EUDR – Zrozum swoje obowiązki krok po kroku
Rozporządzenie EUDR wskazuje różne kategorie firm, a każda kategoria firmy ponosi odrębne obowiązki i zobowiązania dotyczące zapewniania zgodności swojej działalności z treścią Rozporządzenia. Ścieżka zgodności powinna być podzielona na określone kroki, które obejmą cały proces należytej staranności.
Kroki te powinny obejmować:
Krok 1: zidentyfikowanie swojej roli i obowiązków w obszarze EUDR;
Krok 2: dostosowanie wymogów należytej staranności w zakresie EUDR;
Krok 3: określenie zasad zbierania danych;
Krok 4: przeprowadzenie oceny ryzyka;
Krok 5: wdrożenie strategii ograniczania ryzyka;
Krok 6: złożenie oświadczenia o należytej staranności;
Krok 7: monitorowanie i sporządzanie raportów.
Wymagania dla każdego etapu różnią się znacząco w zależności od kategorii firmy. Różnice dotyczą sposobu dochowania należytej staranności, podejmowania działań proaktywnych, a w niektórych przypadkach brak konieczności podejmowania bezpośrednich działań na mocy EUDR.
Pierwszym niezbędnym krokiem dla wszystkich firm w kierunku zgodności z nowym Rozporządzeniem EUDR jest dokładne zrozumienie ich roli i potencjalnych obowiązków wynikających z rozporządzenia. Wiąże się to z oceną, czy Twoja firma działa w sektorze, który podlega zakresowi EUDR. Jeśli tak, kluczowe jest określenie konkretnej kategorii, do której należy Twoja firma: Podmiot wprowadzający pierwszy raz, Podmiot wykorzystujący, Podmiot handlowy lub Podmiot mający siedzibę w kraju trzecim.
Zidentyfikuj swój podmiot:
Uwaga!: Definicje podmiot wprowadzający i podmiot wykorzystujący zostały użyte na potrzeby niniejszego artykułu aby możliwe najdokładniej wytłumaczyć różnicę w obowiązkach poszczególnych firm.
„Podmiot wprowadzający” – podmiotem wprowadzającym są firmy które wprowadzają na rynek UE produkty objęte zakresem EUDR (np. firmy importujące produkty na rynek UE). Podmioty wprowadzające muszą stworzyć system należytej staranności, aby zapewnić, że produkty są wolne od wylesiania i produkowane legalnie.
Podmioty wprowadzające produkty muszą zbierać informacje o źródle pochodzenia produktów, przeprowadzać analizy ryzyka i podejmować kroki w celu zmniejszenia wszelkich zidentyfikowanych ryzyk. Każda firma musi opracować i wdrożyć system należytej staranności. Podmioty wprowadzające muszą złożyć „oświadczenie o należytej staranności” w Systemie Informacyjnym UE przed wprowadzeniem produktów na rynek.
Oświadczenie to musi zawierać dane geolokalizacyjne obszarów produkcji. Podmioty wprowadzające powinny być przygotowane na inspekcje przeprowadzane przez organy państw członkowskich UE w celu udowodnienia, że ich system należytej staranności jest skuteczny i że ryzyko niezgodności z kryteriami wylesiania jest znikome.
Wszystkie te obowiązki dotyczą również przedsiębiorstw eksportujących produkty z UE.
„Podmiot wykorzystujący niebędący MŚP” - podmiotem wykorzystującym niebędący MŚP są duże firmy, które jako pierwsze wprowadzają na rynek UE produkty wymienione w EUDR, które zostały wytworzone z innych produktów również wymienionych w EUDR lub zawierają takie produkty, które pozyskały od Podmiotów wprowadzających (np. firmy produkujące czekoladę – produkt wymieniony w EUDR – z kakao, innego produktu wymienionego w EUDR wprowadzonego na rynek przez inną firmę).
