KIS powinien się przespać z tym tematem, czyli słów kilka o noclegach pracowniczych
W przypadku wyjazdów pracowniczych zdarza się, że pracownik musi skorzystać z noclegu. O ile w przypadku delegacji mamy zwolnienie od PIT i składek, to w przypadku innych wyjazdów organy podatkowe i ZUS domagają się swoich danin. Robią to mimo kształtującej się od kilku lat linii orzeczniczej NSA, która jest korzystna dla podatników. Ile czasu musi upłynąć, żeby fiskus i ZUS zaczęły respektować prawo?
Zacznijmy od tego, że w przypadku podróży służbowych problem nie istnieje – mamy stosowne zwolnienia, więc nocleg nie jest obciążany podatkiem i składkami. Skoro jest jednak – jako świadczenie związane z delegacją – zwolniony od PIT i ZUS, to musi być przychodem. Gdyby nie był przychodem, zwolnienia byłyby bezprzedmiotowe. Stąd już tylko krok do stwierdzenia – w innych przypadkach nocleg wciąż stanowi przychód, ale już nie ma zwolnienia.
Z drugiej strony – np. apartament dla prezesa, to ewidentnie spełnienie jego potrzeb mieszkaniowych. W takim przypadku mamy niewątpliwie do czynienia z przychodem, a w konsekwencji koniecznością zapłaty PIT i ZUS.
No i w końcu mamy noclegi w trakcie wyjazdów, które nie są podróżami służbowymi, czyli dotyczy to oddelegowania lub podróży w ramach obowiązków pracowniczych. KIS na potęgę wydaje interpretacje, w myśl których takie noclegi są przychodami – zob. np. interpretację z 14 września 2026 r., nr 0115-KDIT2.4011.463.2026.1.DT lub z 3 kwietnia 2026 r. sygn. 0113-KDIPT2-3.4011.969.2025.2.SJ. Co istotne, w tym drugim przypadku zapadł już wyrok przed WSA w Kielcach (sygn. I SA/Ke 234/26) i jest to kolejny wyrok korzystny dla podatników, czyli sąd uznał, że nocleg nie jest przychodem. Mimo że ostatnio sądy administracyjne orzekają jednolicie w tym zakresie (przełomem był wyrok NSA z 1 sierpnia 2023 r. - sygn. II FSK 270/21), skarbówka i ZUS dalej idą w zaparte i twierdzą, że noclegi należy opodatkować i oskładkować. Ba – w sposób wręcz graniczący z bezczelnością – podpierają się wcześniejszymi wyrokami całkowicie ignorując nową linię orzeczniczą! W swoich pismach nie polemizują z nowymi wyrokami. Po prostu je pomijają!
Nocleg dla pracownika delegowanego (np. na montaż) jest świadczeniem koniecznym, które umożliwia pracodawcy delegującemu wykonanie pracy, czyli zapewnia możliwość uzyskania przez pracodawcę przychodu. Pracownik za swoją pracę otrzymuje wynagrodzenie, które jest jego przychodem. Nocleg oczywiście nie jest elementem stanowiska pracy, w szczególności narzędziem (tak jak biurko, czy komputer) – przede wszystkim dlatego, że nie jest rzeczą. Nocleg jest usługą – skorzystanie z noclegu w przedstawionych okolicznościach można porównać do skorzystania z windy w drodze na piętro, gdzie mieści się siedziba pracodawcy. Pracownik korzysta z usługi, za którą nie płaci, ale nie oznacza to przysporzenia majątkowego po jego stronie. Pracownik, który nie byłby wysłany na montaż, nie poniósłby wydatku w postaci kosztu noclegu. Tym samym po stronie pracownika nie dochodzi do sytuacji „uniknięcia wydatku”, gdyby nie inicjatywa pracodawcy, pracownik nigdzie by nie pojechał i nie musiał opłacać sobie noclegu. Za uniknięcie wydatku można by ewentualnie uznać np. wodę zużytą przez pracownika podczas pobytu w delegowaniu, ale tu mamy świadczenie o nieoznaczonej wartości, a więc zgodnie z wyrokiem Trybunału Konstytucyjnego z dnia 8 lipca 2014 r. (sygn. K 7/13) również w tym zakresie nie mamy do czynienia z przychodem.
