Odrzucenie e-faktury w KSeF

Odrzucenie e-faktury w Krajowym Systemie e-Faktur może wystąpić wyłącznie w przypadku niezgodności struktury pliku ze wzorem logicznym lub w sytuacji wprowadzenia jej do systemu przez osobę nieuprawnioną.   

Odrzucona faktura nie jest uznawana za wystawioną zgodnie z art. 106na ustawy o VAT, która miała wejść w życie 1 lipca 2024 r., stanowiącego, że e-fakturę uznaje się za wystawioną w dniu jej skutecznej wysyłki do KSeF. Co za tym idzie, takiemu dokumentowi nie zostanie nadany numer identyfikujący e-fakturę w tym systemie (art. 106na ust. 3 ww. ustawy)

Wobec tego, w celu poprawy odrzuconej e-faktury niemożliwym będzie wystawienie dla niej korekty, z racji, że nie została ona poprawnie wystawiona. Dlatego, w takim przypadku, w celu uznania dokumentu za fakturę ustrukturyzowaną, podatnik powinien dokonać odpowiednich poprawek oraz zainicjować ponowną wysyłkę faktury do systemu. Należy także pamiętać, że KSeF umożliwia dwa rodzaje wysyłek tj. wsadowa oraz interaktywna. Błędna faktura przy wysyłce wsadowej paczki faktur spowoduje odrzucenie całej paczki, natomiast przy wysyłce interaktywnej odrzucona zostanie wyłącznie faktura obarczona błędem. 

Po skutecznym przesłaniu poprawionej e-faktury do KSeF, będzie ona uznana za wystawioną w dniu jej ponownego wysłania oraz zostanie jej nadany właściwy numer identyfikujący e-fakturę w tym systemie. 

Faktura może zostać odrzucona także w przypadku ewentualnej awarii KSeF, z przyczyn niezależnych od podatnika. Podatnik korzystający z KSeF ma prawo w tym czasie wstrzymać się z przesłaniem e-faktury do momentu ponownego działania systemu. Powinien on jednak w okresie braku dostępności KSeF wystawić tzw. fakturę offline. Faktura ta będzie musiała mieć zachowany wzór logiczny tak aby po okresie awarii KSeF można było tę fakturę przesłać do systemu. Brak zachowania wzoru skutkować będzie odrzuceniem e-faktury. 

Należy także pamiętać, że w okresie fakultatywnego korzystania z KSeF, faktura może być nadal wystawiona poza tym systemem. Jednakże nie będzie ona w takim przypadku uznawana za fakturę ustrukturyzowaną. 

#ksef #efaktura #vat #odrzuceniefaktury #fakturaustrukturyzowana