Wydatki na opłaty administracyjne związane z procedurą legalizacyjną a koszty podatkowe

Sprawa będąca przedmiotem wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczyła Spółki prowadzącej działalność gospodarczą jako agencja pracy tymczasowej. W ramach prowadzonej działalności Spółka pozyskuje i zatrudnia pracowników, w tym obywateli państw trzecich (cudzoziemców spoza Unii Europejskiej), których następnie kieruje do wykonywania pracy na rzecz pracodawców użytkowników na podstawie art. 7 ustawy z dnia 9 lipca 2003 r. o zatrudnianiu pracowników tymczasowych. 

Warunkiem legalnego zatrudnienia cudzoziemca oraz skierowania go do pracy jest posiadanie przez niego ważnego tytułu pobytowego uprawniającego do wykonywania pracy na terytorium Polski. Procedura legalizacyjna wiąże się natomiast z koniecznością ponoszenia określonych opłat administracyjnych, w tym m.in. opłaty za złożenie wniosku o udzielenie zezwolenia na pobyt czasowy i pracę oraz opłaty skarbowej od pełnomocnictwa.  

Co istotne, zezwolenie na pobyt, z uwagi na jego administracyjno-osobisty charakter, wydawane jest imiennie na rzecz konkretnego cudzoziemca. Koszt opłat związanych z jego uzyskaniem miał jednak ponosić pracodawca. Spółka nie zamierzała obciążać pracowników kosztami procedury legalizacyjnej ani dochodzić od nich zwrotu poniesionych wydatków.  

W związku z tak przedstawionym zdarzeniem przyszłym Spółka zadała pytanie, czy wydatki ponoszone na opłaty administracyjne związane z procedurą legalizacji pobytu zatrudnianych pracowników tymczasowych mogą stanowić koszty uzyskania przychodów w rozumieniu art. 15 ust. 1 ustawy o CIT – sama uważała, że tak. 

Z takim stanowiskiem zgodził się również Dyrektor KIS. Organ zwrócił przede wszystkim uwagę, że na gruncie podatku dochodowego decydujące znaczenie ma ekonomiczny i funkcjonalny związek ponoszonego wydatku z działalnością podatnika. 

W analizowanym przypadku związek ten był szczególnie wyraźny. Bez legalnego pobytu i prawa do pracy konkretnego cudzoziemca Spółka nie mogłaby bowiem wykorzystać jego pracy w ramach prowadzonej działalności, a więc zatrudnić go i skierować do wykonywania pracy na rzecz pracodawcy użytkownika. 

Jak podkreślił Dyrektor KIS, wydatki na opłaty administracyjne związane z procedurą legalizacyjną nie mają przy tym charakteru uznaniowego, lecz są konsekwencją obowiązków publicznoprawnych wynikających z przepisów dotyczących legalności zatrudnienia cudzoziemców. Ich poniesienie jest warunkiem koniecznym, bez którego niemożliwe byłoby zgodne z prawem zawarcie i wykonywanie stosunku pracy. Tym samym wydatki te pozostają w związku przyczynowym z działalnością operacyjną Spółki, ukierunkowaną na uzyskanie i zabezpieczenie przychodów. 

Co również istotne, Organ wskazał, że przedmiotowe wydatki nie zostały wymienione w katalogu wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów określonym w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT. W szczególności, pomimo że samo zezwolenie na pobyt wydawane jest imiennie na rzecz pracownika, wydatki ponoszone przez pracodawcę nie mają charakteru osobistego. 

Końcowo Dyrektor KIS potwierdził zatem, że wydatki na opłaty administracyjne związane z procedurą legalizacji pobytu pracowników mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów Spółki. Przemawia za tym w szczególności fakt, że są ponoszone w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, mają charakter definitywny, stanowią warunek zgodnego z prawem zatrudnienia pracowników, zostaną właściwie udokumentowane oraz nie zostały wyłączone z kosztów podatkowych na podstawie art. 16 ust. 1 ustawy o CIT. 

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 25 września 2026 r. nr: 0114-KDIP2-1.4010.286.2026.1.KW