EUDR – 5 Kroków do zachowania należytej staranności
Spis treści:
- Wstęp
- Krok 1: Zidentyfikuj swój łańcuch dostaw
- Krok 2: Aktywnie współpracuj z dostawcami
- Krok 3: Przygotuj i wdróż procedurę wewnętrzną
- Krok 4: Przygotuj zasady postępowania w przypadku kontroli organów
- Krok 5: Budowanie świadomości pracowników
- Podsumowanie
Zgodnie z Rozporządzeniem EUDR, do zachowania należytej staranności w najszerszym zakresie zobowiązane będą podmioty wprowadzające na rynek UE towary/produkty objęte Rozporządzeniem.
O klasyfikacji firm na potrzeby określenia obowiązków związanych z należytą starannością możecie przeczytać tutaj: https://akademialtca.pl/blog/eudr-zrozum-swoje-obowiazki-krok-po-kroku.
W tym artykule przedstawię 5 kroków jakie powinny podjąć firmy wprowadzające na rynek towary/produkty objęte EUDR, chcąc wdrożyć system należytej staranności na potrzeby EUDR.
2. Krok 1: Zidentyfikuj swój łańcuch dostaw
W pierwszej kolejności zidentyfikuj w sowim łańcuchu dostaw wszystkie firmy, które zgodnie z Rozporządzeniem EUDR klasyfikowane są jako podmioty wprowadzające na rynek UE towary/produkty objęte Rozporządzeniem.
Następnie postaraj się zidentyfikować pozostałe firmy, które w Twoim łańcuchu dostaw mogą spełniać funkcje m.in. podmiotów wykorzystujących, handlowych.
Sprawdź czy masz wiedzę na temat całego łańcucha dostaw i czy jesteś w stanie określić miejsce pochodzenia Twoich towarów/produktów.
3. Krok 2: Aktywnie współpracuj z dostawcami
Opracuj kanały komunikacji z dostawcami, w taki sposób aby zapewnić odpowiedni przepływ danych.
Pozyskaj od zidentyfikowanych dostawców dane i informacje wymagane przez Rozporządzenie EUDR.
Dane powinny dotyczyć informacji o geolokalizacji dla miejsc produkcji, dowody zgodności ze standardami braku wylesiania, dokumentację potwierdzającą legalność działalności, certyfikaty, odpowiednie dokumenty prawne.
Monitoruj i aktualizuj dane od dostawców aby w prawidłowy sposób określić ryzyko.
4. Krok 3: Przygotuj i wdróż procedurę wewnętrzną
Procedura powinna opisywać działania jakie Twoja firma podejmuje w celu mapowania łańcucha dostaw, weryfikacji dostawców, komunikacji z dostawcami, pozyskiwania i weryfikacji dokumentacji, zapewnienia powtarzalności podejmowanych procesów, reagowania na sytuacje kryzysowe, np. przypadki, w których dostawcy odmawiają współpracy lub nie dostarczają wymaganych dokumentów i informacji.
Dodatkowo, Twoja procedura powinna szczegółowo określać, w jaki sposób zebrane dane będą przetwarzane, przechowywane i okresowo oceniane pod kątem ich rzetelności, opisywać sposoby przeprowadzania kontroli i audytów wewnętrznych lub w szczególnych przypadkach, audytów przeprowadzanych przez zewnętrzne firmy.
5. Krok 4: Przygotuj zasady postępowania w przypadku kontroli organów
Zaplanuj i wdróż system postępowania na wypadek kontroli odpowiednich organów. Określ sposoby przygotowania dokumentacji, osoby odpowiedzialne za kontakt z kontrolującymi, zasady weryfikacji poprawności i kompletności zgormadzonej dokumentacji.
6. Krok 5: Budowanie świadomości pracowników
Wdróż odpowiednie systemy szkoleń, aby Twoi pracownicy mieli aktualną wiedzę w zakresie obowiązujących przepisów oraz rozumieli istotę zgodności z EUDR. Upewnij się, że wszystkie osoby zaangażowane w procesy związane z EUDR znają i rozumieją swoją rolę w zakresie spełniania standardów należytej staranności.
7. Podsumowanie
Należy pamiętać, że każdy system należytej staranności powinien być indywidulanie dopasowany do działalności firmy. Kluczowe w tym zakresie jest w pierwszej kolejności określenie kwalifikacji swoje firmy na potrzeby EUDR, a następnie zrozumienie i analiza procesów, które zachodzą w całym łańcuchu dostaw funkcjonującym w Twojej firmie.
