Nierzetelne faktury zakupowe to również problemów kosztów w CIT

Spór rozstrzygany przez Wojewódzki Sąd Administracyjny w Olsztynie wyrokiem z dnia 27 maja 2026 r., sygn. I SA/Ol 57/26 obrazuje, w jaki sposób zakwestionowanie rozliczeń i rzetelności transakcji na gruncie VAT, wpłynie negatywnie na nabywcę towarów i usług po stronie kosztów.

Przedmiotem działalności spółki jest wykonywanie robót budowlanych wykończeniowych. W zeznaniu o wysokości osiągniętego dochodu (poniesionej straty) CIT-8 za 2019 r. spółka wykazała przychody w wysokości 5.841.585,03 zł, koszty uzyskania przychodów w wysokości 6.447.554,32 zł oraz stratę w wysokości 605.969,29 zł.

Organ podatkowy zakwestionował 6 faktur VAT wystawionych na rzecz spółki dokumentujących zakup mebli i elementów wyposażenia do ww. obiektów, o łącznej wartości netto 2.668.800 zł, podatek VAT 613.824, co stanowi 41% wszystkich kosztów spółki w 2019 r.

Zdaniem organu, powyższe faktury stwierdzają czynności, które nie zostały wykonane.

W ocenie organu sporne faktury wystawione na rzecz spółki przez kontrahenta dokumentują zdarzenia, które nie odzwierciedlają stanu rzeczywistego, a zatem kwota netto wynikająca z tych faktur nie stanowi kosztów stosownie do art. 15 ust. 1 ustawy podatku dochodowym od osób prawnych.

Na potwierdzenie powyższej oceny organ odwoławczy przytoczył następujące okoliczności sprawy:

• zamówienia, zlecenia, umowa zawarte pomiędzy spółką a kontrahentem są bardzo ogólnikowe, nie zawierają tak istotnych kwestii jak: ilość zamawianego towaru, rodzaj materiałów z jakich miały być wykonane, końcowy termin realizacji, a niektóre z tych dokumentów zawierają braki i błędy w zapisach dotyczących kar umownych, terminów realizacji i gwarancji, co w opinii organu podważa ich wiarygodność;
• zakwestionowanie weksli jako formy zapłaty za towar, zarówno pod kątem braku dowodów na wystawienie weksli i ich odebranie w terminach w nich wskazanych, jak i brak wykazania ich w sprawozdaniu finansowym spółki,
• brak racjonalnych przyczyn wystawienia weksli z okresem ich wykupu wynoszącym trzy lata w sytuacji gdy dłużnik (spółka) posiadał środki pieniężne na uregulowanie zobowiązań, a wierzyciel był w złej kondycji finansowej (jak wynika z zeznań prezesa zarządu kontrahenta podmiot ten nie posiadał kapitału i środków na kredytowanie dostaw dla spółki),
• pomimo opóźnień w wykonywaniu prac nie stosowano kar umownych o których była mowa w zamówieniach, zleceniach czy też umowie,
• korespondencja mailowa i SMS-owa pomiędzy prezesami zarządu spółki i kontrahenta w większości dotyczy okresu, gdy spółka kontrahenta nie istniała oraz miała na celu wyłącznie przesłanie faktur, część korespondencji dotyczy faktur wystawionych przed ustaleniem wartości usługi lub przed realizacją usługi czy też dostarczeniem towaru,
• nie weryfikowano płatności przez co przy wystawieniu faktury z 28 lutego 2019 r. nie uwzględniono zaliczki wynikającej z wcześniejszej faktur,
• kontrahent, jak i jego podwykonawca nie zatrudniali pracowników,
• kontrahent, jak i jego podwykonawca nie złożyli zeznania CIT-8 za 2019 r.,
• żaden z przesłuchanych świadków (stolarzy/pomocników stolarza), którzy mieli brać udział przy realizacji inwestycji dotyczących spornych faktur nie wskazali na wykonywanie prac wynikających z tych faktur, nie znali także firmy spółki,
• brak towarów, zaplecza magazynowego i osobowego oraz dokonywania jakichkolwiek płatności przez kontrahenta za towary, które miały być następnie sprzedane lub wykorzystywane do realizacji prac zleconych przez spółkę (jak: meble, komplet drzwi, meble tapicerowane, płyta OSB, płyta MDF, parkiet i deska dębowa),
• wykonanie tak wyjątkowych, unikatowych i skomplikowanych do realizacji projektów o znacznych wartościach nie zostało uwiarygodnione żadnymi dowodami, realizacja ich wynika jedynie z gołosłownych twierdzeń zainteresowanych stron transakcji,
• organ wydał wobec kontrahenta spółki decyzję w zakresie podatku VAT, w której określił podatek należny podlegający wpłacie na rachunek bankowy urzędu skarbowego z tytułu wystawienia faktur, o których mowa w art. 108 ust. 1 ustawy VAT (niedokumentujących faktycznych zdarzeń gospodarczych) m.in. na rzecz spółki.

