Elektroniczne orzeczenia lekarskie

Elektronizacja obiegu dokumentów stanowi istotny element cyfryzacji współczesnych przedsiębiorstw. Rząd tu aktywnie działa i zmusza nas do korzystania z elektronicznych kanałów przesyłania danych – teraz obejmuje to także orzeczenia lekarskie.  

Podstawą profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami są badania wstępne, okresowe i kontrolne, przeprowadzane zgodnie z przepisami Kodeksu pracy. Ich celem jest ustalenie, czy nie występują przeciwwskazania do wykonywania pracy na określonym stanowisku, z uwzględnieniem warunków środowiska pracy i czynników szkodliwych. Orzeczenie lekarskie potwierdzające zdolność do pracy ma zatem bezpośrednie znaczenie dla dopuszczenia pracownika do wykonywania obowiązków służbowych. Pracodawca wręcz ma obowiązek nie dopuścić do pracy pracownika bez aktualnego orzeczenia.  

Od 18 października 2026 r. orzeczenia medycyny pracy mają być co do zasady wystawiane elektronicznie. Ma to na celu usprawnienie współpracy pomiędzy pracodawcą, pracownikiem i jednostką medycyny pracy. Cyfrowy obieg dokumentów ułatwia ich ewidencjonowanie, przechowywanie oraz kontrolowanie terminów kolejnych badań. Jest to szczególnie istotne w zakładach zatrudniających dużą liczbę osób, w których monitorowanie ważności orzeczeń stanowi ważny element codziennej pracy działu kadr i służb BHP. Automatyczne przypomnienia o zbliżających się terminach badań mogą dodatkowo ograniczyć ryzyko dopuszczenia do pracy osoby bez aktualnego orzeczenia. 

Każda taka zmiana oznacza, że musimy się nauczyć nowych zasad i wyzbyć się przyzwyczajeń. Dotychczas pracownik dostawał papierowe orzeczenie i dostarczał je do kadr. Po nowemu – dostaje orzeczenie na IKP (Internetowe Konto Pacjenta), a o ewentualny wydruk musi poprosić. Nie musi natomiast przynosić go do kadr – jednostka medycyny pracy powinna przekazać niezbędne informacje pracodawcy, zgodnie z zasadami ustalonymi w umowie zawartej z pracodawcą. Może to być zatem mail czy dostęp przez aplikację. Należy zatem sięgnąć do umowy i prawdopodobnie ją zaktualizować.  

Na razie mogą wystąpić przejściowe problemy – może się tak zdarzyć, że pracownik dostanie orzeczenie na IKP, a pracodawca, który nie zaktualizował umowy, nie otrzyma informacji ani od pracownika, ani od jednostki medycznej. W takim przypadku trzeba szybko zareagować – skontaktować się z jednostką medycyny pracy i ustalić zasady. Doraźnie – można honorować wydruk z IKP pracownika, ale mogą się na nim znajdować dane nie skierowane do pracodawcy (zalecenia).  

Przepisy nie przewidują nieważności orzeczeń przekazanych w innej formie niż elektroniczna. Tym bardziej, że od zasady są wyraźne wyjątki – np. papierowe orzeczenia mogą być wystawiane z powodów technicznych (np. brak dostępu do systemu). Tym samym nadal musimy honorować orzeczenia papierowe – potwierdzają one odbycie badania i są podstawą dopuszczenia do pracy. Zasadą jest jednak obieg elektroniczny.