Nocleg dla dojeżdżającego pracownika – czy to przychód?
W przypadku rozproszonych zespołów pracodawcy często decydują się na pokrywanie kosztów hoteli dla specjalistów, którzy na co dzień mieszkają w innej miejscowości niż siedziby firmy, ale zgodnie z ustaloną organizacją pracy muszą pojawiać się w niej np. na kilka dni w tygodniu. Z perspektywy biznesowej jest to wydatek ponoszony w celu zapewnienia efektywnej realizacji obowiązków. Jednak z perspektywy pracownika jest to jego osobiste przysporzenie majątkowe.
Zgodnie z ugruntowanym już orzecznictwem, opartym na wytycznych Trybunału Konstytucyjnego, nieodpłatne świadczenie stanowi przychód pracownika, jeśli zostało spełnione za jego dobrowolną zgodą, leży w jego interesie i przynosi mu wymierną korzyść. Organy podatkowe konsekwentnie przyjmują, że opłacenie hotelu w miejscowości, w której znajduje się umowne miejsce pracy, oznacza zaoszczędzenie przez pracownika wydatku, który musiałby ponieść samodzielnie, aby stawić się w pracy i zrealizować swoje obowiązki. Świadczenie to nie jest warunkiem niezbędnym do zgodnego z prawem wykonania pracy, lecz ułatwieniem dla osoby decydującej się na pracę z dala od miejsca zamieszkania.
Częstą sytuacją jest próba traktowania takich wyjazdów jako podróży służbowych lub powoływanie się na mobilny charakter pracy. Podróż służbowa to zdarzenie incydentalne, realizowane poza stałym miejscem pracy określonym w umowie. Jeśli w umowie o pracę jako miejsce wykonywania obowiązków wpisano konkretną siedzibę firmy, to każdy przyjazd do niej jest traktowany wyłącznie jako standardowy dojazd do pracy, niezależnie od pokonywanego dystansu. Przepisy prawa pracy nie nakładają na pracodawcę obowiązku rekompensowania kosztów dojazdu i noclegu w podstawowym miejscu pracy.
Przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych przewidują co prawda zwolnienie z opodatkowania wartości świadczeń z tytułu zakwaterowania pracowników do kwoty 500 zł miesięcznie (art. 21 ust. 1 pkt 19). Jednak, jak zauważył Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 27 października 2026 roku nr: 0113-KDIPT2-3.4011.601.2026.2.GG, zastosowanie tego zwolnienia jest obwarowane rygorystycznymi warunkami. Ulga ta nie przysługuje pracownikom, którzy jednocześnie korzystają z podwyższonych kosztów uzyskania przychodów (art. 22 ust. 2 pkt 3 ustawy o PIT), dedykowanych osobom dojeżdżającym z innej miejscowości. Oznacza to w praktyce, że zapewnienie takiemu pracownikowi noclegu stanowi dla niego przychód ze stosunku pracy w rozumieniu art. 12 ust. 1 ustawy o PIT, niekorzystający ze zwolnienia od podatku dochodowego od osób fizycznych na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 19, a tym samym na pracodawcy ciążą obowiązki płatnika w zakresie obliczenia i poboru zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych z tego tytułu.
