Jakie rodzaje certyfikatów są dopuszczone w KSeF?

W Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) będą dopuszczone i wykorzystywane dwa główne typy certyfikatów KSeF, które pełnią różne funkcje: Certyfikat typu 1 (do uwierzytelnienia) oraz Certyfikat typu 2 (do wystawiania faktur offline). 

Nie będzie możliwe wygenerowanie jednego certyfikatu KSeF obejmującego jednocześnie oba zastosowania. Dla ułatwienia rozróżnienia, w atrybucie CN (commonName) certyfikaty obu typów będą miały dopisek „uwierzytelnianie” lub „offline”, w zależności od ich zastosowania. 

1. CertyfikatKSeFtypu 1 (uwierzytelnienie) 

Certyfikat typu 1 jest przeznaczony do uwierzytelniania się w systemie KSeF. 

• Rola: Stanowi jedną z dopuszczalnych metod uwierzytelnienia w systemie, podobnie jak np. podpis kwalifikowany. 
• Charakterystyka: Stanowi wyłącznie środek uwierzytelnienia w systemie; nie jest nośnikiem uprawnień. Po uwierzytelnieniu się tym certyfikatem, osoba lub podmiot będzie mógł działać w systemie zgodnie z uprawnieniami przypisanymi im w KSeF. 
• Sposób użycia: Uwierzytelnienie certyfikatem KSeF typu 1 będzie możliwe zarówno w sesji interaktywnej, jak i w sesji wsadowej. 
• Wpływ na uprawnienia: Po zalogowaniu system weźmie pod uwagę uprawnienia powiązane z identyfikatorem podatkowym (NIP, PESEL) zapisanym na certyfikacie, uwzględniając również powiązanie tych identyfikatorów. Oznacza to, że osoba fizyczna lub podmiot będą mogli działać w systemie w obrębie uprawnień nadanych na oba te identyfikatory, niezależnie od tego, na który identyfikator certyfikat został wygenerowany. 

2. CertyfikatKSeFtypu 2 (offline) 

Certyfikat typu 2 jest wymagany do celów niezwiązanych bezpośrednio z logowaniem, a z wystawianiem faktur w trybach, w których faktura nie jest od razu przesyłana do systemu. 

• Rola: Jest wymagany do oznaczenia faktury kodem umożliwiającym potwierdzenie tożsamości wystawcy. 
• Zastosowanie: Wymagany jest przy wystawianiu faktur w trybach szczególnych (OFFLINE), takich jak: 

◦ offline24. 

◦ offline (niedostępność systemu). 

◦ tryb awaryjny KSeF. 

• Kod weryfikujący: Posiadanie Certyfikatu KSeF typu 2 jest niezbędne do wygenerowania drugiego kodu QR/linku (oznaczonego napisem „CERTYFIKAT”), który służy do weryfikacji tożsamości wystawcy faktury wystawionej w trybie OFFLINE i udostępnianej nabywcy poza KSeF (przed jej przesłaniem do KSeF). Kod ten pozwala sprawdzić, czy certyfikat jest aktywny oraz czy jego właściciel posiada uprawnienia do wystawienia faktury w imieniu podatnika. 

Uzyskanie i ważność 

• Wnioskowanie: O certyfikat KSeF można występować w Module Certyfikatów i Uprawnień (MCU) od 1 listopada 2025 r. 
• Obowiązywanie: Uwierzytelnienie certyfikatem KSeF oraz jego wykorzystanie w trybach szczególnych będzie możliwe od 1 lutego 2026 r. 
• Ważność: Certyfikat KSeF jest ważny nie dłużej niż 2 lata od daty jego wydania lub od daty początkowej jego obowiązywania wskazanej przez podatnika. 

Inne metody i certyfikaty 

Certyfikaty KSeF nie są jedynymi środkami uwierzytelnienia. Uwierzytelnienie w KSeF (w tym w celu złożenia wniosku o certyfikat w MCU) jest możliwe również za pomocą: 

• Podpisu Zaufanego. 
• Kwalifikowanego podpisu elektronicznego. 
• Kwalifikowanej pieczęci elektronicznej (dedykowanej podmiotom niebędącym osobami fizycznymi). 
• Tokenów (do 31 grudnia 2026 r.).