Podmioty wykorzystujące niebędące MŚP muszą upewnić się, że podmiot wprowadzający oryginalne produkty na rynek UE dochował należytej staranności zgodnie z EUDR i mogą odwoływać się do „oświadczeń o należytej staranności” złożonych przez podmioty wprowadzające. W przypadku produktów, które nie zostały poddane procedurze należytej staranności, podmioty te przeprowadzają tą procedurę samodzielnie.
„Podmiot wykorzystujący będący MŚP” – podmioty wykorzystujące będące MŚP to firmy, które jako pierwsze wprowadzają na rynek UE produkty wymienione w EUDR, które zostały wytworzone z innych produktów wymienionych w EUDR lub zawierają takie produkty, które pozyskały od podmiotu wprowadzające.
Podmioty wykorzystujące będące MŚP są zwolnione z wszelkich obowiązków związanych z wykazaniem należytej staranności, chociaż nadal będą ponosić odpowiedzialność (wraz z innymi firmami w łańcuchu dostaw), jeśli okaże się, że produkty są niezgodne z wymogami.
„Podmiot handlowy niebędący MŚP” - podmioty handlowe niebędące MŚP to firmy, które pozyskują produkty wymienione w EUDR od Podmiotów wprowadzających lub Podmiotów wykorzystujących, ale nie przetwarzają ich na inne produkty wymienione w EUDR.
Podmioty handlowe niebędące MŚP muszą zastosować zasady należytej staranności, w takim samym zakresie jak Podmioty wprowadzające, w tym złożyć nowe oświadczenie o należytej staranności przed wprowadzeniem produktów na rynek UE.
Ponieważ pozyskują produkty, które przeszły już proces należytej staranności, ich obowiązki są zasadniczo takie same jak obowiązki podmiotów wykorzystujących: muszą upewnić się, że podmiot wykorzystujący, wprowadzając na rynek UE oryginalne produkty dołożył należytej staranności. Podmioty te mogą powoływać się na oryginalne oświadczenia o należytej staranności w swoich własnych oświadczeniach.
„Podmiot handlowy będący MŚP” – podmiot handlowy będący MŚP to firmy, które pozyskują produkty wymienione w EUDR od podmiotów wprowadzających/wykorzystujących lub innych podmiotów handlowych, ale nie przetwarzają ich na inne produkty wymienione w EUDR.
Jedynym obowiązkiem podmiotów handlowych będących MŚP jest przechowywanie zapisów dotyczących tego, od kogo kupują produkty i komu je sprzedają, a także szczegóły oświadczeń o należytej staranności pozyskane od innych podmiotów. Pozostają oni jednak odpowiedzialni (wraz z innymi firmami w łańcuchu dostaw), gdyby produkty okazały się niezgodne z treścią Rozporządzenia.
„Podmioty z siedzibą w krajach trzecich” – są to firmy zajmujące się produkcją lub handlem produktami objętymi zakresem Rozporządzenia EUDR, które jednak same nie wprowadzają tych produktów na rynek UE – tzn. mają siedzibę poza UE i przekazują własność produktów innym przedsiębiorstwom przed wprowadzeniem ich na rynek UE. Firmy te nie podlegają bezpośrednio pod Rozporządzenie EUDR, mogą jednak mieć kluczowe znaczenie dla dostarczenia informacji wspierających procesy należytej staranności Podmiotów wprowadzających, Podmiotów wykorzystujących i Podmiotów handlowych.
Jak wynika z powyższego, dla prawidłowego ułożenia zasad należytej staranności na potrzeby EUDR, kluczowe jest w pierwszej kolejności znalezienie odpowiedzi na dwa pytania: Czy moja firma podlega zakresowi EUDR? oraz Jaką rolę w łańcuchu dostaw pełni moja firma? Znając odpowiedzi na te główne pytania można przejść do szczegółowej analizy obowiązków i prawidłowego ułożenia zasad systemu należytej staranności EUDR.
