Impreza integracyjna ze współpracownikami B2B a odliczenie VAT – instrukcja dla księgowych po wyroku NSA

Czy programista na B2B śpiewający karaoke na wyjeździe firmowym to dla fiskusa inwestycja w biznes, czy prywatna rozrywka kontrahenta? Dla zespołu wyjazd integracyjny to gra terenowa i DJ do rana. Dla księgowego to pytanie, czy VAT z faktury można odliczyć także w części przypadającej na współpracowników B2B i zleceniobiorców. Po czterech latach sporu mamy odpowiedź: można. Dyrektor KIS w interpretacji z 14 października 2026 r. (sygn. 0114-KDIP1-3.4012.436.2022.11.S.KG), wydanej po wyroku NSA, przyznał rację podatnikowi. 

Historia sprawy: od „nieprawidłowe” do „prawidłowe” w cztery lata 

Spółka z branży IT (doradztwo i wdrażanie oprogramowania) realizuje projekty w mieszanych zespołach: pracownicy na etacie, kontraktorzy B2B i zleceniobiorcy, rozproszeni po biurach w różnych miastach. Zorganizowała kilkudniowy zagraniczny wyjazd integracyjny. Zewnętrzny organizator wystawił faktury za kompleksową usługę organizacji wyjazdu z VAT 23% (bez procedury marży). W pakiecie: przeloty, hotel, wyżywienie, sala konferencyjna, spotkania z zarządem, gra terenowa, fotograf, DJ i karaoke. Z ostrożności spółka nie odliczyła VAT w części dotyczącej współpracowników i zapytała KIS o zdanie. 

– Grudzień 2022: KIS uznaje stanowisko spółki za nieprawidłowe. 
– 7 czerwca 2023: WSA w Warszawie (III SA/Wa 593/23) uchyla interpretację. 
– 15 maja 2026: NSA (I FSK 1720/23) oddala skargę kasacyjną organu. 
– 14 października 2026: KIS wykonuje wyrok i uznaje stanowisko spółki za prawidłowe. 

Wyrok WSA i NSA: liczy się, kto odnosi korzyść 

Sądy przypomniały podstawę konstrukcji VAT: prawo do odliczenia nie wymaga, by zakup przekładał się na konkretną fakturę sprzedaży. Wystarczy związek pośredni z całokształtem działalności (art. 86 ust. 1 ustawy o VAT). Kluczowe argumenty, które musiał uwzględnić Dyrektor KIS: 

– współpracownicy są równoprawnymi członkami zespołów, a ich praca przekłada się wprost na sprzedaż usług spółki; 
– integracja poprawia komunikację, wymianę wiedzy i efektywność oraz ogranicza rotację; 
– przeważającą korzyść odnosi firma, a nie uczestnicy – przez kilka dni pozostają do jej dyspozycji, a atrakcje w czasie wolnym są standardem takich wyjazdów; 
– przepisy należy czytać dynamicznie: wydatki, które kiedyś uchodziły za „wizerunkowe”, dziś bywają zwyczajną częścią prowadzenia biznesu. 

Innymi słowy: karaoke nie jest celem samym w sobie, tylko narzędziem budowania zespołu. Nawet jeśli występ prezesa bywa dla zespołu przeżyciem granicznym. 

Instrukcja dla księgowych: 6 kroków przed JPK_V7 

1. Sprawdź fakturę. Jeśli organizator rozlicza się w procedurze marży (art. 119), VAT do odliczenia nie ma – niezależnie od tego, kto pojechał. 
2. Kupuj usługę kompleksową. Art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT wyłącza odliczenie przy usługach noclegowych i gastronomicznych. W omawianej sprawie hotel i wyżywienie były elementem jednej usługi organizacji wyjazdu, co potwierdzały umowa i faktury. Kupowane osobno, bezpośrednio od hotelu czy restauracji – co do zasady odliczenia nie dadzą. 
3. Zweryfikuj listę uczestników. Argumentacja działa dla osób realnie współtworzących zespół: kontraktorów B2B i zleceniobiorców pracujących przy projektach. Klienci, dystrybutorzy czy osoby towarzyszące to inna historia. 
4. Udokumentuj cel biznesowy. Agenda, wystąpienia zarządu, opis celów (integracja zespołów projektowych, onboarding, komunikacja strategii). Sam paragon z baru to za mało, a przy kontroli lepiej pokazać program niż zdjęcia z DJ-em. 
5. Pamiętaj o zakresie ochrony. Interpretacja chroni tylko wnioskodawcę. Dla innych to mocny argument wsparty prawomocnym wyrokiem, ale nie tarcza. Przy dużych kwotach rozważ własny wniosek. 
6. Sprawdź zaległe odliczenia. Jeśli firma – jak bohater sprawy – z ostrożności nie odliczyła VAT, może to nadrobić korektą w ciągu 5 lat od początku roku, w którym powstało prawo do odliczenia (art. 86 ust. 13). Dla wydatków z 2022 r. termin mija 31 grudnia 2026 r. Zegar tyka głośniej niż DJ. 

Podsumowanie 

Model pracy oparty na kontraktorach B2B to dziś norma, zwłaszcza w IT. Sądy, a za nimi KIS, to dostrzegły: skoro współpracownik pracuje w zespole jak pracownik, wydatek na jego integrację może mieć związek z działalnością opodatkowaną. Warunki: realny cel biznesowy, właściwa forma zakupu i porządna dokumentacja. 

👉 Nie wiesz, jak rozliczyć imprezę integracyjną? Skontaktuj się ze mną – przeanalizujemy umowę z organizatorem i faktury, zanim zrobi to urząd.