KSeF jednak może ulegać awariom

1 grudnia 2022 r. na stronach Rządowego Centrum Legislacji pojawił się wyczekiwany projekt nowelizacji w sprawie obowiązkowego stosowania Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), tj. systemu służącego do wystawiania, odbierania i przechowywania e-faktur[UD468]. Zgodnie z tym obowiązkowe stosowanie KSeF od 1 stycznia 2024 r. obejmie wszystkich podatników z siedzibą lub stałym miejscem prowadzenia działalności w Polsce dokonujących transakcji związanych z obligatoryjnym wystawieniem faktury. Co jednak ciekawe Ministerstwo Finansów „w końcu” przyznaje się, że system ten może ulegać awariom. Zwracam na to uwagę ponieważ system ten w formie dobrowolnej obowiązuje już od początku bieżącego roku i do tej pory Ministerstwo stale podnosiło, że system ten będzie działał bez zarzutów 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu i 365 dni w roku, a ewentualne przerwy w dostępności systemu będą krótkotrwałe. Obecnie jednak Ministerstwo zmieniło podejście i wskazuje, że w czasie niedostępności KSeF nie będzie możliwości korzystania z systemu, a zatem faktury będą mogły być wystawiane wyłącznie w czasie dostępności systemu. W efekcie w przypadku, gdy data wystawienia zawarta w fakturze (pole P_1) będzie inna niż data przesłania jej do systemu to, fakturę uznaje się za wystawioną w momencie jej przesłania (przykład odpowiedzi na pytania nr 28, w cz. dot. Przesyłania e-faktur). Od początku podnoszono, że w czasie dobrowolności systemu ww. problem jest mały, albowiem podatnik wciąż może wystawić faktury w dotychczasowych formatach (papierowej lub elektronicznej), niemniej przy obowiązkowym KSeF resort nie może przerzucać na podatników odpowiedzialności za nieprawidłowe funkcjonowanie KSeF i jego awarie. Ustawodawca zdaje się dostrzegł omawiany problem i w projekcie nowelizacji ukazało się ciekawe, w mojej ocenie przemyślane rozwiązanie. Projekt wskazuje bowiem, że w przypadku awarii i braku dostępności KSeF Minister właściwy do spraw finansów publicznych będzie zamieszczał w Biuletynie Informacji Publicznej (BIP) komunikaty dotyczące niedostępności KSeF (już teraz na stronie Ministerstwa Finansów pod adresem https://www.gov.pl/web/kas/krajowy-system-e-faktur  opublikowano zakładkę „Komunikaty” gdzie publikowane będą informacje dotyczące między innymi niedostępności systemu). Jednocześnie, jak czytamy w uzasadnieniu projektu zostanie przygotowany dodatkowy niezależny od KSeF interfejs informujący podatnika o awarii systemu. Świetne rozwiązanie, niestety nie dla wszystkich. Przedsiębiorcy korzystający w programów komercyjnych i przesyłający faktury do KSeF z własych programów finansowo-księgowych będą musieli we własnym zakresie zintegrować te programu, aby automatycznie sprawdzać dostępność KSeF W czasie omawianej awarii podatnicy będą uprawnieni do wystawiania faktur poza systemem, jednak będą zobowiązani do utrzymania ustrukturyzowanego schematu (wzoru) e-faktury. Wszystko po to, aby po usunięciu awarii - w ciągu 7 dni - wystawione w jej czasie faktury mogły zostać przesłane do KSeF i uzyskać status e-faktur. Zachowany zatem zostanie jednolity layout fakturowania, a przy tym zachowane zostaną założenia dotyczące archiwizacji e-faktur w KSeF i braku możliwości ich zaginięcia lub zniszczenia. Rozsądne prawda? Nie wiem tylko czy termin 7 dni nie będzie zbyt krótki, w szczególności dla dużych podmiotów wystawiających po kilkaset a nawet więcej faktur w miesiącu, czy też dla podmiotów, którzy będą upoważnieni do wystawiania faktur w KSeF działając na rzecz kilku różnych podatników. Utrzymanie tak krótkiego terminu w mojej ocenie, w niektórych przypadkach może się skutkować brakiem możliwości jego dochowania. Co więcej, Ministerstwo opracowało rozwiązanie dotyczące różnicowania daty wystawienia zawartej w fakturze (pole P_1), która z zasady jest bez znaczenia, od daty przesłania faktury do KSeF ujętej w numerze identyfikacyjnym faktury i kreującej skutki prawne związane z wystawieniem e-faktury. Zdaje się, że analizowane tu awarie będą jedyną sytuacją, kiedy oznaczana przez podatników data wystawienia faktury (a nie jej przesłania) będzie kluczowa dla oceny skutków podatkowych. Zgodnie z uzasadnieniem projektu data wskazana przez podatnika w polu P_1 będzie widniała w numerze identyfikacyjnym KSeF, który zostanie nadany po wprowadzeniu do KSeF faktur wystawianych w okresie awarii. Niezwykle korzystne rozwiązanie, uzależnione jednak od wyżej wspomnianego utrzymania ustrukturyzowanego schematu (wzoru) e-faktury. Stąd za brak dochowania omawianego obowiązku podatnikom grozić będzie kara pieniężna, nakładana obligatoryjnie od pojedynczego dokumentu, w wysokości do 100% wysokości kwoty podatku wykazanego na fakturze, nie mniej niż 1000 zł, bądź w wysokości do 18,7% należności ogółem (brutto) wykazanej na fakturze, nie mniej niż 500 zł (w przypadku, gdy faktura nie obejmowałaby kwoty podatku (np. dotyczyła eksportu ze stawką 0%).