Krajowy System e-Faktur już obowiązuje, a pracownicy firm nie mają podstawowej wiedzy
Posłuchaj artykułu:
Od 1 lutego 2026 r. weszły w życie znowelizowane przepisy ustawy o VAT w zakresie e-fakturowania, a Ministerstwo Finansów skutecznie uruchomiło działanie Krajowego Systemu e-Faktur.
W obowiązek wystawiania e-faktur weszło kilka tysięcy największych podmiotów, które 2024 roku osiągnęły obroty ze sprzedaży brutto na poziomie ponad 200 mln. złotych. Dodatkowo, część przedsiębiorców nie czeka z e-fakturowaniem przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur na termin wejścia w ten obowiązek, lecz już zaczęła korzystać z tego systemu.
W efekcie, gro firm – niezobowiązanych jeszcze do wystawiania e-faktur – zaczęła już pierwsze odbiory faktur zakupowych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.
W sieci, głównie w social mediach, pojawia się jednak coraz więcej komentarzy o tym jak to dany przedsiębiorca lub jego pracownik dokonując zakupu na firmę pyta o e-fakturę, jej wizualizację lub po prostu o Krajowy System e-Faktur, a sprzedawca nie wie o co chodzi lub wie „coś”, jednak ma braki w wiedzy lub nieuporządkowane informacje i całkowicie myli fakty. Dotyczy to przede wszystkim recepcjonistów w hotelach, kasjerów na stacjach paliw lub sprzedawców w sklepach.
Jeśli jednak wczytać się w tego rodzaju wpisy i komentarze sprawa wydaje się naprawdę poważna.
Jakiś czas temu mówiliśmy o braku świadomości u małych i mikro przedsiębiorców na kilka miesięcy, tygodni i dni przed wejściem w życie Krajowego Systemu e-Faktur. Ta znacznie się poprawiła. Głównie za sprawą szumu medialnego o „brak bezpieczeństwa systemu”, o „zasadność odłożenia w czasie jego stosowania”, czy o „naruszeniach tajemnicy handlowej”. Nie da się ukryć, że głośne nagłówki przykuły uwagę i wiele firm zaczęło pogłębiać tematykę e-fakturowania.
Niestety, mam wrażenie, że zapomniano o personelu, który ma bezpośrednią styczność z klientami, wśród których są przedsiębiorcy lub ich pracownicy (np. w delegacji).
Szkolenia z Krajowego Systemu e-Faktur skupiały się na edukacji Biur Rachunkowych, księgowych, działów finansowych firm.
Nieliczne firmy postawiły także na przeszkolenie pozostałego personelu odpowiedzialnego za fakturowanie lub procesy z nim powiązane, co w zdecydowanej mierze dotyczyło działów handlowych lub opiekunów klientów.
Inni pracownicy albo w ogóle nie zostali przeszkoleni, albo zostali przeszkoleni nieprawidłowo, np. bez uwzględnienia ich poziomu wiedzy o podatkach. Skutek?
Posty i publikacje typu: „Zapytałem czy e-fakturę dostanę przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur”, a w odpowiedzi usłyszałem m.in.:
- „nie wiem, my chyba nie musimy”
- „nie, bo to poniżej 10 tys. zł”;
- „nie, bo to dotyczy tylko dużych – spółek komandytowych”, albo
- „a to nie miało wejść od kwietnia?”
To tylko niektóre przykłady, jakie udało mi się zapamiętać, niemniej takich komentarzy pojawia się sporo.
Podobnie jak filmików i relacji z akcji typu „poproszę fakturę na Kancelarię Rady Ministrów, NIP…” [oczywiście nie popieram – bez komentarza].
Nie mówiąc już o niezrozumiałym dla nie „oburzeniu” z tytułu tego, że jedna z wiodących stacji benzynowych wydała komunikat o e-fakturowaniu i wydawaniu tzw. potwierdzeń transakcji [również bez komentarza].
Powyższe obrazuje stan braku świadomości ludzi na temat Krajowego Systemu e-Faktur, ludzi, którzy przynajmniej podstawową wiedzę o tym systemie i zasadach e-fakturowania powinni mieć. To ostatni moment na szkolenia i edukację swoją oraz swoich pracowników o tym systemie, zanim stanie się powszechnie obowiązujący [od 1 kwietnia 2026 r.].
Jeśli zatem czytasz ten artykuł i prowadzisz firmę, której działalność wiąże się z bezpośrednią sprzedażą przez kasjerów, handlowców, kelnerów, recepcjonistów itp. udziel swoim pracownikom odpowiedniego wsparcia merytorycznego, prześlij odpowiednie broszury informacyjne, wytyczne lub wyślij ich na stosowne szkolenie, a kolejno sprawdź ich wiedzę. Weź przy tym pod uwagę, że błędy Twojego personelu mogą się wprost przekładać na błędy w Twoich rozliczeniach podatkowych!
Obserwuj nasz blog oraz zobacz co się znajduje w Naszych abonamentach.
