Prawo do odliczenia VAT w świetle rozróżnienie prawidłowo stosowanych trybów offline oraz błędów wystawcy

Błąd sprzedawcy przy stosowaniu trybów offline i offline24 nie zawsze każe czekać na numer KSeF i odsuwać w czasie moment odliczenia. ALE jak się w tym połapać?  

W interpretacji indywidualnej DKIS z 2 września 2026 r., 0114-KDIP4-2.4012.463.2026.2.AA fiskus doszedł do wniosku, że jeżeli sprzedawca prawidłowo korzysta z trybu offline24 albo wystawia fakturę w okresie niedostępności KSeF i przesyła ją do systemu w ustawowym terminie, dla nabywcy momentem otrzymania faktury jest dopiero nadanie jej numeru KSeF. 

Jednocześnie DKIS wskazał, że naruszenie przez sprzedawcę obowiązków związanych z KSeF nie pozbawia nabywcy prawa do odliczenia VAT, jeżeli spełnione są materialne warunki odliczenia. 

W efekcie, przy podanych przez podatnika sytuacjach DKIS dopuścił odejście od konieczności oczekiwania na KSeF ID i ew. przesuwania momentu odliczenia w związku z opóźnieniami lub błędami w przesyłaniu faktur do KSeF.  

Dotyczy to również sytuacji, gdy sprzedawca: 

• wystawi fakturę poza KSeF i w ogóle jej do systemu nie prześle, 

• przekaże ją nabywcy poza KSeF, a dopiero później wprowadzi do systemu, 

• wystawi ją w offline24 lub podczas niedostępności KSeF, ale przekroczy termin na jej przesłanie do KSeF, 

• podczas awarii KSeF przekaże fakturę bez wymaganych oznaczeń – Kodu I i Kodu II „CERTYFIKAT”. 

No i tu pojawiają się schody, bo konieczne zdaje się rozróżnienie: prawidłowy offline/offline24 vs. błąd sprzedawcy. 

Jeżeli sprzedawca postępuje zgodnie z przepisami – wystawia fakturę poza systemem, a następnie przesyła ją do KSeF w wymaganym terminie – wcześniejsze przekazanie nabywcy np. PDF nie przyspiesza odliczenia. Według DKIS momentem otrzymania faktury dla celów VAT jest wówczas moment nadania jej numeru KSeF. Dopiero w tym okresie – przy spełnieniu pozostałych warunków – nabywca może dokonać odliczenia. 

Inaczej DKIS ocenił sytuację, gdy sprzedawca nie dochowa terminu na przesłanie faktury wystawionej w offline24 lub podczas niedostępności KSeF. W takim przypadku faktura otrzymana wcześniej poza KSeF daje prawo do odliczenia w okresie jej faktycznego otrzymania, przy założeniu spełnienia pozostałych warunków odliczenia. Późniejsze pojawienie się faktury w KSeF nie przesuwa tego momentu. 

Jakkolwiek jest to korzystne to cały paradoks polega na tym, jak badać czy popełniono błąd i dochowano termin? No cóż, mamy kolejne zadanie księgowego - detektywa.  

DKIS wyraźnie rozróżnia bowiem sytuację, w której kontrahent prawidłowo realizuje procedurę offline, od sytuacji, w której nie wykonuje obowiązku przesłania faktury do KSeF w ustawowym terminie.