Jak wygląda podstawowy przepływ dokumentu w KSeF?

1. Wystawca przygotowuje fakturę w swoim programie księgowym 

Faktura powstaje: 

• w programie finansowo-księgowym, 
• w aplikacji przygotowanej przez firmę, 
• w narzędziu MF (np. aplikacja ministerialna – Aplikacja Podatnika 2.0). 

System podatnika tworzy fakturę w formacie XML zgodnym ze strukturą FA(3). 

2. Program wysyła fakturę doKSeF

Następuje automatyczne uwierzytelnienie wystawcy — np.: 

• podpisem kwalifikowanym, 
• pieczęcią elektroniczną, 
• profilem zaufanym,  
• poprzez token lub certyfikat KSeF (uprawnienie systemowe). 

Dopiero po poprawnym uwierzytelnieniu system dopuszcza fakturę do weryfikacji. 

3. Weryfikacja techniczna(walidacja)w KSeF 

KSeF sprawdza, czy: 

• struktura faktury jest poprawna, 
• wszystkie wymagane elementy są wypełnione, 
• podatnik ma prawo do wystawienia dokumentu, 
• nie ma błędów uniemożliwiających rejestrację. 

Jeśli faktura zawiera błędy techniczne (np. nie ma uzupełnionych pól obowiązkowych)— zostaje odrzucona i nie trafia do obrotu podatkowego. 

4. Nadanie numeruKSeFi rejestracja dokumentu 

Po pozytywnej weryfikacji (walidacji): 

• system nadaje fakturze unikalny numer KSeF, 
• faktura zostaje uznana za wystawioną, 
• KSeF zapisuje moment jej wpływu (data i czas), 
• faktura trafia do centralnego rejestru. 

To jest kluczowy moment podatkowy — decyduje o momencie wystawienia i późniejszym prawie do odliczenia VAT. 

5. Udostępnienie faktury nabywcy

Nabywca może: 

• pobrać fakturę z KSeF poprzez swój system księgowy lub inny, który jest zintegrowany (połączony) z KSeF (API KSeF), 
• pobrać ją ręcznie, logując się do Aplikacji Podatnika 2.0 (darmowe narzedzie ministerialne umożliwiające łączenie z KSeF).  

Nie ma znaczenia, czy nabywca faktycznie ją pobrał — za moment otrzymania uznaje się chwilę udostępnienia w KSeF (przydzielenia numeru KSeF ID). 

6. Archiwizacja wKSeF

Faktura jest przechowywana: 

• przez 10 lat od końca roku wystawienia, 
• w sposób gwarantujący autentyczność, integralność i niezmienność. 

Z zasady, podatnik nie musi prowadzić własnego archiwum dla faktur ustrukturyzowanych. 

7. Możliwość wystawiania korekt

Jeśli konieczne jest skorygowanie dokumentu: 

• wystawca generuje fakturę korygującą w tym samym systemie, 
• przesyła do KSeF, 
• korekta otrzymuje nowy numer KSeF, 
• obie faktury (pierwotna i korekty) są powiązane w systemie. 

Proces wygląda identycznie jak przy fakturze pierwotnej. 

*Informacje przekazywane przez Doradzai.com nie są usługami doradztwa podatkowego i nie stanowią wiążącej wykładni przepisów podatkowych