PIP wysyła „rekomendacje” do firm, by te zweryfikowały swoje struktury.

Nowelizacja ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy weszła w życie z dniem 8 lipca 2026 r. 

Przypomnijmy, że obok najbardziej istotnych zmian w postaci przyznania kompetencji PIP do wydawania decyzji stwierdzających istnienie stosunku pracy (po uprzednim niewykonaniu przez kontrolowanego polecenia PIP w przedmiocie usunięcia naruszeń), nowelizacja wprowadziła także obowiązek rozwiązania mające na celu szerszą wymianę danych między PIP, ZUS i KAS. Obrazując: 

• PIP przekazuje wyniki swojej kontroli ZUS (art. 14a ustawy o PIP), 

• ZUS udostępnia będące w jego posiadaniu dane PIP oraz Szefowi KAS dotyczące ubezpieczonych i płatników składek do (art. 50 ust. 13a i art. 68ac USUS), 

• Szef KAS udostępnia dane i informacje z Centralnego Rejestru Danych Podatkowych PIP i ZUS (art. 299j Ordynacji Podatkowej).  

W założeniu autorów nowelizacji system wymiany danych służyć ma analizie ryzyka naruszeń z zakresu prawa pracy, legalności zatrudnienia, podatków, ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego. 

W ostatnich dniach Internecie pojawiły się informacje, zgodnie z którymi okręgowi inspektorzy pracy (dalej: „OIP”) zaczęli wysyłać do przedsiębiorców pisma mające na celu zachęcenie przedsiębiorców do analizy swojego systemu zatrudnienia. Na jednym z forów społecznościowych można zapoznać się z treścią takiego pisma. 

Pismo od okręgowego inspektora pracy zatytułowane jest: 

„Rekomendacja w zakresie optymalizacji form zatrudnienia i dobrowolnego przekształcenia umów cywilnoprawnych w umowy o pracę”. 

W treści pisma OIP wskazał wprost, że ten konkretny przedsiębiorca został wytypowany jako adresat przedmiotowego pisma na podstawie informacji pochodzących z baz informacyjnych prowadzonych przez ZUS i KAS jako podmiot powierzający prace na podstawie umów cywilnoprawnych. 

Jak czytamy w dalszej części pisma zatytułowanego jako „Rekomendacja”, OIP zwraca się do przedsiębiorcy z „apelem o weryfikację podstaw zatrudnienia osób wykonujących prace w Państwa (przedsiębiorcy – przyp. aut.) strukturach na podstawie umów cywilnoprawnych, w szczególności umów zlecenia, B2B czy innych kontraktów, pod kątem rzeczywistych warunków ich wykonywania”, a celem tegoż pisma jest „zachęcenie (…) do samokontroli i dobrowolnego przekształcenia umów cywilnoprawnych w umowy o prace w sytuacjach, w których charakter wykonywanej pracy wyczerpuje znamiona stosunku pracy”.  

W końcowej części OIP prosi o ustosunkowane się przedsiębiorcy-adresata pisma do sprawy poprzez „przesłanie krótkiej informacji dotyczącej przeprowadzonej analizy, w której prosimy o potwierdzenie faktu jej przeprowadzenia i w przypadku przekształcenia jakichkolwiek umów cywilnoprawnych w umowy o prace – o podanie ilu umów takie działanie dotyczyło” oraz wskazuje, że jest przekonany, iż „inwestycja w stabilność zatrudnienia pozwoli na wyeliminowanie ewentualnych nieprawidłowości i będzie stanowiła fundament trwałego rozwoju każdej nowoczesnej firmy”.  

Co to wszystko oznacza? 

Przedmiotowa sytuacja może być potwierdzeniem tego, co parę miesięcy temu podkreślał Maciej Stanecki, (były już) główny inspektor pracy. Wyjaśniał on, że typowanie firm do kontroli będzie odbywać się na podstawie algorytmu, który na podstawie analizy danych PIP, ZUS i KAS będzie wskazywać podmioty szczególnie „podejrzane”, co pomoże zmaksymalizować skuteczność przestrzegania przez przedsiębiorców przepisów prawa pracy. 

Pojawia się również pytanie, jaki właściwie charakter ma przedmiotowe pismo OIP. Należy zauważyć, że ani ustawa o PIP, ani ustawa – Prawo przedsiębiorców (którą stosuje się w przypadku kontroli przeprowadzanych prze PIP – w zakresie, w jakim ustawa o PIP nie reguluje danych kwestii) nie regulują instytucji występowania przez PIP z „Rekomendacją w zakresie optymalizacji form zatrudnienia i dobrowolnego przekształcenia umów cywilnoprawnych w umowy o pracę”. Nie jest to również zapowiedź kontroli.  

Wszystko wskazuje więc na to, iż jest niewładcze działanie informacyjno-prewencyjnego, które jest formą realizacji jednego z zadań PIP, o którym mowa w art. 10 ust. 7 lit. f ustawy o PIP, tj. podejmowanie działań polegających na zapobieganiu i ograniczaniu zagrożeń w środowisku pracy poprzez różne działania prewencyjne i promocyjne, które mają zmierzać do zapewnienia przestrzegania prawa pracy. 

Finalnie należy ocenić, że w pewnym sensie jest to działanie „na rękę” przedsiębiorcom (oczywiście, w kontekście aktualnej, „ponowelizacyjnej” już rzeczywistości). Zamiast od razu występować z kontrolą i wiążącym poleceniem (którego niewypełnienie może poskutkować decyzją o reklasyfikacji umów cywilnoprawnych w umowy o pracę), okręgowi inspektorzy pracy informują firmy co do faktu ich wytypowania przez algorytm, zachęcając do usunięcia naruszeń dobrowolnie.