany do oznaczenia faktury kodem weryfikującym wystawcę w trybie OFFLINE. Potwierdzenie tożsamości wystawcy jest w tym przypadku rozumiane jako: 

• potwierdzenie tożsamości osoby, jeśli certyfikat był wydany na osobę fizyczną, lub 

• identyfikacja konkretnego podmiotu (np. spółki), jeśli certyfikat był wydany na podmiot inny niż osoba fizyczna. 

Podsumowując, certyfikaty KSeF są elastyczne i mogą być wydawane zarówno pracownikom (osobom fizycznym) w celu identyfikacji ich indywidualnych działań, jak i bezpośrednio firmom (podmiotom), pozostawiając organizacji wewnętrzną odpowiedzialność za kontrolę dostępu. 

*Informacje przekazywane przez Doradzai.com nie są usługami doradztwa podatkowego i nie stanowią wiążącej wykładni przepisów podatkowych