Uwzględniając powyższe okoliczności, organy podatkowe obu instancji uznały księgi podatkowe spółki za nierzetelne w zakresie kosztów wynikających z faktur wystawionych przez tego kontrahenta.

Spółka nie zgodziła się z rozstrzygnięciem organu, wobec czego sprawa trafiła do wojewódzkiego sądu administracyjnego. Wojewódzki Sąd Administracyjny w Olsztynie w wyroku z dnia 27 maja 2026 r., sygn. I SA/Ol 57/26 uznał, że skarga spółki nie jest zasadna.

Zdaniem Sądu zgromadzony w niniejszej sprawie materiał dowodowy był wystarczający do wyłączenia z kosztów za 2019 r. wydatków dotyczących transakcji wykazanych na spornych fakturach.

Sąd wskazał, że „Faktury dokumentujące koszty uzyskania przychodów powinny zatem dotyczyć takich operacji gospodarczych, które miały miejsce w rzeczywistości pomiędzy wskazanymi w nich podmiotami. Faktury nieodzwierciedlające takich rzeczywistych transakcji, stwierdzające czynności nie zaistniałe, nie mogą być uznane za dowód poniesienia kosztów podatkowych i nie mogą być podstawą obniżenia podstawy opodatkowania. Wykazanie spełnienia warunków, od których zależne jest preferencyjne opodatkowanie, należy do podatnika. Nie może on ciążących na nim obowiązków przerzucać na organy podatkowe i obarczać winą te organy za swe działania naruszające obowiązujące prawo. Brak odpowiedniego udokumentowania wydatków i ich związku przyczynowo - skutkowego z osiąganym przychodem prowadzi do skutecznego zakwestionowania kosztów.”

Ponadto, Sąd podkreślił, że to w interesie skarżącej było wykazanie w kontrolowanej sprawie rzeczywistej realizacji transakcji i przedstawienie dowodów źródłowych, potwierdzających ich wykonanie. Jednak skarżąca pomimo ciążącego na niej obowiązku nie potwierdziła wiarygodnymi dowodami zakupu mebli i elementów wyposażenia, ujętych na spornych fakturach.

W ocenie sądu, skarżąca wbrew ciążącemu na niej obowiązkowi udokumentowania wydatków wykazanych jako koszty, nie zaoferowała organom podatkowym dowodów pozwalających na stwierdzenie, że transakcje wykazane w spornych fakturach miały miejsce w rzeczywistości pomiędzy wskazanymi w nich podmiotami.

Organ ponadto podkreślił, że „Wykorzystanie w niniejszej sprawie materiałów dowodowych zgromadzonych w postępowaniu dotyczącym zobowiązania w podatku VAT było uprawnione, gdyż w postępowaniu podatkowym nie obowiązuje zasada bezpośredniości dowodowej. Zgodnie bowiem z art. 180 § 1 Op jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Dowody pozyskane z innych postępowań zostały jednak stosownie do art. 191 Op skonfrontowane z pozostałym materiałem dowodowym zgromadzonym w niniejszej sprawie. Dopiero w jego całokształcie sformułowana została ocena, że strona zawyżyła k.u.p. w łącznej kwocie 2.668.800 zł, gdyż sporne faktury dokumentują zdarzenia, które nie odzwierciedlają stanu rzeczywistego, a zatem kwota netto wynikająca z tych faktur nie stanowi k.u.p. stosownie do art. 15 ust. 1 ustawy CIT.”

Powyższa sprawa jest przykładem, w jaki sposób organy podatkowe wykorzystują materiał dowodowy gromadzony w postępowaniach w zakresie podatku od towarów i usług, do kwestionowania rozliczeń w zakresie podatku dochodowego. Omówiony wyrok wprost potwierdza, że ciężar dowodowy, w tym dochowanie należytej staranności przy weryfikacji kontrahenta, a także gromadzenie dowodów potwierdzających realizację dostaw towarów, czy wykonanie usług są istotne nie tylko w kontekście prawa do odliczenia podatku naliczonego VAT, ale również zachowania prawa do rozpoznania kosztów uzyskania przychodów. Procedury należytej staranności powinny zatem zabezpieczać prawidłowość rozliczeń w odniesieniu do obu podatków – VAT i CIT.