Święty Mikołaj w dziale księgowym: Jak rozliczyć prezenty, by Fiskus nie przyniósł rózgi?

Grudzień to w świecie finansów czas magiczny. Z jednej strony nucimy „Last Christmas”, a z drugiej – domykamy rok, walczymy z terminami i zastanawiamy się, czy faktura za świąteczne paczki dla zespołu to VAT do odliczenia, czy raczej bilet do dyskusji z urzędem skarbowym. 

Jako doradcy, księgowi i dyrektorzy finansowi wiemy, że diabeł tkwi w szczegółach (i w ustawie o VAT). Aby ułatwić Wam nawigację między choinką a deklaracją JPK_V7M, przygotowałem krótki przewodnik po wigilijnym VAT-cie. 

1. Paczki dla pracowników, czyli „rodzinne” świętowanie bez odliczeń

Kiedy obdarowujemy pracowników zatrudnionych na umowę o pracę, Fiskus staje się nieco sentymentalny i traktuje to jak prywatną sprawę. 

• Zasada: Kupując kubki, wino (o zgrozo!), czekoladki czy vouchery dla załogi, nie odliczamy VAT-u. Dlaczego? Bo zdaniem organów, zaspokajamy w ten sposób osobiste potrzeby pracowników, co nie ma bezpośredniego związku z naszą sprzedażą opodatkowaną. 

• Plusy dodatnie: Skoro nie odliczyliśmy VAT-u przy zakupie, to przy wręczaniu prezentu nie musimy go naliczać. Jest to więc operacja neutralna. 

• Wigilia firmowa: Tutaj mamy prezent od Dyrektora KIS! Organizacja spotkania opłatkowego jest uznawana za działanie budujące zespół, a nie „prywatę”. Dzięki temu nieodpłatne świadczenie podczas Wigilii nie podlega opodatkowaniu, a VAT można odliczyć (choć uwaga na alkohol!). 

2. B2B i Kontrahenci: Kiedy renifer przynosi odliczenia?

W relacjach z partnerami biznesowymi (B2B) i klientami zasady są nieco inne. Tutaj prezent to nie tylko miły gest, ale „inwestycja w relacje”. 

• Prezenty o małej wartości: Jeśli chcesz odliczyć VAT, musisz pilnować limitów. Jeśli prezent kosztuje do 20 zł netto, nie musisz prowadzić ewidencji. Jeśli jego wartość mieści się w przedziale 20,01 – 100 zł, żeby odliczyć VAT musisz wpisać obdarowanego na listę. Powyżej 100 zł? Fiskus upomni się o VAT należny przy przekazaniu. 

• Kawa i pierniczki w biurze: Jeśli zapraszasz kontrahenta na spotkanie do firmy, by przy choince omówić strategię na 2026 rok, VAT od cateringu, kawy czy słodyczy możesz odliczyć. To zakup pośrednio związany z generowaniem obrotu. 

3. Pułapki pod jemiołą: Alkohol i Restauracje

Niestety, świąteczny nastrój ma swoje granice, które wyznacza art. 88 ustawy o VAT. 

• Gastronomia vs Catering: To klasyka gatunku. Jeśli idziecie z klientem do restauracji, VAT-u od faktury nie odliczycie (usługa gastronomiczna). Jeśli jednak zamówicie jedzenie do biura (usługa cateringowa) – droga do odliczenia jest otwarta. 

• Procenty pod lupą: Alkohol to dla skarbówki „czerwona płachta”. Niezależnie od tego, czy to wino w koszu prezentowym, czy szampan na spotkaniu, prawo do odliczenia VAT nie przysługuje. Uznaje się, że alkohol służy wyłącznie celom osobistym uczestników. Jak widać, Fiskus preferuje kompot z suszu. 

Podsumowanie: Czy warto być hojnym? 

Rozliczanie świąt to trochę jak zapraszanie gości do domu. Prezent dla domownika (pracownika) kupujesz z „własnej kieszeni” (bez odliczenia VAT), ale nie płacisz od tego „podatku od dobroci”. Prezent dla gościa (kontrahenta) to inwestycja w przyszłe wspólne obiady – urząd pozwala odzyskać VAT, o ile zachowasz umiar i zmieścisz się w limitach „małej wartości”. 

Życzę Państwu, aby jedynymi kontrolami w te Święta były te dotyczące stopnia upieczenia karpia, a bilans radości zawsze wychodził na zero (lub na duży plus!). 

Wesołych i podatkowo spokojnych Świąt!