Dyrektor KIS o ponadnormatywnych ubytkach alkoholu i granicach należytej staranności

Czego dotyczyła sprawa? 

Sprawa dotyczyła spółki produkującej i rozlewającej napoje alkoholowe w składzie podatkowym. Dla alkoholu etylowego i napojów alkoholowych spółka posiadała decyzje określające dopuszczalne normy ubytków. 

Podczas przelewania alkoholu etylowego objętego pozycją CN 2207 ze zbiornika do paletopojemnika uszkodzeniu uległo uszczelnienie znajdujące się za pompą. Alkohol wyciekł na posadzkę. Ubytek został ustalony przez porównanie ilości przyjętej, zużytej do produkcji oraz zwróconej do magazynu surowców. 

Spółka nie potrafiła wskazać dokładnego dnia powstania nieszczelności. Brak alkoholu wykryto po zakończeniu operacji zlewania, a miejsce wycieku zlokalizowano dopiero po napełnieniu opróżnionego zbiornika wodą. Zdarzenie opisano w dokumencie wydania, opatrzonym adnotacją o awarii i podpisanym przez funkcjonariusza celnego. 

Dlaczego ubytek może oznaczać obowiązek zapłaty akcyzy? 

Ubytki wyrobów akcyzowych objętych procedurą zawieszenia poboru akcyzy są co do zasady przedmiotem opodatkowania. Ustawa przewiduje jednak kilka zwolnień. W analizowanej sprawie znaczenie miały dwa z nich. 

• Ubytki mieszczące się w normach - są zwolnione do wysokości ustalonej dla danego podmiotu albo wynikającej z przepisów wykonawczych (art. 30 ust. 4 ustawy o podatku akcyzowym). 

• Ubytki spowodowane zdarzeniem losowym lub siłą wyższą - mogą korzystać ze zwolnienia na podstawie art. 30 ust. 3 ustawy, również gdy przekraczają normę. Warunkiem jest jednak wykazanie przez podatnika wszystkich okoliczności uzasadniających zwolnienie. 

Spór dotyczył właśnie drugiej podstawy. Spółka chciała potwierdzić, że ponadnormatywna część straty powstała wskutek zdarzenia losowego lub siły wyższej. 

Podatnik wskazywał, że awaria była nagła, nieprzewidywalna i niezależna od personelu. Podkreślał również, że w zakładzie funkcjonowała procedura utrzymania sprawności maszyn i urządzeń. Na potwierdzenie swojego stanowiska spółka opisała między innymi: 

• regularne przeglądy - wykonywane według harmonogramu dwa razy w roku;
• ewidencję utrzymania ruchu - dla urządzeń prowadzono rejestry napraw i konserwacji;
• profilaktyczną wymianę elementów - przed awarią kontrolowano instalację, wymieniono uszczelnienie śrubunku i wykonano próbę szczelności przy użyciu wody;
• bieżącą obserwację procesu - w czasie produkcji pracownicy mieli wizualnie oceniać prawidłowość działania instalacji;
• szybką reakcję po stwierdzeniu różnicy - po ujawnieniu ubytku zlokalizowano nieszczelność, udokumentowano zdarzenie i podjęto działania naprawcze.

Zdaniem spółki taki zestaw działań wykluczał zaniedbania techniczne, eksploatacyjne i organizacyjne. Dyrektor KIS ocenił sytuację inaczej. 

Stanowisko organu 

W wydanej interpretacji z 31 sierpnia 2026 r. nr 0111-KDIB3-3.4013.161.2026.2.AM organ przyjął, że zdarzenie losowe i siła wyższa muszą mieć charakter nadzwyczajny, nieprzewidywalny i niezależny od podatnika, a ich skutków nie można uniknąć pomimo zastosowania wszystkich środków należytej staranności. Odwołał się przy tym do orzecznictwa TSUE, w tym do spraw C-509/22, C-314/06 i C-154/16. 

