Projekt nowelizacji w sprawie obowiązkowej e-faktury i KSeF

Od 2021 roku podatnicy mogą korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), jednak od 1 stycznia 2024 roku system ten będzie obowiązkowy. Czeka nas zatem obligatoryjna, całkowita zmiana sposobu fakturowania.

1. Na czym polega KSeF

W skrócie, na obowiązku wystawienia faktury ustrukturyzowanej, tj. faktury w postaci ustrukturyzowanej w schemacie xml narzucanym przez Ministerstwo Finansów (obecnie FA(1)) i przesłanie jej do KSeF, gdzie fakturze tej zostanie nadany specjalny numer identyfikacyjny.

2. Kogo obejmą zmiany?

Obowiązkowe wystawienie faktury ustrukturyzowanej za pomocą KSeF obejmie wszystkie transakcje, dla których ustawa przewiduje obowiązek fakturowania i wszystkich podatników VAT mających siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski (np. posiadające oddziały lub magazyny/placówki kreujące stałe miejsce prowadzenia działalności). Co istotne, zgodnie z przepisami przejściowymi omawiany obowiązek obejmie również te świadczenia, które co prawda zostały wykonane przed 1 stycznia 2024 r., niemniej nie wystawiliśmy dla nich faktury. Jeżeli zatem zgodnie z przepisami fakturę dla tych świadczeń będziemy wystawiać już po 31 grudnia 2023 r. (zasadniczo do 15 stycznia), wówczas fakturę taką będziemy musieli wystawić w KSeF. Pamiętajmy więc, że aby uniknąć tego obowiązku faktury „standardowe” powinniśmy wystawić najpóźniej 31 grudnia 2023 r. Jednocześnie, nie zniknął duplikaty faktur. Przepisy przejściowe przewidują bowiem, że jeśli faktury inne niż ustrukturyzowane („standardowe”), wystawione przed 1 stycznia 2024 r., ulęgnął zniszczeniu lub zagubieniu to możliwe będzie wystawienie ich kopii (duplikatu) poza KSeF, a tym samym duplikaty takie pozostaną poza uregulowaniami nowelizacji. Będą to zatem jedyne duplikaty obowiązujące w porządku prawnym, ponieważ po wprowadzeniu obowiązkowego KSeF z zasady faktury będą przechowywane w tym systemie przez okres 10 lat i nie będą mogły zaginąć ani ulec zniszczeniu. Ciekaw jestem jednak czy Ministerstwo przewiduje jakiś backup lub formy odtwarzania e-faktur (np. na podstawie UPO) na wypadek, gdyby te uległy usunięciu z systemu po jego awarii. Przecież takich sytuacji nie można wykluczyć. Wracając jednak do obowiązków jakie nas czekają, projekt przewiduje, że obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF nie obejmie:

1. podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej na terytorium Polski,
2. podatnika nieposiadającego stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski;
3. podatnika korzystającego z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziale 7, 7a i 9 (procedur: nieunijnej dla usług, w zakresie świadczenia usług międzynarodowego okazjonalnego przewozu drogowego osób, czy też w zakresie sprzedaży na odległość towarów importowanych);
4. okresu awarii KSeF lub
5. braku możliwości korzystania z KSeF.

Zmian uniknął zatem podatnicy świadczący usługi zwolnione lub zwolnieni podmiotowo (Ci nie mają bowiem obowiązku wystawiania faktur, o ile ktoś nie zgłosi się do nich z żądaniem jej wystawienia) oraz podmioty zagraniczne, nawet jeśli uzyskały rejestrację dla celów VAT w Polsce. Podmioty zagraniczne będą mogły dobrowolnie (fakultatywnie) stosować KSeF. Odnosząc się jednak do ww. rejestracji dla celów VAT przez podmioty zagraniczne nie wykluczałbym, że w związku z objęciem obowiązkowym KSeF podmiotów mających stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce, w najbliższym czasie organy podatkowe coraz częściej będą się starały identyfikować przesłanki wykreowania stałego miejsca prowadzenia działalności.

