Problematyczne certyfikaty elektroniczne

Certyfikat rezydencji jest niezmiennie niezbędnym dokumentem do zastosowania postanowień odpowiedniej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania (UPO), w celu pobrania przez płatnika podatku u źródła w stawce obniżonej bądź skorzystania ze zwolnienia. Aktualnie płatnik ma również obowiązek dochowania należytej staranności przy weryfikacji możliwości zastosowania stawki obniżonej bądź zwolnienia. Niezależnie od powyższego, wciąż kontrowersyjnym zagadnieniem są certyfikaty rezydencji wystawione w formie elektronicznej. Certyfikaty rezydencji w formie elektronicznej są wystawiane między innymi przez administracje skarbowe krajów takich jak Irlandia, Wielka Brytania, Hiszpania, czy Francja. Możliwe jest również, że w danym kraju, w zależności od regionu, wystawiane są certyfikaty w formie elektronicznej bądź papierowej. Wojewódzki Sąd Administracyjny w Szczecinie w wyroku z dnia 25 stycznia 2018 r. sygn. I SA/Sz 984/17 zaznaczył, że: ,, (…)gdy zgodnie z prawem danego państwa istnieje możliwość uzyskania certyfikatu rezydencji podatkowej, zarówno w formie papierowej, jak i formie elektronicznej, natomiast obie formy wydawane są przez właściwy organ danego państwa i jednocześnie mają status równorzędny w porządku prawnym obowiązującym w tym państwie, to nie ma podstaw do kwestionowania ważności tak wystawionego certyfikatu rezydencji. Zgodzić się należało ze Skarżącą, że przepisy prawa podatkowego nie wymagają, aby "certyfikat rezydencji" był dokumentem, który powstaje w określonej formie i tylko w takiej formie jest udostępniany podatnikowi (płatnikowi). Przedstawienie certyfikatu rezydencji w formie papierowej, jako wydruku pliku sformatowanego w postaci "pdf czy "jpg", nie narusza żadnych przepisów prawa (a w każdym razie takich nie wskazał organ interpretacyjny), przy czym - co istotne - jeżeli spełnia warunki formalne "dokumentu urzędowego" w rozumieniu art. 194 O.p., a więc został sporządzony w formie przewidzianej przepisami prawa danego państwa (tutaj (...)) przez powołany do tego organ (jak podaje irlandzka administracja skarbowa są to ważne dokumenty, którymi można się posługiwać, wydawane przez te organy jako potwierdzenie siedziby dla celów podatkowych, a od 1 stycznia 2017 r. certyfikaty rezydencji (...) administracja skarbowa wydaje firmom zasadniczo w formie pliku "PDF", wysyłanego bezpiecznym kanałem elektronicznym), stanowi dowód tego co stwierdza (zaświadcza)." Odnosząc się do sposobu przekazania certyfikatu rezydencji wydanego w formie elektronicznej, warto zwrócić uwagę, że w interpretacji indywidualnej z 17 lipca 2019 r. o nr: 0111-KDIB1-2.4010.200.2019.2.BG Dyrektor KIS stwierdził, że ,,certyfikat rezydencji przekazany przez Spółkę Irlandzką F. na rzecz Wnioskodawcy przez Panel Pomocy na dedykowanym, wymagającym logowania firmowym panelu, nie stanowi certyfikatu rezydencji, o którym mowa w art. 4a pkt 12 w związku z art. 26 ust. 1 ww. ustawy o CIT.” Jedna z najbardziej popularnych irlandzkich Spółek w Polsce wysyła certyfikaty rezydencji właśnie przez panel pomocy i inny rodzaj kontaktu jest znaczenie utrudniony a w praktyce niemożliwy dla rzeszy płatników podatku u źródła. Jednocześnie w tej samej interpretacji Dyrektor KIS stwierdził, że certyfikat rezydencji przekazany przez kontrahenta za pośrednictwem wiadomości e-mail może zostać uznany za ważny certyfikat rezydencji. Podobne stanowisko prezentuje przykładowo, interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z dnia 16 października 2019 r. o nr.: 0114-KDIP2-1.4010.387.2019.2.MR w której stwierdzono, że certyfikat rezydencji wydany w formie elektronicznej przez właściwy urząd, następnie przekazany podatnikowi i ostatecznie przekazany przez podatnika Spółce (płatnikowi), w informacji mailowej, można uznać za certyfikat rezydencji zgodnie z art. 4a pkt 12 ustawy o CIT w zw. z art. 26 ust. 1 ustawy o CIT. W interpretacji indywidualnej z dnia 25 listopada 2019 r. o nr 0111-KDIB1-1.4010.373.2019.2.SG, Dyrektor KIS uznał z kolei za ważny certyfikat rezydencji otrzymany za pośrednictwem komunikacji elektronicznej. Dlatego można sądzić, że prawidłową formą przekazania certyfikatu rezydencji jest również przekazanie go przez kontrahenta za pomocą dedykowanego do kontaktu z kontrahentem panelu. Certyfikaty wystawiane w formie elektronicznej i otrzymane przez polskiego płatnika podatku u źródła za pośrednictwem maila bądź dedykowanego do komunikacji panelu powinny zostać uznane za wystarczające do zastosowania postanowień właściwej UPO. Niezależnie od powyższego należy pamiętać o weryfikacji czy certyfikat rezydencji zawiera wszystkie wymagane informacje (elementy) oraz czy jest ważny na dzień wypłaty danej należności.