Nienależnie pobrane wynagrodzenie i jego zwrot – jak rozliczyć podatkowo?

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 21 maja 2026 r., sygn. 0113-KDWPT.4011.91.2026.1.ASZ, odniósł się do skutków podatkowych otrzymania nienależnego wynagrodzenia z umowy zlecenia oraz jego późniejszego zwrotu. 

Sprawa dotyczyła zleceniobiorcy, który w grudniu 2025 r. otrzymał wynagrodzenie w wyższej wysokości niż należna. Jak wskazano we wniosku, nadwyżka wynikała z błędu w ewidencji czasu pracy, podatnik został omyłkowo wykazany jako wykonujący pracę w dodatkowym dniu. Zleceniobiorca poinformował zleceniodawcę o pomyłce i zadeklarował zwrot nienależnie otrzymanej kwoty. 

Wnioskodawca uważał, że skoro środki mają zostać zwrócone, to nie dochodzi do trwałego przysporzenia majątkowego, a tym samym kwota ta nie powinna stanowić przychodu podlegającego opodatkowaniu ani zostać wykazana w PIT-11. W jego ocenie zleceniodawca powinien również skorygować informację podatkową. 

Dyrektor KIS uznał jednak stanowisko podatnika za nieprawidłowe. 

W interpretacji wskazano, że zgodnie z art. 11 ust. 1 ustawy o PIT przychód powstaje już w momencie otrzymania lub postawienia środków do dyspozycji podatnika. Oznacza to, że nawet jeśli część wynagrodzenia była nienależna, to w chwili wypłaty doszło do powstania przychodu podatkowego. 

Organ podkreślił, że fakt późniejszego zwrotu środków nie niweluje momentu powstania przychodu. W konsekwencji wypłacone wynagrodzenie powinno zostać wykazane w zeznaniu rocznym za 2025 r., a płatnik nie ma podstaw do korekty PIT-11, ponieważ dokument odzwierciedlał rzeczywiście wypłacone kwoty oraz pobrane zaliczki na podatek. 

Jednocześnie Dyrektor KIS zwrócił uwagę, że ustawa o PIT przewiduje mechanizmy pozwalające odzyskać podatek od zwróconego świadczenia. 

W interpretacji wskazano, że: 

w sytuacji dokonania w roku podatkowym zwrotu nienależnie pobieranych świadczeń w całości, które uprzednio zwiększały dochód podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych, rozliczenie tego zwrotu następuje poprzez zastosowanie jednego z dwóch rozwiązań: 

• przez płatnika na podstawie art. 41b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych lub 
• przez podatnika na podstawie art. 26 ust. 1 pkt 5 tej ustawy. 

I tak, w myśl art. 41b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych: 

Jeżeli podatnik dokonał zwrotu nienależnie pobranych świadczeń, które uprzednio zwiększyły dochód podlegający opodatkowaniu, przy ustalaniu wysokości podatku (zaliczek) płatnicy, o których mowa w art. 32, 33, 35 i 41, odejmują od dochodu kwotę dokonanych zwrotów, łącznie z pobranym podatkiem (zaliczką). 

Powyższy przepis realizuje zasadę uwzględniania podatnikowi kwot przez niego zwróconych w możliwie najkrótszym czasie, czyli w rozliczeniach związanych z obliczeniem zaliczek na podatek. Zatem, płatnik, któremu podatnik zwrócił na skutek różnych okoliczności kwotę przez niego wcześniej wypłaconą, obowiązany jest pomniejszyć miesięczny dochód ustalany dla celów obliczenia zaliczki, o dokonany przez podatnika zwrot począwszy od miesiąca, w którym on nastąpił. Jeżeli kwota dokonanego zwrotu przekracza dochód danego miesiąca, płatnik może o powstałą różnicę pomniejszyć dochód z miesiąca następnego, aż do pełnego pomniejszenia. Przy czym, powyższe pomniejszenia mogą być stosowane przez płatnika wyłącznie w tym roku podatkowym, w którym podatnik dokonał zwrotu. 

Jednak z treści wniosku wynika, że wypłata wynagrodzenia na rzecz Wnioskodawcy miała miejsce w 2025 r., jednakże zwrotu nienależnego wynagrodzenia planuje dokonać w 2026 r., tj. w kolejnym roku podatkowym. 

W takim bowiem przypadku, zgodnie z regulacją zawartą w art. 26 ust. 1 pkt 5 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych: 

Podstawę obliczenia podatku, z zastrzeżeniem art. 29-30cb, art. 30da-30dh, art. 30e-30g i art. 30j-30p, stanowi dochód ustalony zgodnie z art. 9, art. 23o, art. 23u, art. 24 ust. 1, 2, 3b-3e, 4-4e, 6 i 21 lub art. 24b ust. 1 i 2, po odliczeniu kwot dokonanych w roku podatkowym zwrotów nienależnie pobranych świadczeń, które uprzednio zwiększyły dochód podlegający opodatkowaniu, w kwotach uwzględniających pobrany podatek dochodowy, jeżeli zwroty te nie zostały potrącone przez płatnika. 

Jeżeli więc płatnik nie odliczy dokonanego przez podatnika zwrotu od bieżących dochodów podatnika, na skutek upływu roku podatkowego bądź osiągania przez niego niewielkich dochodów lub ustania źródła przychodu, wówczas odliczenia dokonuje sam podatnik na podstawie art. 26 ust. 1 pkt 5 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, który dokona tego poprzez odliczenie świadczenia od dochodu w zeznaniu rocznym, składanym za rok podatkowy, w którym dokonał zwrotu nienależnie pobranego wynagrodzenia. 

Należy podkreślić, że zarówno art. 41b, jak i art. 26 ust. 1 pkt 5 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych dotyczy sytuacji, w której zwracane przez podatnika nienależnie pobrane świadczenia uprzednio zwiększały dochód podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych, dlatego też zwrot ten dokonywany powinien być w kwocie brutto, tj. łącznie z pobranymi przez płatnika zaliczkami na podatek dochodowy, co gwarantuje odzyskanie przez podatnika kwoty tych zaliczek. 

Zatem, jeśli otrzymany przez podatnika przychód okazał się w części nienależny, to dokonując jego zwrotu w pełnej wysokości (w kwocie brutto) na rzecz Zleceniodawcy, jako zwrot nienależnie pobranego świadczenia, będzie mógł podlegać odliczeniu od dochodu osiągniętego w tym roku podatkowym, w którym nastąpi ten zwrot. Podstawą dokonania odliczenia zwrotu nienależnie pobranego wynagrodzenia, będzie dowód potwierdzający wpłatę (przelew, przekaz), ewentualnie wystawione przez Zleceniodawcę zaświadczenie. W przypadku zaś, gdy kwota odliczenia przekroczy kwotę dochodu uzyskanego przez Pana w danym roku, kwota ta będzie mogła zostać odliczona od dochodu uzyskanego w najbliższych kolejno następujących po sobie 5 latach podatkowych. 

Kwotę zwróconą w danym roku podatkowym, należy wykazać w zeznaniu składanym za rok w którym dojdzie do zwrotu nienależnie pobranego świadczenia oraz w załączniku PIT/O w pozycji „Zwrot nienależnie pobranych świadczeń, które uprzednio zwiększały dochód podlegający opodatkowaniu, jeżeli nie zostały one potrącone przez płatnika”.