Odkrywaj KSeF razem z LTCA cz. XIX " Sposób przekazywania dokumentów i informacji dodatkowych (np. dotyczących rozliczeń kosztów)

Dziś kolejny wpis dotyczący współpracy na linii biuro rachunkowe – klient.

Skupmy się przekazywanie dokumentacji od klienta dla biura.

❓Czy KSeF zmieni sposób przekazywania dokumentacji do biura❓

💡I tak i nie – wszystko zależy od tego jak bardzo biuro będzie uczestniczyć w procesie e-fakturowania.

✔️KSeF zmieni niewiele, gdy Klient sam będzie wystawiać i odbierać faktury KSeFowe przy użyciu swoich narzędzi, sam będzie wystawiać i odbierać faktury poza-ksefowe.

👉Klient nadal będzie mógł przekazywać wszystkie faktury i pozostałe dokumenty księgowe w sposób dotychczas ustalony – np. mailem, za pośrednictwem DropBoxa, DyskuGoogle czy innej przestrzeni internetowej do przechowywania plików albo w przynosząc wydrukowane dokumenty (też wydruk zwizualizowanych e-faktury).

👉Taki wariant przekazywania dokumentów pozwoli na niezbędne opisanie dokumentacji przez Klienta - np. o prywatnym charakterze wydatków albo wskazanie, że potencjalnie budzący wątpliwość wydatek jednak ma związek z prowadzoną działalnością gospodarczą.

Uwagi mogą zostać naniesione na plik PDF, bezpośrednio na fakturze lub jej skanie lub w osobnym pliku zawierającym niezbędne doprecyzowanie.

👉Warto zmienić postanowienia obecnie zawartych umów by nie było wątpliwości co do sposobu przekazywania e-faktur.

❌KSeF zmieni sposób przekazywania dokumentów w każdym wariancie, w którym biuro otrzyma uprawnienia w ramach KSeF do odbioru e-faktur.

👉W tym przypadku problematyczne są następujące kwestie:

🔸należy ustalić sposób przekazania wskazówek dotyczących faktur ksefowych, które biuro pobierze samodzielnie – czy Klient zwizualizuje te faktury, opisze i dostarczy odrębnie na zasadach wyżej wskazanych, czy może będzie przesyłać doprecyzowanie drogą mailową.

Generuje to wiele ryzyk po stronie biura rachunkowego - konieczność archiwizacji takich „wskazówek” na wypadek kontroli podatkowej lub czynności sprawdzających by zdjąć z siebie ewentualną odpowiedzialność za zaliczenie danego wydatku do podatkowych kosztów lub odliczenie VAT-u.

🔸może wystąpić sytuacja, w której część faktur kosztowych i innych dokumentów klient otrzyma poza KSeFem (np. faktury od kontrahentów zagranicznych, od podatników zwolnionych z VAT przez pierwsze pół roku KSeFu, noty księgowe).

Takie dokumenty trzeba osobno przekazać – zapewne na dotychczasowych zasadach. Trzeba to doprecyzować w warunkach współpracy.

🔸konieczne będzie zharmonizowanie tych dwóch sposobów przekazywania dokumentów, uwag i załączników do nich w taki sposób by żaden dokument nie pozostał niezaksięgowany oraz by został zaksięgowany zgodnie z ewentualnymi sugestiami Klienta co do prawnopodatkowej kwalifikacji danego wydatku.

💡Z punktu widzenia biura rachunkowego rekomendujemy wariant zakładający możliwie największy udział i samodzielność klienta w procesie fakturowania.

🔸Wraz ze wzrostem roli biura rachunkowego w procesie fakturowania, wzrasta także jego odpowiedzialność.

Chcesz wiedzieć więcej? Odwiedź naszą stronę: przygotowaliśmy dedykowane pakiety:

• dla Biur Rachunkowych: https://ksef.ltca.pl/ksef-ekspert-dla-biur-rachunkowych/
• dla Firm: https://ksef.ltca.pl/ksef-ekspert-dla-firm/

Produkty w naszym pakiecie zobaczysz też na stronie: https://akademialtca.pl/ksef