Nadały Ci się faktury historyczne do KSeF? – Koniecznie reaguj!

W pierwszych miesiącach powszechnego stosowania KSeF mamy do czynienia z problemem, który wcześniej nie był brany pod uwagę.  

Co raz więcej firm deklaruje, że przy integracji ich systemów finansowo-księgowych z KSeF ich baza faktur historycznych z różnych okresów poprzedzających obowiązek e-fakturowania (np. od roku 2024) została wysłana do KSeF.  

Takiego „psikusa” systemowego nie można jednak bagatelizować! 

Ministerstwo Finansów (nieoficjalnie) mówi, że dostrzega ten problem i obserwuje takie faktury, niemniej, na ten moment żadnego komentarza ani wytycznych ze strony resortu nie mamy.  

Dla sprzedawców to ogromne ryzyko zapłaty podwójnego VAT z tych faktur historycznych, które wykazywały podatek. Mamy bowiem do czynienia z masowym wystawieniem pustych faktur stanowiących dubel dokumentu, który pierwotnie został wprowadzony do obrotu i rozliczony w odpowiedniej deklaracji VAT, a teraz nagle został wystawiony „na nowo” w formie ustrukturyzowanej i uzyskał KSeF ID.  

W firmach, które w związku z wdrożeniem e-fakturowania dostosowywały stare layouty do nowych wymogów schemy i formatu xml trudno mówić o możliwości zignorowania tej nieprzewidzianej wysyłki i wskazywania, że ta nie powinna wywoływać skutków.  

Przy założeniu, że obowiązek podatkowy z tytułu czynności udokumentowanych fakturami historycznymi (np. wystawionymi od 2024 roku r.) powstał w okresie kiedy nie byliśmy w obowiązku wystawiania faktur w KSeF, faktury te w prawidłowy sposób zostały rozliczone zarówno po stronie sprzedawcy, jak i nabywcy (pod warunkiem spełnienia pozostałych warunków uprawniających do odliczenia podatku naliczonego) i do tego: (i) faktury te prawidłowo zostały wystawione i doręczone poza KSeF (papierowo lub elektronicznie) i (ii) nie powinny one zostać wprowadzone do KSeF. 

Jeżeli jednak omyłkowo zostały wprowadzone, to powinny zostać z tego systemu usunięte poprzez wystawienie faktur korygujących „do zera”.  

Nie ma przecież opcji „usuń” i innego sposobu edycji lub anulacji dokumentu z KSeF.  

W efekcie jedynym sposobem wyeliminowania z KSeF dokumentu, który nie powinien się tam znajdować jest wystawienie faktury korygującej do tych faktur nowo-stworzonych w formie ustrukturyzowanej, ze wskazaniem ich numerów identyfikacyjnych (KSeF ID).  

Korekta taka w żadnym wypadku nie wpłynie ani nie oznacza jednoczesnej korekty faktur historycznych wystawionych poza KSeF w poprzednich latach. Może się jednak okazać, że w związku z uwarunkowaniami systemu FK, jedynym sposobem jej dokonania będzie ręczne jej przeprowadzenie bezpośrednio w aplikacji Podatnika.  

Warto również rozważyć możliwość uprzedzenia kontrahentów o zaistniałej sytuacji i potrzebie zignorowania tych e-faktur, aby Ci nie dokonali omyłkowych rozliczeń. 

Z uwagi na potencjalną liczbę faktur wystawionych nieprawidłowo w KSeF skala przedsięwzięcia związanego z korektami może być ogromna. Jednak nie można jej zostawić bez reakcji.  

Końcowo pamiętajmy, że wystawienie pustej faktury stanowi czyn podlegający odpowiedzialności karno-skarbowej. Ta nie jest tutaj wyłączona!