Odkrywaj KSeF razem z LTCA. cz. XXI "Postępowanie na wypadek kwestionowania e-faktur lub wykrycia błędów"

Każdy błąd wymagać będzie skorygowania e-faktury. Wejście w życie przepisów o KSeF (1 lipca 2024 r.) likwiduje możliwość wystawienia noty korygującej. Uwaga do podatników, którzy chcą korzystać z pól fakultatywnych w e-fakturze dotyczących, np. tych dotyczących określenia warunków transportu w tym opisu ładunku.

Im więcej pól wypełniamy, tym większe ryzyko pomyłki skutkującej koniecznością korygowania e-faktury. Warto by takie kwestie regulować w treści załączników dołączanych na przykład do zwizualizowanej e-faktury wysłanej mailem niezależnie od wystawienia jej w KSeF.

W przypadku stałych współprac i faktur dokumentujących wiele usług/dostaw można umówić się z kontrahentem na uprzednią wysyłkę „projektu” e-faktury do akceptacji (poza KSeF) i dopiero po zaakceptowaniu takiego „projektu” wystawienie faktury w KSeF.

Dodatkowa weryfikacja - można przyjąć procedury, zgodnie z którymi faktury od wszystkich kontrahentów albo od kontrahentów innych niż określone grono podlegać będą dodatkowej weryfikacji w przedsiębiorstwie przed ich rozliczeniem, a w razie wykrycia błędów lub wątpliwości co do przedmiotu dokumentowanej transakcji przedsiębiorca poinformuje kontrahenta o konieczności dokonania korekty.

Jeśli jesteśmy pewni, że faktura nie dotyczy naszego przedsiębiorstwa i nabywanych towarów i usług – nie musimy takiej faktury opłacać.

Może się zdarzyć tak, że niektóre podmioty, realizując przestępcze cele, będą wystawiać faktury w KSeF na rzecz legalnie działających podmiotów, licząc, że te bez weryfikacji zapłacą fakturę otrzymaną za pośrednictwem KSeF niejako domniemając jej rzetelności.

Z pomocą ma przyjść Ministerstwo Finansów, które komunikuje, że będzie możliwe zgłaszanie faktur, co których rzetelności i tożsamości podmiotu podatnik będzie mieć wątpliwości.

Co, jeśli my wystawimy błędną fakturę w KSeF?

Jeśli sami nie zauważymy błędu, to jesteśmy zdani na kontrahenta.

Pomocne może być również podawanie w treści e-faktury naszego adresu email lub numeru telefonu co pozwoli na szybkie poinformowanie nas przez podmiot, który omyłkowo otrzyma naszą e-fakturę. Ułatwi to kontakt z nami odbiorcy faktury, o ile taka będzie jego wola.

Z perspektywy biura rachunkowego bezpieczniej by to klient samodzielnie pobierał otrzymane e-faktury (od razu je weryfikując) i przesyłał je do biura w sposób uzgodniony - zdejmie to z biura rachunkowego ryzyko rozliczenia faktury, która nie powinna zostać rozliczona.