Odkrywaj KSeF razem z LTCA cz. V "Faktura offline"

Odkrywaj KSeF razem z LTCA.

FAKTURA OFFLINE

Faktura offline jest fakturą, która musi mieć zachowany wzór logiczny przypisany dla e-faktury, jednak nie jest przesyłana do KSeF (wystawiana przy wykorzystaniu KSeF) z uwagi na brak jego dostępności.

Stąd nazwa offline.

Brak dostępności KSeF może wynikać z trzech powodów:

·        awaria systemu,

·        prace serwisowe systemu,

·        problemy z dostępem po stronie podatnika.

Weryfikacja ww. przyczyn jest niezwykle istotna, ponieważ od ich rodzaju zależy nasze postępowanie.

Precyzując, o awarii lub pracach serwisowych dowiemy się z Biuletynu Informacji Publicznej (BIP MF), gdzie wskazana będzie informacja o przyczynach braku dostępności KSeF i planowanym czasie napraw lub serwisu.

Jest to o tyle istotne, że jeżeli w okresie braku dostępności KSeF będziemy musieli wystawić fakturę to ta będzie stanowić tzw. fakturę offline. Faktura ta będzie jednak musiała mieć zachowany wzór logiczny, po to aby po okresie niedostępności KSeF fakturę tą móc przesłać do systemu. Brak zachowania wzoru skutkowałby natomiast odrzuceniem faktury i narażeniem nas na sankcje.

WSKAZÓWKA 1:

Warto aby nasz program umożliwiał odpytywanie KSeF z dostępności, co umożliwi nam planowanie działań oraz podjęcie decyzji o wystawieniu faktury offline lub o czasowym wstrzymaniu fakturowania.

Jeśli zdecydujemy się na wystawienie faktury offline to pamiętajmy, że ta powinna trafić do KSeF po wznowieniu jego działania w odpowiednim terminie, tj.:

- w ciągu 7 dni roboczych od dnia ustania awarii

- w ciągu 1 dnia roboczego od dnia zakończenia prac serwisowych.

WSKAZÓWKA 2:

Z uwagi na rozróżnienie ww. terminów Warto aby nasz system „przypominał” nam o potrzebie wysyłki lub robił to zautomatyzowanie po wznowieniu dostępności KSeF.

Uważajmy jednak na faktury offline wystawiane z uwagi na brak dostępności do KSeF z przyczyn leżących po naszej stronie!

W takiej sytuacji bowiem faktura ta powinna trafić do KSeF nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu jej wystawienia.

WSKAZÓWKA 3:

Jak jednak wiemy nie zawsze awarię jakiej doznamy można usunąć w 1 dzień. Może się więc zdarzyć, że nie będziemy w stanie zachować ww. terminu i wtedy warto rozważyć wstrzymanie się z fakturowaniem. Jeśli jednak takiej możliwości nie mamy zastanówmy się nad procesem dokumentowania takiej awarii, w tym przyczyn jej wystąpienia, sposobu jej usunięcia i środków zaradczych na przyszłość. Może to nas uchronić od ewentualnych kar lub przyczynić się do ich obniżenia.

Chcesz wiedzieć więcej? Odwiedź naszą stronę, przygotowaliśmy dedykowane pakiety:
_dla Biur Rachunkowych i Firm: https://ksef.ltca.pl/

Jeśli chciałbyś podejrzeć dotychczas załączone materiały odwiedź stronę Akademii LTCA: https://akademialtca.pl/ksef

To jeszcze nie wszystko, materiały te dodajemy systematycznie!

Rozplanowaliśmy także wydarzenia do końca roku. Zapisz się już Dziś!