3. Faktury wystawiane i przekazywane poza KSeF

Mając na uwadze współpracę z podmiotami zagranicznymi (które nie mają siedziby lub stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce, albo korzystają z ww. procedur, por. pkt a, b, c pow.), a także możliwe przeszkody w stosowaniu KSeF (por. pkt e pow.), nowelizacja pozwala aby faktury wystawiać w postaci papierowej lub elektronicznej oraz na ich udostępnienie poza systemem, w sposób uzgodniony z odbiorcą. W pozostałych przypadkach, faktury wystawiane poza systemem nie będą uznawane za faktury. Pamiętajmy więc, uchybienie obowiązkowi skorzystania z KSeF skutkować będzie brakiem udokumentowania transakcji zgodnie z ustawą oraz naruszeniem przepisów karno-skarbowych odnoszących się do braku wystawienia faktury. Jednocześnie, od powyższych sytuacji odróżnić musimy okoliczności, w których musimy wystawić fakturę w KSeF, jednak samo jej przekazanie może się odbywać poza system. Chodzi takie przypadki, gdy:

• miejscem świadczenia jest terytorium innego kraju unijnego lub kraju trzeciego,
• odbiorcą faktury jest podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej lub stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju,
• odbiorcą faktury jest podmiot niezobowiązany do korzystania z KSeF, która to okoliczność ma być uwidoczniona na Białej Liście.

Głównie zatem chodzi o sytuacje fakturowania WDT, eksportu, czy też na zasadach odwrotnego obciążenia. Wówczas, zgodnie z projektem musimy wystawić fakturę w KSeF, a jednocześnie sama faktura ustrukturyzowana powinna zostać udostępniona odbiorcy w postaci z nim uzgodnionej. Dodatkowo będzie musiała zawierać oznaczenie umożliwiające weryfikację danych z faktury wystawionej przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (kod QR). Powyższe wydaje się dobrym rozwiązaniem, wciąż jednak rodzą się pytania co z tłumaczeniem takiej e-faktury przekazywanej podmiotom zagranicznym – czy każdy podatnik będzie musiał wprowadzić możliwość zautomatyzowanego tłumaczenie wygenerowanej faktury? czy przekazanie będzie musiało dotyczyć zarówno polskiej wersji językowej jak i jej tłumaczenia? Czy tłumaczenie będzie musiało być przysięgłe? Mam nadzieje, że Ministerstwo zajmie się tym zagadnieniem.

4. Propozycje związane z awarią lub brakiem dostępności do systemu wobec sytuacji kryzysowych

Nowelizacja przewiduje, że w wyjątkowych okolicznościach dotyczących samego systemu możliwe będzie wystawienie faktur poza KSeF, jednak chciałbym zwrócić uwagę na rozróżnieni tych dwóch zdarzeń. W razie awarii, o której z zasady dowiemy się z komunikatu MF, możemy wystawić faktury elektroniczne poza KSeF, przy czym konieczne (obowiązkowe) będzie utrzymanie schematu faktury ustrukturyzowanej. Kolejno natomiast, jeśli system zacznie już działać, będziemy mieli 7 dni na wprowadzenie do systemu wszystkich wystawionych faktur. Przemyślane rozwiązanie i uważam je za pozytywne. W szczególności, że jak wskazuje się w uzasadnieniu projektu ustawy, wówczas przy nadawaniu numerów identyfikacyjnych faktur wprowadzonych do KSeF po awarii, uwzględniania będzie data wystawienia faktury określana przez podatników z poz. P_1. Dlaczego to istotne? Ponieważ z zasady faktura ustrukturyzowana jest uznana za wystawaną w dacie jej przesłania do KSeF i to właśnie ta data jest ujmowana w numerze identyfikacyjnym, i może się różnić od daty wystawienia wskazywanej prze podatnika w polu P_1. Okoliczność rozróżnienia tych dat może mieć szczególne znaczenie, np. dla potrzeb obliczenia kursu waluty obcej, czy też dla świadczeń dla których obowiązek podatkowy powstaje z datą faktury (m.in. WDT, usługi budowlane, najem, czy dostawa energii). Słusznie zatem, że w okresie awarii to właśnie faktyczna data wystawienia e-faktury, a nie jej późniejszego przesłania będzie uwzględniana dla celów identyfikacji skutków podatkowych. Zupełnie inaczej wygląda jednak sytuacja, gdy korzystanie z KSeF nie będzie możliwe w związku z wystąpieniem sytuacji kryzysowej. Projekt wskazuje bowiem, że wówczas podatnik działający na obszarze objętym sytuacją kryzysową w okresie trwania tej sytuacji może wystawiać faktury inne niż ustrukturyzowane. Przepis nie nakazuje jednak, ani utrzymania formy schematu ani też późniejszego wprowadzenia faktur do KSeF i nie rozumiem skąd takie rozróżnienie.

