Nadały Ci się faktury historyczne do KSeF? – Koniecznie reaguj! Część II

Pod koniec maja, zainspirowany rozmowami networkingowymi na Roadshow LTCA 2026 wskazywałem jak bardzo niebezpieczna jest sytuacja, w której niezamierzenie przesłaliśmy do KSeF nasze historyczne faktury.
Dziś moje ostrzeżenia potwierdza jedna z ostatnich interpretacji podatkowych!

29 maja w artykule pt.: „Nadały Ci się faktury historyczne do KSeF? – Koniecznie reaguj!” ostrzegałem, że nieprzewidziana wysyłka historycznych faktur do KSeF powinna skutkować natychmiastowymi działaniami zmierzającymi do kontaktu z kontrahentami i korektami „do zera”. Korektami robionymi na poziomie aplikacji podatnika, a nie systemu, tak aby nie utracić danych historycznych transakcji.  

Jak o tym wspominałem w czasie Roadshow wiele razy słyszałem teksty typu „po co?”, „szkoda zachodu”, czy też „kto by miał na to czas?”. Faktycznie, jeśli nada nam się kilka tysięcy faktur z okresów kilku miesięcy, albo lat to przedsięwzięcie robi się wyzwaniem. Trzeba się jednak tego wyzwania podjąć.  

Jeden z podatników występując o interpretację wskazywał, że omyłkowe przesłanie faktur do systemu KSeF [2568 dokumentów] miało charakter jednorazowy, nastąpiło wyłącznie  w jednym dniu i wyłącznie w wyniku błędu technicznego podczas wdrażania integracji systemowej - nie było zamierzone jako wystawienie faktur ustrukturyzowanych. 

Podatnik ten usiłował przekonać fiskusa, że skoro to był błąd i nie był związany z dokonaniem ponownych dostaw towarów ani świadczenia usług, to nie doszło do powstania nowego obowiązku podatkowego ani do powstania podwójnej sprzedaży.  

„W ocenie Wnioskodawcy sam fakt nadania numerów identyfikacyjnych KSeF nie powoduje obowiązku wystawienia faktur korygujących, jeżeli zapis faktur w systemie nastąpił omyłkowo i nie był związany z rzeczywistą intencją wystawienia faktur w tym systemie. 

Ponadto przepisy ustawy o podatku od towarów i usług nie przewidują obowiązku wystawiania faktur korygujących wyłącznie z tego powodu, że faktura została omyłkowo zapisana w systemie KSeF przed dniem powstania obowiązku korzystania z tego systemu. Biorąc pod uwagę, że faktury dokumentują rzeczywiste czynności gospodarcze, zostały prawidłowo wystawione i rozliczone podatkowo, a ich zapisanie w systemie KSeF nastąpiło jednorazowo w wyniku błędu technicznego podczas testu integracji, w ocenie Wnioskodawcy brak jest podstaw do uznania, że konieczne jest wystawienie faktur korygujących wyłącznie z uwagi na ich zapisanie w systemie KSeF.” 

Jak można się jednak było spodziewać, DKIS absolutnie się z tym nie zgodził i w interpretacji z dnia 23 czerwca 2026 roku, 0114-KDIP1-3.4012.298.2026.1.KP jednoznacznie wskazał na obowiązek korekty!  

DKIS podniósł, że art. 108VAT nie dotyczy wyłącznie czynności, które nie miały miejsca (tzw. pustych faktur), ale również sytuacji, w których podatnik wystawi kilka faktur dokumentujących tę samą czynność: 

„Jeżeli bowiem dokonana przez podatnika na rzecz kontrahenta czynność opodatkowana VAT zostanie udokumentowana dwoma różnymi fakturami, to co do zasady podatnik będzie obowiązany do zapłaty wykazanego podwójnie podatku (za tę samą czynność opodatkowaną). 

(…) Faktura po przyjęciu do KSeF staje się dokumentem prawnym, pozostającym w obiegu gospodarczym. W momencie przydzielenia przez system KSef danej fakturze numeru, uznawana jest ona jako otrzymana przez nabywcę towaru bądź usługi. Zatem, jeżeli faktura wprowadzona do KSeF została wprowadzona przez pomyłkę, bądź zawiera błędy, należy każdorazowo zweryfikować je fakturą korygującą również wystawioną w KSeF. W konsekwencji jedynym sposobem wyeliminowania z KSeF dokumentu wprowadzonego omyłkowo jest wystawienie faktury korygującej, o której mowa w art. 106j ust. 1 ustawy o VAT.  

(…) należy stwierdzić, że faktury wysłane do KSeF, zgodnie z obowiązującymi przepisami, zostały błędnie wprowadzone do obrotu prawnego, gdyż dokumentują zdarzenia gospodarcze, które już były udokumentowane fakturami wysłanymi w sposób elektroniczny. Jak już wyżej wskazano, jedynym sposobem na wyeliminowanie ich z obrotu prawnego jest wystawienie do nich faktur korygujących. Faktury korygujące powinny być w tym przypadku wystawione "do zera", gdyż zostały one omyłkowo wprowadzone do Krajowego Systemu e-Faktur, w którym nie powinny się znaleźć.” 

Oczywiście można się spierać o korekty i wartościowanie ryzyka zapłaty sankcyjnego VAT przy dublach faktur nieobejmujących VAT, np. ze stawką 0% z tytułu WDT, jednak dla organu ta okoliczność zdaje się nie miała znaczenia. Co prawda nie było o to pytania wprost (a uważam, że powinno), niemniej organ nie różnicował skutków korekty względem rodzaju faktury.  

Wnioskujący wskazywał, że wystawia zarówno dokumenty krajowe jak i WDT i jak można zakładać oba rodzaje zostały omyłkowo wysłane do KSeF, jednak DKIS nie ustosunkował się do tej okoliczności i wskazywał na konieczność korygowania wszystkich dokumentów.  

Jeżeli więc Twoja firma ma podobny case koniecznie się tym zajmij i z mojej perspektywy zacznij od dokumentów krajowych z wykazanym VAT na fakturze!