Kto może wykonywać uprawnienia właścicielskie?

Uprawnienia właścicielskie w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) są przypisane domyślnie, systemowo do identyfikatora podatkowego NIP podatnika. Oznacza to, że pełen zakres uprawnień posiada sam podmiot, do którego ten NIP należy. 

Wykonanie tych uprawnień właścicielskich (czyli zalogowanie się do KSeF i korzystanie z nich) jest możliwe przez:

1. Podatników Będących Osobami Fizycznymi (np. JDG)

Osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą (JDG) posiada te uprawnienia automatycznie i może je wykonywać samodzielnie. 

• Uwierzytelnienie: Taka osoba może zalogować się do KSeF, korzystając z jednej z dopuszczalnych metod, np. Podpisu Zaufanego lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego. 
• Zakres: Posiada pełen zakres uprawnień, w tym prawo do wystawiania i odbierania faktur oraz zarządzania uprawnieniami (nadawania i odbierania uprawnień innym osobom).
  
  2. Podatników Niebędących Osobami Fizycznymi (np. Spółki, JST, GV)

W przypadku podmiotów, które nie są osobami fizycznymi (spółki, Grupy VAT, Jednostki Samorządu Terytorialnego), uprawnienia właścicielskie są wykonywane w zależności od metody autoryzacji:

A. Przy użyciu Pieczęci Kwalifikowanej

Jeśli podmiot (np. spółka, JST, GV) posiada elektroniczną pieczęć kwalifikowaną zawierającą NIP podatnika, może z niej skorzystać do uwierzytelnienia się w KSeF. Po uwierzytelnieniu w systemie taki podatnik ma przypisany pełen zakres uprawnień właścicielskich.

B. Przy użyciu Zawiadomienia ZAW-FA

Jeśli podmiot niebędący osobą fizyczną (np. spółka) nie posiada pieczęci kwalifikowanej, musi złożyć do urzędu skarbowego zawiadomienie ZAW-FA. 

• Wyznaczona osoba: Poprzez ZAW-FA wyznacza się jedną osobę fizyczną, która będzie działać w imieniu podatnika. Ta osoba nie musi być członkiem zarządu ani reprezentantem spółki. 
• Zakres uprawnień: Osobie fizycznej wskazanej w ZAW-FA zostaje przypisany pełny zakres uprawnień (analogiczny do uprawnień właścicielskich), w tym: zarządzanie uprawnieniami (nadawanie i odbieranie), wystawianie faktur, dostęp do faktur oraz zarządzanie jednostkami podrzędnymi (jeżeli dotyczy). 
• Dalsze delegowanie: Ta pierwsza, uprawniona osoba fizyczna, może następnie elektronicznie nadawać kolejne uprawnienia (również pełen zakres uprawnień do zarządzania) innym osobom fizycznym lub podmiotom w ramach KSeF, bez konieczności składania kolejnych ZAW-FA. 
  
  

3. Jakie czynności może wykonać użytkownik z uprawnieniem właścicielskim? 

Uprawnienia właścicielskie w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) stanowią pełen, najwyższy zakres uprawnień, który jest automatycznie przypisany do identyfikatora podatkowego NIP podatnika. 

Użytkownik posiadający uprawnienia właścicielskie (lub osoba fizyczna wskazana w ZAW-FA posiadająca analogiczny, pełny zakres uprawnień) może wykonać następujące czynności w KSeF:

    Zarządzanie Uprawnieniami i Administracja Systemem (MCU)

Uprawnienia właścicielskie w Moduł Certyfikatów i Uprawnień (MCU) obejmują możliwość: 

Zarządzanie uprawnieniami: 

    ◦ Obejmuje to nadawanie oraz odbieranie uprawnień do korzystania z KSeF innym osobom fizycznym lub podmiotom (np. pracownikom lub biurom rachunkowym). 

    ◦ Jest to jedno, niepodzielne uprawnienie – nie jest możliwe nadanie uprawnienia wyłącznie do nadawania uprawnień lub wyłącznie do ich odbierania. 

Zarządzanie jednostkami podrzędnymi: 

    ◦ Pozwala to na nadawanie i odbieranie uprawnień przedstawicielom (administratorom) jednostek podrzędnych (np. w przypadku JST, członków GV, czy wydzielonych jednostek wewnętrznych/oddziałów podatnika).

   Wystawianie i Dostęp do Faktur

• Uprawnienia właścicielskie dają pełną kontrolę nad dokumentacją fakturową podatnika: 
• Wystawianie faktur ustrukturyzowanych: Obejmuje to wystawianie faktur zarówno w trybie ONLINE, jak i w trybach OFFLINE (tj. offline24, offline – niedostępność KSeF oraz tryb awaryjny). 
• Dostęp do faktur: 
•     ◦ Umożliwia dostęp do listy faktur danego podatnika oraz możliwość pobierania tych faktur z KSeF. 
•     ◦ Obejmuje dostęp do wszystkich faktur danego podatnika, w tym faktur sprzedażowych i faktur zakupowych. 
• Wystawianie faktur w ramach samofakturowania: Właściciel ma uprawnienie do nadania nabywcy towarów lub usług uprawnienia do wystawiania faktur w imieniu sprzedawcy (samofakturowanie).
  
  Obsługa Certyfikatów iTokenów

Uprawnienia właścicielskie umożliwiają zarządzanie środkami uwierzytelniania w KSeF: 

• Wnioskowanie o Certyfikaty KSeF: Osoby fizyczne z uprawnieniami właścicielskimi oraz podmioty (np. spółki) z uprawnieniami właścicielskimi (posługujące się pieczęcią kwalifikowaną) mogą wystąpić o wydanie certyfikatu KSeF. Certyfikaty KSeF umożliwiają wystawianie i odbieranie faktur w imieniu firmy. 
• Pobieranie certyfikatów: Użytkownik ma możliwość pobierania wydanych certyfikatów. 
• Generowanie tokenów: Użytkownik może wygenerować token (ciąg znaków alfanumerycznych) do uwierzytelnienia się w KSeF (funkcjonalność tokenów będzie dostępna do 31 grudnia 2026 r.).
  
  Funkcje Techniczne i Kontrolne

Uprawnienia właścicielskie zapewniają również wgląd w techniczne aspekty korzystania z KSeF: 

• Przeglądanie uprawnień: Możliwość przeglądania uprawnień nadanych osobom fizycznym i podmiotom w kontekście danego podatnika. 
• Przeglądanie historii sesji: Możliwość przeglądania historii sesji (np. w celu pobierania Urzędowego Poświadczenia Odbioru – UPO). 
  
  

 *Informacje przekazywane przez Doradzai.com nie są usługami doradztwa podatkowego i nie stanowią wiążącej wykładni przepisów podatkowych