Rozliczenie wydatków pracowniczych z e-faktury wystawionej na rzecz pracownika jest możliwe

Dobra wiadomość dla firm, w których dotychczas pracownik brał na pracodawcę (np. spółkę) faktury z tytułu dokonanych wydatków służbowych, np. związanych z podróżami służbowymi lub zakupami do firmy, ale w związku z nadejściem KSeF wprowadzono zasadę rozliczeń faktur imiennych wystawianych bezpośrednio na pracownika.  

Spora część przedsiębiorców wprowadziła zasadę rozliczeń wydatków służbowych wyłącznie w oparciu o faktury wzięte bezpośrednio na pracownika dokonującego zakupu, w obawie przed omyłkami, brakami danych nabywcy lub pracownika na fakturze. Takie działanie nie pozbawia firmy kosztów podatkowych! 

Interpretacja DKIS z 17 kwietnia 2026 r., 0111-KDIB1-1.4010.76.2026.1.SH potwierdza, że podatnikowi przysługuje prawo do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów, (KUP) wydatków (w kwocie brutto), zwróconych Pracownikom, poniesionych przez nich w ramach wykonywanych obowiązków i podróży służbowych, które Wnioskodawca księguje, w oparciu o faktury w formie elektronicznej (bez oryginałów papierowych), wystawione imiennie na Pracownika.  

I to nawet jeśli (tu mamy kontynuację wcześniejszych stanowisk), jeśli takie faktury są wyłącznie w formie elektronicznej: tj. wystawione „po staremu”, wystawione w KSeF, lub tylko zeskanowane, bez zachowania jakichkolwiek oryginałów papierowych. 

Jeśli więc Twoje wydatki jakie rozliczasz z pracownikami zwyczajowo ograniczają się do lub w zdecydowanej większości dotyczą noclegów i restauracji, gdzie nie ma odliczenia VAT i możesz „pozwolić sobie” na brak skorzystania z prawa do odliczenia przy innych wydatkach (np. zakupu określonych towarów) to powyższe rozwiązanie jest na stole i może być dla ciebie niezwykle atrakcyjne.  

Od tej pory pracownik musi dbać aby pobrać fakturę na siebie, a tym samym znikają potencjalne wątpliwości co do prawidłowości danych firmowych na fakturze, czy też danych i miejsca odwzorowania danych pracownika, bądź jego IDWew. 

Jeśli powyższe może mieć skutki dla Twojej działalności i chciałbyś skonsultować prawidłowość przyjętego modelu działania lub chciałbyś u siebie wdrożyć tego rodzaju dokument, w tym zastanawiasz się, czy warto wystąpić o interpretację – zapraszamy do kontaktu.