Przedsiębiorcy „zmuszani” do stosowania Krajowego Systemu e-Faktur

Wszyscy wiemy, że od 1 lutego 2026 r. przedsiębiorcy odbierają część faktur zakupowych przy uzyciu Krajowego Systemu e-Faktur. Głównie za sprawą tych podmiotów, które weszły już w obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych, w tym jasno zadeklarowały, że nie będą wysyłać jakichkolwiek wizualizacji, poza tym systemem. 

Okazuje się jednak, że część dużych podmiotów, która już weszła w obowiązek e-fakturowania, wykorzystuje swoja silniejszą, czasem dominującą pozycję na rynku i „przymusza” swoich kontrahentów do analogicznego postępowania, tj. do wystawiania faktur ustrukturyzowanych.  

Skutkiem tego, część przedsiębiorców rozpoczyna wystawianie faktur ustrukturyzowanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur nie czekając na objecie ich obowiązkiem ustawowym tego sposobu postępowania (01.04.2026 r.). I wcale nie postępują tutaj dobrowolnie, po prostu chcą niezachwianej kontynuacji współpracy z danym kontrahentem.  

 
Rozwinięcie 

Kilkukrotnie już spotkałem się z pytaniami i wątpliwościami dotyczącymi „zmuszania” danego podmiotu do wcześniejszego rozpoczęcia wystawiania e-faktur, zgodnie z żądaniem jego kontrahenta. 

Oczywiście, abstrahując od dyskomfortu jaki mogą odczuwać przedsiębiorcy w związku z wcześniejszym wejściem w e-fakturowanie, należy wyraźnie powiedzieć, że takie uzgodnienia biznesowe są dopuszczalne w ramach tzw. swobody umów.  

Jeżeli zatem Wasza firma otrzymała tego rodzaju „prośbę” od kontrahenta i z uwagi na istniejące stosunki gospodarcze chciałby rozważyć wcześniejsze rozpoczęcie wystawiania faktur ustrukturyzowanych to może to zrobić. Mamy w tym zakresie możliwość:  

• rozpoczęcia e-fakturowania względem całej swojej sprzedaży (wszystkich kontrahentów);  
• wystawienia pojedynczej e-faktury i zaniechania dalszego e-fakturowania na rzecz kontynuacji dotychczasowych sposobów fakturowania do 31 marca 2026 r., a nawet  
• wyboru i selekcji transakcji lub kontrahentów, co do których rozpoczniemy już e-fakturowanie, przy jednoczesnym utrzymaniu dotychczasowych sposobów fakturowania (papierowo lub elektronicznie) w odniesieniu do pozostałych transakcji lub kontrahentów.  

W okresie od 01.02 do 31.03 przedsiębiorcy mogą alternatywnie stosować każdy rodzaj fakturowania, czyli papierowo, elektronicznie lub ustrukturyzowanie, a wystawienie pierwszej e-faktury wcale nie skutkuje koniecznością kontynuacji tego sposobu postępowania.  

Warunkiem jest oczywiście sama gotowość na e-fakturowanie i dostosowanie odpowiednich procesów dokumentacji transakcji, ale to już inna kwestia.  

Obserwuj nasz blog oraz zobacz co się znajduje w Naszych abonamentach.