Odkrywaj KSeF razem z LTCA cz. XVII "Warianty współpracy z Klientem a kwestie odpowiedzialności"
Wejście w życie Krajowego Systemu e-Faktur wymagać będzie przygotowań nie tylko po stronie księgowych, ale także i przedsiębiorców.
Najprawdopodobniej zmianie ulegnie także model współpracy Biur Rachunkowych z ich Klientami.
Z perspektywy Biura Rachunkowego ważny będzie aspekt odpowiedzialności i ryzyka, na jakie dane Biuro zgodzi się, by spełnić oczekiwania Klienta. Zakres odpowiedzialności wzrastać będzie wraz z liczbą obowiązków Biura.
Wyobraźmy sobie dwa skrajne warianty: Wariant bezpieczny, w którym Klient:
- samodzielnie wybiera oprogramowanie (odpowiada za jego zgodność ze schemą e-faktury i dobór funkcjonalności fakultatywnych),
- samodzielnie wystawia faktury w Aplikacji Podatnika w razie problemów w oprogramowaniem,
- przekazuje do Biura Rachunkowego zwizualizowane faktury KSeF-owe faktury wystawione i otrzymane poza KSeF w sposób ustalony z Biurem (mailowo, poprzez chmurę internetową, fizycznie),
- przekazuje do Biura Rachunkowego inne dokumenty niebędące fakturą (noty księgowe, załączniki, protokoły i dokumenty około rachunkowe),
- odpowiada za rzetelność wystawionych faktur i ewentualne wskazania co do kwalifikacji podatkowej poniesionych wydatków.
Wariant niebezpieczny, w którym:
- Biuro Rachunkowe wystawia za klienta faktury w KSeF na podstawie przedstawionych przez Klienta informacji i odbiera faktury KSeF-owe,
- Biuro Rachunkowe wystawia za klienta faktury poza KSeF-owe,
- Klient dostarcza do Biura faktury zakupowe otrzymane poza KSeF Klient Biura odpowiada za rzetelność wystawionych faktur i ewentualne wskazania co do związku z działalnością gospodarczą poniesionych wydatków.
Porównajmy skrajności:
- w pierwszym wariancie, z perspektywy Biura zmienia się relatywnie niewiele – biuro ma za zadanie tylko i aż „księgować”, ale wszystkie dokumenty dostarczane są w jednej formie w umówiony sposób i biuro nie ponosi żadnej odpowiedzialności za to czy Klient wystawi fakturę w KSeF, za to czy faktura będzie wystawiona poprawnie, czy klient prześle ją do KSeF w terminie w razie awarii, Biuro nie poniesie ryzyka w razie awarii systemów Klienta.
- w drugim wariancie Biuro odpowie za „wszystko” – za wystawienie faktury w terminie, za jej poprawność i uprzednie zebranie informacji niezbędnych do jej wystawienia, za ewentualną korektę tej faktury, za skutki wynikające z problemów z oprogramowaniem i konsekwencjami nie wysłania faktury do KSeF po ustaniu niedostępności, za kompletowanie wszystkich dokumentów, które będą przekazywane w różny sposób (część faktur Biuro samo sobie pobierze, a część prześle mailem lub na chmurę internetową), a także za pozyskanie od Klienta wskazań co do związku z działalnością gospodarczą poniesionych wydatków.