5. Propozycje sankcji

Jednocześnie, strzeżmy się. Projekt zakłada „automatyczne” kary pieniężne dla podatników, którzy nie wystawili faktury w KSeF lub w okresie awarii nie wystawiali faktur elektronicznych w schemacie e-faktury. Oba te uchybienia zagrożone są obligatoryjnym nałożeniem przez organy podatkowe kary pieniężnej w wysokości do 100% kwoty podatku wykazanego na tej fakturze, nie mniej niż 1000 zł. W przypadku, gdy faktura taka nie będzie obejmowała kwoty podatku kara będzie określana w wysokości do 18,7% kwoty należności ogółem, nie mniej niż 500 zł. Kary te będą nakładane decyzją i płatne będą bez wezwania, w terminie 14 dni od dnia doręczenia tej decyzji. Sankcje te wejdą z opóźnieniem do dopiero w lipcu 2024 roku, co w mojej ocenie oznacza próbę stworzenia czegoś na wzór odpowiedniego vacatio legis dla tych podmiotów, które nie zdążą z wdrożeniem zmian na 1 stycznia 2023 r. Z bezpieczeństwa nie traktujmy tego jednak jako odsunięcie w czasie wejścia w życie nowelizacji i obowiązkowego KSeF. W szczególności, że faktury wystawiane w tym czasie poza systemem nie będą traktowane jako faktury i finalnie powinniśmy je wszystkie wprowadzić do KSeF. Jeśli tak zrobimy, pamiętajmy, że w momencie ich wprowadzenia zostaną one uznane za wystawione, a tym samym z jednej strony możemy opóźnić powstanie obowiązku podatkowego oraz uchybić przepisom dotyczących terminów wystawiania faktury, a z drugiej strony narazimy się na odpowiedzialność karno-skarbową.

6. Propozycje dotyczące korekt

Ostatnią wartą uwagi propozycją jest utrzymanie not korygujących wyłącznie w transakcjach, gdzie sprzedawca nie jest zobowiązany do wystawienia faktury ustrukturyzowanej w KSeF. W pozostałych przypadkach w miejsce noty korygującej nabywca będzie mógł przedstawić sprzedawcy „propozycję” faktury korygującej. Propozycja te będzie wystawiane i udostępnia za pośrednictwem KSeF, niemniej dopiero w momencie jej zaakceptowania przez Sprzedawcę uzyska ona numer identyfikacyjny KSeF i tym samym uzyska przymiot faktury korygującej [wystawionej niejako przez sprzedawcę]. Ciekawe rozwiązanie, niemniej jego stosowanie wymagać może zmian systemowych związanych z „podmianą” danych sprzedawcy na dane naszych kontrahentów. Ciekaw jestem jak będzie w ty zakresie wyglądała schema. Jednocześnie odnosząc się do faktur korygujących wskazać można na jeszcze dwie regulacje. Po pierwsze na przepisy przejściowe, zgodnie z którymi po wejściu w życie ustawy każda faktura korygująca będzie musiała być wystawiona w KSeF, nawet jeśli faktura pierwotna nie była wystawiana w formie ustrukturyzowanej. Mamy zatem wyraźną zmianę względem obecnego, dobrowolnego systemu. Aktualnie bowiem faktura korygująca w KSeF może być wystawiana wyłącznie do faktury pierwotnej jaka została wystawiona w KSeF. Na tym tle spodziewałem się pewnego dualizmu fakturowania i wskazania w przepisach przejściowych, że faktury korygujące do faktur „standardowych” wystawianych przed 1 stycznia 2024 r. wciąż będą mogły być wystawiane poza KSef, ponieważ nie ma możliwości wskazania na tych korektach numeru identyfikacyjnego faktury korygowanej. Ustawodawca wybrnął jednak z tego różnicując korekty i wskazując, że te wystawiane do faktur ustrukturyzowanych będą musiały mieć numer identyfikacyjny faktury pierwotnej tylko jeśli ta była wystawiona w KSeF. Inna zmianą, a w zasadzie utrzymaniem obecnej zachęty do korzystania z dobrowolnego KSeF jest zrównanie rozliczeń faktury korygującej in minus. Nie będzie już nas interesował Slim VAT 1 oraz dokumentacja dotycząca uzgodnienia warunków obniżenia podstawy opodatkowania oraz spełnienia tych warunków. Rozliczenie nastąpi w okresie w którym korekta zostanie wystawiona, tj. będzie zarówno przesłana do KSeF, jak i zostanie odebrana w KSeF. Wyjątki, związane z dalszym stosowaniem SLIM VAT 1 w zakresie rozliczeń korekt dotyczyć będą jedynie sytuacji, w których podatnik wystawił fakturę inną niż ustrukturyzowana (np. przy współpracy z podatnikiem zagranicznym jedynie zarejestrowanym dla celów VAT w Polsce).