Finansowanie paliwa podczas urlopu pracownika to nie koszt podatkowy!
Sprawa dotyczyła spółki, która udostępnia pracownikom samochody służbowe również do celów prywatnych. Pracodawca rozważał dodatkowy benefit, tj. finansowanie paliwa także w okresach dłuższej nieobecności pracowników (podczas urlopu wypoczynkowego, choroby czy urlopu macierzyńskiego).
Spółka argumentowała, że decyzja o zapewnieniu paliwa do celów prywatnych stanowić będzie element polityki kadrowej Spółki (koszty pracownicze). Zapewnienie pracownikom kompleksowych benefitów pozapłacowych – w tym udogodnienia polegającego na zagwarantowaniu pokrycia kosztów paliwa do jazd prywatnych bez ograniczeń, realizując tym samym postulaty załogi (także w czasie urlopów czy innych dłuższych nieobecności) - ma bezpośredni wpływ na budowanie pozytywnych relacji ze stroną społeczną, motywację personelu, lojalność wobec pracodawcy, zmniejszenie rotacji kadr, a także wzmacnia konkurencyjność Spółki na rynku pracy.
W ocenie Spółki, działania te bezsprzecznie przyczyniają się do zabezpieczenia i zachowania źródła przychodów.
Dyrektor KIS nie zgodził się z takim stanowiskiem. Uznał, że w czasie urlopu, choroby czy urlopu macierzyńskiego samochód nie jest wykorzystywany do prowadzenia działalności gospodarczej, lecz wyłącznie do celów prywatnych pracownika. W konsekwencji wydatki na paliwo lub energię nie mają wystarczającego związku z osiąganiem, zachowaniem ani zabezpieczeniem przychodów spółki i nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów.
Dyrektor KIS argumentował, że pracodawca nie ma pewności, że w związku z udostępnieniem pracownikom przebywającym na urlopie macierzyńskim, dłuższej chorobie czy innej długotrwałej nieobecności ww. samochodów pracownik wróci do pracy po zakończonym urlopie i będzie efektywnie pracował lub wróci na krótko a następnie zmieni pracę, albo zmieni wymiar etatu, co spowoduje, że będzie mniej dyspozycyjny i efektywny. W jego ocenie, takie działanie byłoby nieracjonalne pod względem ekonomicznym i z pewnością nie przyniosłoby oczekiwanych efektów w postaci zysku Spółki, w stosunku do kosztów jakie musiałaby ponieść na zakup samochodów, które zamiast służyć realizacji celów służbowych, służyłyby wyłącznie celom prywatnym pracowników.
Co ciekawe, fiskus odrzucił również argument, że taki benefit pomaga zatrzymać pracowników i buduje konkurencyjność pracodawcy na rynku.
To bardzo niekorzystne rozstrzygnięcie! Pojawiają się również inne pytania! Co z kosztami amortyzacji czy leasingu takiego auta? Co z tankowaniem w weekend i po godzinach pracy? Co z innymi benefitami?
Interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 24 lipca 2026 r., sygn. 0114-KDIP2-2.4010.209.2026.2.ASK.
