Wejście w życie Krajowego Systemu e-Faktur wymagać będzie przygotowań nie tylko po stronie księgowych, ale także i przedsiębiorców.

Najprawdopodobniej zmianie ulegnie także model współpracy biur rachunkowych z ich Klientami.

Z perspektywy biura rachunkowego ważny będzie aspekt odpowiedzialności i ryzyka jakie dane biuro godzi się ponieść by spełnić wszystkie (nie zawsze uzasadnione) oczekiwania Klienta, a odpowiedzialność ta wzrośnie wraz z liczbą obowiązków, które biuro zgodzi się przejąć na swoje barki.

Wyobraźmy sobie dwa skrajne warianty:
Wariant bezpieczny, w którym klient:
samodzielnie wybiera oprogramowanie (odpowiada za jego zgodność ze schemą e-faktury i dobór funkcjonalności fakultatywnych),
samodzielnie wystawia faktury w API w razie problemów w oprogramowaniem,
przekazuje do biura rachunkowego zwizualizowane faktury KSeF-owe i faktury wystawione i otrzymane poza KSeF w sposób ustalony z biurem (mailowo, poprzez chmurę internetową, fizycznie),
klient przekazuje do biura rachunkowego inne dokumenty niebędące fakturą (noty księgowe, załączniki, protokoły i dokumenty około rachunkowe),
klient biura odpowiada za rzetelność wystawionych faktur i ewentualne wskazania co do kwalifikacji podatkowej poniesionych wydatków.

Wariant niebezpieczny, w którym:
biuro rachunkowe wystawia za klienta faktury w KSeF za Klienta na podstawie przedstawionych przez klienta informacji i odbiera faktury KSeFowe,
biuro rachunkowe wystawia klienta faktury poza KSeFowe,
klient dostarcza do biura faktury zakupowe otrzymane poza KSeF
klient biura odpowiada za rzetelność wystawionych faktur i ewentualne wskazania co do związku z działalnością gospodarczą poniesionych wydatków.

Porównajmy warianty:
w jednym z perspektywy biura zmienia się relatywnie niewiele:
biuro ma za zadanie tylko i aż „księgować”, ale wszystkie dokumenty dostarczane są w jednej formie w umówiony sposób,
biuro nie ponosi żadnej odpowiedzialności za to czy Klient wystawi fakturę w KSeF, za to czy faktura będzie wystawiona poprawnie, czy klient prześle ją do KSeF w terminie w razie awarii,
biuro nie poniesie ryzyka w razie awarii systemów klienta.

w drugim wariancie biuro odpowie za „wszystko”:
za wystawienie faktury w terminie, za jej poprawność i uprzednie zebranie informacji niezbędnych do jej wystawienia,
za ewentualną korektę tej faktury,
za skutki wynikające z problemów z oprogramowaniem i konsekwencjami nie wysłania faktury do KSeF po ustaniu niedostępności,
za kompletowanie wszystkich dokumentów, które będą przekazywane w różny sposób (część faktur biuro samo sobie pobierze, a część prześle mailem lub na chmurę internetową),
za pozyskanie od klienta wskazań co do związku z działalnością gospodarczą poniesionych wydatków.

Są także warianty pośrednie, które stanowią balans między stopniem odpowiedzialności biura, a wsparciem Klienta, które przedstawię w kolejnych wpisach.

Chcesz wiedzieć więcej? Odwiedź naszą stronę: przygotowaliśmy dedykowane pakiety:

· dla Biur Rachunkowych: https://ksef.ltca.pl/ksef-ekspert-dla-biur-rachunkowych/

· dla Firm: https://ksef.ltca.pl/ksef-ekspert-dla-firm/

Produkty w naszym pakiecie zobaczysz też na stronie: https://akademialtca.pl/ksef