Anulowanie faktury przed przesłaniem do KSeF – ryzyko pustej faktury?
Czy dokument sprzedażowy, który został wygenerowany w systemie finansowo-księgowym, ale nie został przekazany nabywcy ani przesłany do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), można anulować bez konsekwencji podatkowych? Do tego zagadnienia odniósł się Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 14 października 2026 r., sygn. 0112-KDIL1-1.4012.617.2026.1.EB.
Sprawa dotyczyła spółki, w której na skutek błędu mogło dochodzić do wygenerowania dokumentów sprzedażowych z datą przypadającą na zamknięty już okres księgowy. Dokumenty te, mimo że zawierały wszystkie elementy faktury określone w art. 106e ustawy o VAT, nie mogły zostać prawidłowo zaksięgowane, ani ujęte w księgach rachunkowych. Nie były również przekazywane kontrahentom ani przesyłane do KSeF.
Spółka chciała ustalić, czy może anulować takie dokumenty bez obowiązku ich wcześniejszego wprowadzenia do KSeF oraz późniejszego wystawienia faktur korygujących.
Dyrektor KIS uznał stanowisko spółki za prawidłowe.
Wskazał, że samo wygenerowanie dokumentu zawierającego wszystkie wymagane elementy faktury nie oznacza jeszcze jego wprowadzenia do obrotu prawnego. Jeżeli dokument pozostaje wyłącznie w wewnętrznym systemie księgowym, nie został udostępniony nabywcy ani przesłany do KSeF i nie dokumentuje rzeczywiście dokonanej czynności, dopuszczalne jest jego anulowanie.
Istotne znaczenie ma jednak moment wykrycia błędu. Dyrektor KIS podkreślił, że po przesłaniu faktury do KSeF, jej przyjęciu i nadaniu numeru identyfikującego nie ma już możliwości jej anulowania. W takim przypadku błędy należy usuwać poprzez wystawienie faktury korygującej, zgodnie z art. 106j ustawy o VAT.
Źródłem obaw podatników w takich sytuacjach jest również art. 108 ust. 1 ustawy o VAT. Przepis wiąże wystawienie faktury z wykazaną kwotą podatku VAT z obowiązkiem jego zapłaty.
Organ odniósł się również do tej kwestii, wskazując, że dokument sporządzony, lecz niewprowadzony do obrotu prawnego, nie stanowi faktury wystawionej w rozumieniu tego przepisu, a tym samym nie powoduje obowiązku zapłaty wykazanego w nim podatku.
Interpretacja potwierdza zatem, że podatnik może anulować błędnie wygenerowany dokument sprzedażowy na etapie jego wewnętrznego przygotowania, bez konieczności przekazywania go do KSeF. Jest to jednak rozwiązanie wyjątkowe, uzależnione przede wszystkim od niewprowadzenia dokumentu do obrotu prawnego oraz braku rzeczywiście dokonanej czynności gospodarczej, którą miałby dokumentować.
Interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 14 października 2026 r., sygn. 0112-KDIL1-1.4012.617.2026.1.EB.