Nocleg taki nie jest w interesie pracownika, a nie pracodawcy. To pracodawca realizuje zlecenia i potrzebuje ludzi (pracowników), którzy je wykonają. Aby mogło to nastąpić pracodawca z reguły będzie musiał zagwarantować swoim pracownikom nocleg – bez zakwaterowania pracownicy mogą nie chcieć jechać. W efekcie, zapewnienie noclegu jest przede wszystkim w interesie pracodawcy, a nie pracownika. To pracodawca, który realizuje zlecenia i działa w tym zakresie w sposób stały potrzebuje sprawnej obsługi logistycznej, a tym samym w przypadku zleceń kilkudniowych – noclegów dla swoich pracowników.
Zarówno zapewnienie noclegu przez pracodawcę pracownikowi delegowanemu w odległym miejscu wykonywania pracy, zwłaszcza w przypadku krótkotrwałych pobytów, służy wyłącznie realizacji obowiązku pracowniczego, jak i pracownik delegowany nie ma żadnej swobody w zarządzaniu i rozporządzeniu świadczeniami zapewnianymi przez pracodawcę, a wykorzystuje je tylko w konkretnym celu - wykonania swoich obowiązków pracowniczych. Organizacja wykonywania pracy należy do pracodawcy, także w okresie i w warunkach oddelegowania pracownika (w znaczeniu świadczenia pracy na wyjeździe). Skoro więc ze względu na oddalenie od miejsca zamieszkania pracownika oraz głównego miejsca świadczenia pracy, właściwe wykonywanie obowiązków pracowniczych wymaga zakwaterowania (miejsca wypoczynku po pracy), to koszty jego zorganizowania obciążają wyłącznie pracodawcę, jako że w jego interesie leży należyte wykonywanie pracy przez pracownika oddelegowanego. Trudno przy tym byłoby przyjąć, że w takim przypadku realizowany jest również, nawet w sposób pośrednim, interes pracownika przez zapewnienie mu warunków do spędzania czasu wolnego po pracy, skoro swoje potrzeby mieszkaniowe pracownik zasadniczo zaspokaja w inny sposób, w miejscu swego stałego zamieszkania, a konieczność tymczasowego zaspokajania tych potrzeb w miejscu oddelegowania wynika wyłącznie z charakteru świadczonej pracy oraz potrzeb pracodawcy, wykorzystującego pracowniczą siłę najemną do wykonania własnych zobowiązań kontraktowych. To powoduje, że zapewnienie pracownikom usług zakwaterowania leży wyłącznie w interesie pracodawcy, a nie pracowników.
W przypadku oddelegowania za granicę – można dodatkowo powoływać się na dyrektywy unijne. Nie mają one jednak zastosowania w przypadku podróży krajowych, ale jeżeli w kraju będziemy stosować inne zasady, to będzie to nierówne traktowanie osób znajdujących się tak naprawdę w jednakowej sytuacji. Wyjazd, pobyt z dala od domu, konieczność wykonania zadania służbowego, bez możliwości powrotu na noc – pod tym względem nie ma znaczenia czy wyjazd jest krajowy, czy zagraniczny. Dlatego dyrektywy, mimo, że nie mają bezpośredniego zastosowania, niewątpliwie wyznaczają pewne standardy, które powinny być stosowane nawet jeśli pracownik nocował na terenie kraju. W przeciwnym wypadku dojdzie do rażącej dysproporcji między wyjazdami.
Na koniec dwie uwagi praktyczne:
- Powyższe znajduje odpowiednie zastosowanie do osób na umowach cywilnoprawnych (np. zleceniobiorców).
- W przypadku, gdy sprawcą stresu jest ZUS – pytanie go o cokolwiek jest w praktyce pozbawione sensu. Większość odpowiedzi organu rentowego albo jest wymijająca albo sprowadza się do konieczności zapłaty składek bez względu na treść przepisu, wyroki, czy ukształtowane poglądy doktryny, a odwołania są do sądów powszechnych, które średnio znają się na przychodach. Lepszym rozwiązaniem jest wystąpienie o zawieszenie postępowania i zadanie pytania do KIS. Co prawda tu odpowiedź również będzie sprowadzała się do słowa „zapłać”, ale można odwołać się do sądów administracyjnych, które ostatnio są nad wyraz łaskawe. Powodzenia!
