Jak przedsiębiorcy powinni przygotować się do reformy celnej UE?

Nowy Unijny Kodeks Celny zmieni sposób przekazywania informacji o towarach, podział obowiązków uczestników obrotu oraz warunki korzystania z uproszczeń. Dla przedsiębiorców oznacza to konieczność powiązania obsługi celnej z danymi handlowymi, księgowością i logistyką. Przygotowania będą więc obejmować zarówno procedury, jak i organizację pracy. 

Rozporządzenie (UE) 2026/2108 zostało już przyjęte. Jego wdrażanie rozłożono jednak na kilka etapów, a obowiązkowe korzystanie z unijnego centrum danych celnych nastąpi w różnych terminach dla poszczególnych grup przedsiębiorców. 

Harmonogram zależy od rodzaju działalności 

Nowy kodeks będzie stosowany co do zasady od 21 września 2027 r., z wyjątkami przewidzianymi w przepisach końcowych. Uruchomienie EU Customs Data Hub podlega odrębnemu harmonogramowi. Od 1 lipca 2028 r. obowiązek przekazywania danych przez centrum obejmie wskazanych w art. 285 importerów do celów sprzedaży na odległość oraz osoby korzystające z IOSS, w odniesieniu do określonych procedur. 

Pozostali importerzy, eksporterzy i osoby uprawnione do korzystania z procedury tranzytu będą mogli korzystać z centrum od 1 marca 2031 r. Od 1 marca 2034 r. stanie się to obowiązkowym sposobem przekazywania informacji na zasadach określonych w art. 285. Termin ten nie oznacza jednak odroczenia wszystkich nowych obowiązków do 2034 r. 

Punktem wyjścia jest ustalenie ról w łańcuchu dostaw 

Przygotowanie do reformy wymaga ustalenia, kto w danym modelu transakcji będzie importerem, eksporterem lub przedstawicielem celnym. Znaczenie mają rzeczywisty przebieg operacji i definicje kodeksowe, a nie wyłącznie nazwa podmiotu wpisana w umowie. 

Art. 27 określa obowiązki importera obejmujące m.in. przekazywanie i przechowywanie informacji, zapewnienie zapłaty należności oraz zgodności towarów z innymi przepisami stosowanymi przez organy celne. Obsługa odprawy przez zewnętrznego usługodawcę nie usuwa tych obowiązków. W firmie musi zatem istnieć dostęp do danych i dokumentów pozwalających je wykonać. 

Jakość danych zaczyna się przed odprawą 

Centrum danych zwiększy znaczenie spójności informacji pochodzących z różnych systemów. Przygotowania obejmą identyfikację źródeł danych o klasyfikacji taryfowej, pochodzeniu i wartości celnej oraz ustalenie, kto je zatwierdza i aktualizuje. 

Przykładowo informacja o opłacie licencyjnej może znajdować się w księgowości, podczas gdy agencja celna otrzymuje jedynie fakturę zakupu towarów. Jeżeli opłata podlega doliczeniu do wartości celnej, brak jej przekazania może skutkować zaniżeniem należności. Samo przeniesienie danych do nowego systemu nie rozwiąże takiej rozbieżności. 

Zmiany informatyczne wymagają wcześniejszego uporządkowania procesów 

Art. 74 przewiduje przekazywanie lub udostępnianie w centrum danych informacji niezbędnych do objęcia towarów procedurą celną. Dla przedsiębiorstwa oznacza to potrzebę zbadania, czy dane z systemów zakupowych, magazynowych i finansowych można powiązać z konkretnym towarem oraz operacją. 

Zakres dostosowania IT będzie zależał od przyjętego modelu obsługi celnej i szczegółowych wymogów technicznych. Na etapie przygotowań znaczenie mają możliwość wymiany danych, kontrola uprawnień oraz odtworzenie historii zmian. Konkretne rozwiązania integracyjne będą wymagały uwzględnienia aktów wykonawczych i dokumentacji technicznej. 

Współpraca z przedstawicielem celnym będzie wymagała pełniejszych informacji 

Reforma nadaje szczególne znaczenie przedstawicielstwu pośredniemu. Zgodnie z art. 33 przedstawiciel działający na rzecz importera mającego siedzibę w UE odpowiada z nim solidarnie za obowiązki wskazane w art. 27 ust. 2. Przy reprezentowaniu podmiotu spoza UE jest uznawany za importera na potrzeby tych obowiązków. 

Konsekwencją może być rozszerzenie zakresu dokumentów wymaganych przez agencje celne. Przygotowania obejmą więc analizę umów, pełnomocnictw i zasad przekazywania informacji, także dotyczących zgodności produktów. Umowne rozliczenie odpowiedzialności między stronami nie zmienia obowiązków wynikających z kodeksu wobec organów. 

AEO i Trust and Check wymagają odrębnej oceny 

Nowy kodeks zachowuje status AEO i wprowadza status zaufanego przedsiębiorcy Trust and Check. Posiadanie AEO nie oznacza automatycznego uzyskania nowego statusu. 

Trust and Check wiąże się m.in. z wymogiem odpowiedniej historii działalności, skutecznych procedur wewnętrznych oraz systemu udostępniającego dane o przemieszczaniu i zgodności towarów w czasie jak najbardziej zbliżonym do rzeczywistego. Ocena możliwości skorzystania z uproszczeń będzie więc obejmować także koszty organizacyjne i informatyczne oraz gotowość do utrzymywania wymaganej przejrzystości. 

Procedury wewnętrzne muszą działać w praktyce 

Przepisy dotyczące zaufanych przedsiębiorców pokazują znaczenie rzeczywistego stosowania procedur. Organy będą monitorować spełnianie kryteriów, a w przypadku Trust and Check przeprowadzać szczegółowe monitorowanie, w tym kontrolę na miejscu, co najmniej raz na dwa lata. 

Przygotowanie organizacji obejmuje zatem sposób wykrywania błędów, ich wyjaśniania i korygowania oraz przechowywania dowodów podjętych działań. Procedura klasyfikacji towarów ma praktyczną wartość wtedy, gdy określa również postępowanie po zmianie składu produktu lub pojawieniu się wątpliwości co do stosowanego kodu. 

Za przygotowania odpowiada kilka obszarów firmy 

Informacje potrzebne do wykonania obowiązków celnych powstają w zakupach, logistyce, finansach i działach odpowiedzialnych za produkty. Zmiana dostawcy, warunków dostawy albo modelu sprzedaży może wpływać na dane przekazywane organom, nawet jeżeli zespół obsługujący odprawy nie uczestniczył w tej decyzji. 

Dlatego przygotowanie do reformy wymaga ustalenia zasad współpracy między tymi obszarami i przypisania odpowiedzialności za aktualność informacji. W firmach prowadzących sprzedaż na odległość dodatkowe znaczenie będą miały przepisy szczególne dotyczące e-commerce, IOSS i unijnej opłaty manipulacyjnej, których terminy stosowania trzeba analizować oddzielnie. 

Najwcześniejszym etapem przygotowań może być uporządkowanie obecnego obiegu informacji. Pozwoli to określić, jakie zmiany wynikają z nowych przepisów, a jakie służą usunięciu istniejących braków w obsłudze celnej.