Jakie rodzaje dokumentów mogą być wystawiane w KSeF?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) jest platformą przeznaczoną przede wszystkim do obsługi faktur ustrukturyzowanych. Faktura ustrukturyzowana to dokument wystawiony przy użyciu KSeF, któremu został przydzielony unikalny numer identyfikujący w systemie. Obejmuje to szeroki katalog dokumentów związanych z podatkiem VAT, przy czym system jest również przystosowany do obsługi szczególnych procedur.

Poniżej przedstawiono rodzaje dokumentów, które mogą być wystawiane w KSeF:

Faktury ustrukturyzowane (na podstawie głównej struktury FA(3))

Głównym wzorem dokumentu elektronicznego (format XML) używanym w KSeF od 1 lutego 2026 r. jest struktura logiczna FA(3). Dokumenty, które mogą być wystawiane w KSeF, obejmują:

· Faktury podstawowe.

· Faktury zaliczkowe.

· Faktury rozliczające (końcowe).

· Faktury korygujące.

· Faktury korygujące faktury zaliczkowe.

· Faktury korygujące faktury rozliczające.

· Faktury uproszczone do 450 zł.

· Faktury VAT marża (dokumentujące świadczenie usług turystyki lub dostawę towarów używanych, dzieł sztuki, przedmiotów kolekcjonerskich i antyków).

· Faktury dokumentujące transakcje wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów (WDT) i eksport towarów.

· Faktury z załącznikiem – dodatkowa funkcjonalność dostępna od 1 lutego 2026 r. dla podatników, którzy złożą wcześniej odpowiednie zgłoszenie w e-Urzędzie Skarbowym. Załącznik jest integralną, ustrukturyzowaną częścią faktury (pliku XML) i dotyczy czynności o złożonej liczbie danych (np. dla dostawców mediów, usług telekomunikacyjnych).

Faktury wystawiane w procedurach szczególnych

KSeF obsługuje także specjalne rodzaje faktur wynikające z przepisów, w tym:

· Faktury w procedurze samofakturowania (wystawiane przez nabywcę w imieniu i na rzecz sprzedawcy), pod warunkiem nadania przez sprzedawcę uprawnień w KSeF.

· Faktury wystawiane w ramach egzekucji (przez komorników sądowych lub organy egzekucyjne).

· Faktury w zamówieniach publicznych (PEF) – faktury ustrukturyzowane B2G (Business-to-Government), które po przesłaniu do KSeF (zgodnie ze standardem PEF) oraz nadaniu im numeru KSeF, będą udostępnione kontrahentowi i uznane za fakturę ustrukturyzowaną.

· Faktury VAT RR oraz faktury VAT RR KOREKTA – dokumentujące nabycie produktów rolnych od rolnika ryczałtowego. Wystawianie tych dokumentów przy użyciu KSeF, zgodnie ze strukturą logiczną FA_RR(1), będzie fakultatywne od 1 kwietnia 2026 r..

Dokumenty, które nie są fakturami w KSeF

· KSeF jest przeznaczony wyłącznie do obsługi faktur w rozumieniu ustawy o VAT. Następujące dokumenty nie są przesyłane do KSeF:

· Rachunki (w rozumieniu Ordynacji podatkowej).

· Faktury wewnętrzne, dowody wewnętrzne.

· Noty korygujące (przepisy o notach korygujących zostaną uchylone z dniem 1 lutego 2026 r., co oznacza, że po tej dacie do korygowania faktur wystawia się wyłącznie faktury korygujące).

· Potwierdzenia transakcji – chociaż mogą być wydawane nabywcy poza KSeF (np. gdy faktura nie ma jeszcze numeru KSeF), nie są one fakturą ani fakturą uproszczoną w rozumieniu przepisów.

Podsumowując, KSeF jest scentralizowanym repozytorium dla wszystkich dokumentów, które mają status faktury ustrukturyzowanej (pliku XML) w obrocie krajowym, od podstawowych dokumentów B2B, poprzez korekty, aż po specjalistyczne dokumenty, takie jak faktury PEF czy faktury VAT RR.


*Informacje przekazywane przez Doradzai.com nie są usługami doradztwa podatkowego i nie stanowią wiążącej wykładni przepisów podatkowych.