W ocenie KIS należyta staranność nie oznacza jedynie przestrzegania harmonogramu przeglądów. Ma polegać na ciągłym i aktywnym wykrywaniu zagrożeń, ich ocenie oraz podejmowaniu skutecznych działań zapobiegawczych. O negatywnym rozstrzygnięciu przesądziły przede wszystkim następujące okoliczności. 

1. Wyciek nie został wykryty na bieżąco. Spółka nie umiała ustalić dokładnego momentu rozszczelnienia. Organ uznał, że wyciek znacznej ilości alkoholu na posadzkę, trwający - według jego oceny - przez kilka dni, powinien zostać zauważony wcześniej. Zwrócił uwagę nie tylko na ślady wizualne, lecz także na charakterystyczny zapach alkoholu etylowego.
2. Kontrola wzrokowa okazała się niewystarczająca. Skoro oględziny nie doprowadziły do wykrycia wycieku, KIS uznał je za nieadekwatny środek nadzoru. Podkreślił, że uszczelnienia i połączeniaśrubunkowemogą być trudno dostępne, dlatego ich stanu nie zawsze da się miarodajnie ocenić wyłącznie z zewnątrz. 
3. Próba podczas mycia nie dawała wystarczającej pewności. Zdaniem organu sprawdzanie szczelności wodą w ramach mycia i dezynfekcji nie musi odtwarzać wszystkich warunków pracy instalacji i nie gwarantuje ujawnienia każdej nieszczelności.
4. Częstotliwość kontroli uznano za zbyt małą. Ostatnia kontrola przed awarią miała odbyć się pięć miesięcy wcześniej. W realiach tej sprawy KIS stwierdził, że kontrole powinny być częstsze niż dwa razy w roku, a wymiana uszczelnień częstsza niż raz w roku.
5. Ryzyko awarii pozostawało w sferze działalności przedsiębiorcy. Organ wskazał na możliwość stopniowej degradacji materiałów uszczelniających pod wpływem alkoholu. Skoro spółka profilaktycznie wymieniała uszczelnienia, miała świadomość tego ryzyka i powinna była dobrać do niego bardziej intensywny nadzór.

Dyrektor KIS powołał również wyrok WSA w Poznaniu z 12 lutego 2026 r. (I SA/Po 781/25). Sąd zaakcentował w nim, że zwolnienie ma charakter wyjątku, a podatnik powinien przedstawić obiektywne dane wykluczające nawet lekkie zaniedbanie. W tamtej sprawie za przykład adekwatnego działania wskazano możliwość kontroli po każdorazowym tłoczeniu. 

W praktyce ważne jest rozróżnienie dwóch kwestii. Dokument podpisany przez funkcjonariusza może potwierdzać, że ubytek został ujawniony i odnotowany. Nie dowodzi jednak automatycznie, że jego przyczyną było zdarzenie losowe lub siła wyższa ani że przedsiębiorca dochował wszystkich wymaganych środków ostrożności. 

Dla zastosowania art. 30 ust. 3 kluczowe są zatem nie tylko dokumenty ilościowe i protokół z incydentu, lecz także dowody dotyczące przyczyn awarii, systemu kontroli oraz realnej możliwości wcześniejszego wykrycia wycieku. 

Podsumowanie 

W interpretacji z 31 sierpnia 2026 r. Dyrektor KIS odmówił zwolnienia ponadnormatywnego ubytku alkoholu z akcyzy. Nie zakwestionował samego faktu awarii, lecz uznał, że przedsiębiorca mógł wcześniej wykryć nieszczelność i ograniczyć stratę. Pisemne procedury, półroczne przeglądy, profilaktyczna wymiana uszczelnienia oraz kontrola wzrokowa nie wystarczyły, ponieważ system nadzoru nie zadziałał w czasie rzeczywistej operacji. 

Dla podmiotów prowadzących składy podatkowe wniosek jest praktyczny: w razie awarii liczy się nie tylko jej prawidłowe udokumentowanie, ale przede wszystkim możliwość wykazania aktywnego, technicznie adekwatnego i ciągłego nadzoru. W sporze o art. 30 ust. 3 ustawy o podatku akcyzowym słowo „awaria” jest dopiero początkiem argumentacji - nie jej zakończeniem.